イベント設営とは？工程の順番と会社に頼む範囲、搬入時間からの逆算

イベント設営とは、会場を本番の形に整え、終わったら元の状態に戻すまでの作業を指します。段取りは、作業の量からではなく、会場が使える時間から逆算して組むと進めやすくなります。

会場によって使える時間が大きく違うので、同じものを組むつもりでも、時間内に終わらない会場が出てくるからです。

たとえば名古屋のミッドランドスクエアのイベントスペースでは、搬入と設営に使えるのは開催前日の20時から24時までです。福岡市の須崎公園の利用時間は9時から22時までで、設営と撤去の作業もこの中で行います。札幌市教育文化会館の大ホールは、借りた区分の中に準備も片付けも含まれ、講演会や式典の準備の目安は40分です。

この記事では、設営の工程と順番、時間割の作り方、撤去で決めておくこと、届出の締切、自社でやる範囲と設営会社に頼む範囲をまとめました。会場の時間や締切は、各会場が公開している規約から引いています。イベントの企画・制作・施工をしている会社の目線で書いていて、出典は関係する章の末尾に載せました。

イベント設営とは、会場を本番の形に整えて元に戻すまでの作業のこと

イベント設営に入るのは、ステージや机を置く作業だけではありません。床を守る養生から、電気、音響、装飾、最後の通し確認まで含み、撤去と原状回復（借りる前の状態に戻すこと）で終わります。

主な作業は次のとおりで、詳しい選び方はそれぞれの記事に書いています。

作業	中身	詳しい記事
養生	床や壁、搬入の通路をシートやボードで守る	この記事
搬入	車から荷を下ろし、会場まで運ぶ	この記事
ステージ・テント	舞台やトラス（金属の骨組み）、テントを組む	ステージ設営、テント
電気・音響・照明・映像	配線をつなぎ、音と光と映像を調整する	音響、照明
装飾・看板	幕、パネル、案内の看板を付ける	会場の装飾、紅白幕、看板
受付・客席	机と椅子を並べ、受付と動線を作る	受付
確認	通し確認をして、安全と避難の通路を見る	この記事
撤去・原状回復	解体して運び出し、清掃して返す	この記事

「イベント施工」も近い言葉で、展示会のブースなどを工場で作るところから含めて呼ぶこともあります。施工会社に頼める仕事の種類はイベント施工の記事に書いています。当日の運営の体制は別の話なので、運営体制の記事をご覧ください。

設営の工程は、養生から通し確認まで、やり直しが出にくい順に進める

設営は、後から動かしにくいものを先に置き、汚れや傷がつきやすいものを後に回す順で進めます。順番を変えると、仕上げたものを外してやり直すことになりやすいからです。

屋内の会場の一般的な順番と、その理由を表にしました。

順番	工程	この順にする理由
1	位置を出す（寸法を測り、置く場所に印を付ける）	図面どおりに置けるかを最初に確かめられ、養生する範囲も決まる
2	養生	重い物を運ぶ前に、床と通路を守る
3	搬入	奥に置く物から順に入れると、通路がふさがらない
4	ステージ・トラスを組む	大きくて動かせないので、周りの物より先に置く
5	電気の配線	装飾の後だと、配線を通すために飾りを外すことになる
6	照明・音響・映像を付ける	電気が来てから、高い位置の物から付ける
7	装飾・看板	脚立や機材の出入りが減ってから付けると、傷がつきにくい
8	受付・客席を並べる	通路が要らなくなってから並べる
9	音と映像の調整、通し確認	全部そろった状態でないと確かめられない
10	清掃、残った養生をはがす	来場者が歩く床を最後に仕上げる

屋外では、地面の確認とテントが先に来ます。雨や日差しを避ける場所ができてから電気や機材を出せるからです。

順番どおりに進まないことも多いのですが、そのときも「あとで外す物を増やさないか」で考えると、入れ替えの判断がしやすくなります。

設営に使える時間は会場ごとに違うので、最初に規約で確かめる

設営に使える時間は、前夜の数時間、本番と同じ区分の中、営業時間の外など、会場ごとに大きく違います。図面を描く前に、会場の利用規約で時間と車と費用の扱いを確かめると、組めない計画を作らずに済みます。

公開されている規約から、いくつかの例を並べました。

会場の例	設営と撤去に使える時間	時間と費用の扱い
ミッドランドスクエア B1Fアトリウム（名古屋の商業施設）	設営は開催前日の20:00〜24:00、撤去も20:00〜24:00	超えるときは事前に相談。設営日と撤去日の利用料金は無料。開催日の朝7:00〜11:00は商品陳列などの軽作業に使える
渋谷スクランブルスクエア L×7（東京の商業施設）	前日の営業終了後から翌9:30まで、撤去も営業終了後から翌9:30まで	時間は基本料金に含まれるが、立会いが必須で、設営と撤去にそれぞれ1人38,000円（税別）。深夜と早朝は交通費が別にかかる
東京交通会館 イベントスペースなど（平日の貸出し）	利用時間の9:00〜18:00の中で準備と撤去をする	前後するときは事前に相談。早朝と夜間（21:00から）は不可。設営と撤去の費用と立会いはなし。土日祝はマルシェの運営会社の扱いで、条件が変わる
札幌市教育文化会館 大ホール	申込み区分の中に準備も片付けも含む	目安は講演会・式典で準備40分・片付け20分、合唱の台組みで準備1時間・片付け30分、屋根付きの能舞台で準備10時間・片付け7時間
トークネットホール仙台（仙台市民会館）	承認された使用時間の中に、搬入、仕込み、撤去、搬出を含む	搬入と搬出も使用時間の中で行う。会館での物品の保管は原則としてしない
須崎公園（福岡市）	9:00〜22:00の中で、設営と撤去の作業も行う	公園使用料の計算に設営・撤去日は入らないが、公園占用料の計算には入る

設営に長い時間を取れる会場でも、費用が別にかかることがあります。渋谷スクランブルスクエアは夜通し使える代わりに立会いの費用がかかり、東京交通会館は本番と同じ枠に収める代わりに立会いの費用がかかりません。会場を比べるときは、利用料金だけでなく、設営の時間と条件まで並べて見ると判断しやすくなります。

時間のほかに、規約や担当の方に確かめておきたいのは次の項目です。

• 搬入口の場所と寸法、エレベーターの大きさと積載の重さ
• 車の高さの制限と、荷下ろしに使える時間（東京交通会館の地下3階の駐車場は高さ2.1m、幅2.5m、長さ6.0mまでで、搬入出の駐車は出入りごとに1時間まで無料です）
• 床に置ける重さ、床や壁にテープを貼ってよいか（トークネットホール仙台の舞台の床は、ビニールテープは使えますが、ガムテープや両面テープなどの紙製のテープは使えません）
• 使える電気の量（東京交通会館のイベントスペースは100V15Aが6回路で、超える分は蓄電池式のバッテリーを用意する決まりです）
• 高さの制限（同じくイベントスペースは2.7mで、置ける物は約2mまでです）
• 音が出る作業をしてよい時間（ミッドランドスクエアの前夜の枠は、騒音の出る作業が21:30からです）
• 物を残して翌日に続けられるか（東京交通会館は、連日利用で造作物を残すなら警備員の配置が必要です）

出典：ミッドランドスクエア イベントスペース利用規約、渋谷スクランブルスクエア イベントスペース利用規約、東京交通会館 会場利用規約、札幌市教育文化会館 舞台ご利用の手引き、トークネットホール仙台 ホールの利用案内、須崎公園 イベント利用の手引き、いずれも2026年11月4日確認。料金と時間は変わることがあるので、申し込む前に各会場にご確認ください

時間割は、退館の時刻から逆算して、収まるかを先に計算する

時間割は、会場を出なければいけない時刻を先に決めて、工程ごとの分数を足し、その時刻までに収まるかを見て作ります。収まらないと分かれば、図面を固める前に、組む量や持ち込み方を変える相談ができます。

前夜4時間に収まるかを計算してみる

商業施設の広場に、小さなステージと受付を前夜の20時から24時で組む想定で計算してみます。分数は計算のための例なので、実際の数字は設営会社に確かめてください。

時刻	工程	分数
20:00	入館の手続き、荷下ろし場へ車を入れる	20分
20:20	位置を出す、通路と床の養生	20分
20:40	搬入（台車で4往復、1往復10分）	40分
21:20	ステージとパネルを組む	70分
22:30	電気の配線、照明と音響を付ける	30分
23:00	装飾と看板、受付の机	30分
23:30	清掃、確認、車を出す	20分
23:50	残りの時間	10分

この例だと、残りは10分です。搬入が1往復増えると残りはなくなり、2往復増えると24時を超えます。

時間の長さだけでなく、音の決まりも見ておきます。ミッドランドスクエアのように騒音の出る作業が21:30からの会場なら、この例の組み始めを10分遅らせることになり、それだけで残りの10分がなくなります。

ここで大きいのが、搬入の時間です。台車の1往復の分数 × 往復の回数で計算できるので、搬入口から会場が遠い施設ほど、同じ荷物でも作業の時間が削られます。図面の上では見えないところなので、下見で実際に歩いて、1往復の分数を測っておいてください。

収まらないときに打てる手

時間が足りないと分かったら、次のような手があります。

• 会場で組む量を減らす: 工場や倉庫で組んだ状態で運ぶ（ただし、搬入口とエレベーターに入る寸法の範囲で）
• 軽い作業を本番の朝に回す: ミッドランドスクエアのように、朝に軽作業の時間がある会場なら、商品や資料の配置を回せます
• 設営の枠を増やす相談をする: 同じくミッドランドスクエアは、設営と撤去が2日以上になるときは別途相談としています
• 組むものを小さくする: 装飾の点数を減らすなら、写真に写る正面を残して、奥から減らすと効果を残しやすいです
• 人を増やす: 作業を同時に進められる工程なら効きますが、搬入口やエレベーターが1つだけなら、人を増やしても速くならないことがあります

時間割と一緒に、予備の資材も確かめておきます。キャンプのペグと同じで、結束バンドやテープ、延長コードが足りないと分かってから、夜の会場を出て買いに行く時間はありません。

ここまでの会場の条件、工程ごとの時間割、撤去の時間割、社内と設営会社の分担を書き込めるシートを作りました。最初の打ち合わせに持って行くと、話が早く進みます。

撤去は本番が終わった直後から始まるので、設営と別に時間割を作る

撤去の時間は、ミッドランドスクエアのように設営と同じ長さの会場もあれば、札幌市教育文化会館の目安のように設営より短い会場もあります。どちらも本番の直後に進むので、誰が何を持ち帰るかまで、設営とは別の時間割に書いておくと、当日に迷いません。

撤去の時間割で、特に決めておきたいのは次の点です。

• 始める時刻: 来場者が全員出たことを誰が確かめ、誰が「始めてよい」と言うか
• 持ち帰る物の行き先: 自社の物、レンタル品の返却、次の会場へ送る物を分けて、車に積む順を決める
• ごみ: 東京交通会館の規約は、利用時に出たごみは全て持ち帰るとしています。会場で捨てられると思っていると、車と人が足りなくなります
• 養生: 渋谷スクランブルスクエアは、設営と撤去のときにバックヤードの出入口からイベントスペース前までの養生を必ず行う決まりです。撤去の間も通路の養生を残しておきます
• 会場の確認: 須崎公園では、公園管理事務所の立会いで原状回復を確かめます。清掃・撤去の完了後の写真の提出も求められているので、撮る人を決めておきます

屋外では、地面の傷みにも気をつけたいところです。須崎公園の手引きは、芝生や草地への車の進入を原則として禁止し、作業でどうしても進入するならコンパネ（合板）で養生するよう定めています。損傷したときの復旧も主催者の役目です。

出典：東京交通会館 会場利用規約、渋谷スクランブルスクエア イベントスペース利用規約、須崎公園 イベント利用の手引き、いずれも2026年11月4日確認

届出と書類の締切は設営より何週間も前に来るので、会場を決めたら並べる

設営の日はまだ先でも、届出や書類の締切は数週間前に来るものがあります。会場が決まったら、締切を早い順に1枚に並べておくと、抜けを防げます。

公開されている例を、締切の早い順に並べました。

締切	例	出すもの・やること
開催の2か月前から2週間前まで	須崎公園	公園内行為許可申請書、公園占用許可申請書（企画書、会場レイアウト図、運営組織が分かる資料などを添える）
1か月前	東京交通会館	会場利用申込書、会場利用計画書、レイアウト図
1か月前が目安	トークネットホール仙台	舞台、設備、進行、警備、搬入出の打合せ（進行表や仕込図〈機材の配置図〉を持参）
3週間前	ミッドランドスクエア	主催者名義の消防計画書（施設から所轄の消防署へ2週間前までに提出）
2週間前（土日祝を除く14営業日前。暦では3週間近く前）	東京交通会館	利用計画書、レイアウト図、運営マニュアルの最終的な内容
1週間前	ミッドランドスクエア	工事（作業）許可申請書、臨時搬出入届など
1週間前	須崎公園	進入する車両のリスト（手引きの流れの図では2週間前から設営前日までの手続きで、車両の項目に1週間前までとあります）
3日前	浜松市消防局（屋外の催しで火気を使う露店）	露店の開設の届出と、消火器の位置を書いた略図

消防計画書や車両のリストは、設営の中身が決まらないと書けません。車の台数も作業の人数も、設営会社に確かめる必要があるので、締切の少し前には決まっているように、打ち合わせの日を置いてください。

幕・パネル・カーペットは、防炎の扱いを先に確かめる

設営で使う材料は、防炎性能の決まりがかかることがあります。東京消防庁は、防炎対象物品として、暗幕やじゅうたん、人工芝、展示用の合板（パネル、掲示板、バックボード、仕切り）、舞台で使う幕や大道具用の合板、下げ丈がおおむね1m以上の紅白幕などを挙げています。

東京交通会館の規約は、装飾とディスプレイの材料をすべて防炎処理したもの（防炎ラベル付き）か不燃材料にするよう定めていて、床のカーペットも含みます。発注の前に、会場の決まりと材料のラベルを確かめておいてください。

出典：須崎公園 イベント利用の手引き、東京交通会館 会場利用規約、トークネットホール仙台 ホールの利用案内、ミッドランドスクエア イベントスペース利用規約、浜松市消防局の露店の届出の案内、東京消防庁「防炎対象物品」、いずれも2026年11月4日確認。締切と手続きは会場と地域で変わります

自社でやる範囲と会社に頼む範囲は、高さ・重さ・電気と、使える時間で分ける

自社の方で進めやすいのは、高さがなく、軽くて、やり直しのきく作業です。高い所の作業、重い物、電気、風を受ける物は、設営会社に頼む方が安全で、時間が短い会場ならなおさら頼む価値があります。

作業ごとの分かれ目を表にしました。

作業	自社の方で進めやすい場合	会社に頼む方がよい場合
受付・資料	机を数台、資料とノベルティを並べる	席数が多く、並べる時間が短い
客席	会場の椅子を決まった形に並べる	数百席以上で、撤去までの時間が短い
案内の看板	小さな自立式の看板を置く	吊る、壁に付ける、屋外で風を受ける
テント	小さなテントを少数、経験のある方と	大きなテント、連結、風の判断が要る
ステージ	会場の平台（舞台に並べる台）を職員の指示で組む	高さが出る、トラスを組む、持ち込む
電気	会場のコンセントの範囲で足りる	容量を超える、分電盤から引く、配線が客席を通る
音響・照明	会場の設備を担当の方に頼める	機材を持ち込む、操作する人が要る
撤去	軽い物の片付け、ごみの分別	夜の短い枠で、大きな物を運び出す

高さ2mは1つの目安です。労働安全衛生規則は、高さ2m以上の箇所で作業を行う場合に墜落の危険があるときは、事業者に足場を組むなどして作業床を設けることを求めています。社員の方に作業をお願いするなら、これは自社の問題になります。「脚立に乗るくらいなら」と思いやすい場面ですが、脚立の上の作業こそ、誰がどこまでやるかを先に決めておいてください。

夜間や休日に社員の方が設営に出るときは、勤務の扱いも総務の方に確かめておきます。

頼み方は、大きく4つに分かれます。

頼み方	向いている場面	自社に残る仕事
企画から設営・撤去まで一括	何を組むかがまだ固まっていない	目的と予算を決める、確認と承認
設営と撤去を一式	内容は決まっていて、組む部分を任せたい	進行と運営、会場への書類
機材のレンタルと設営	自社で運営し、機材と組む人だけ要る	図面、進行、当日の指示
作業の人だけ	図面も機材もあり、人手だけ足りない	図面、段取り、指示、安全の管理

人だけを頼む形は、指示や安全の管理が自社に残ります。派遣なら現場の指示は依頼する側が出すので、スタッフ派遣の手配の記事も確かめておいてください。派遣と請負の違いは派遣会社の選び方の記事に書いています。運営まで含めて任せる範囲は運営代行の記事に書いています。

任せても、会場との約束の相手は主催者のまま

会場と契約するのが主催者なら、設営を丸ごと頼んでも、会場に対する責任は主催者に残ります。東京交通会館の規約では申込者と主催者が連帯して責任を負うとしていて、トークネットホール仙台も搬入から搬出までは主催者側で行い、使用後は原状復帰するよう定めています。

なので、担当の方が当日の現場で手を動かす必要はなくても、次の判断ができる方が1人は現場にいると、作業が止まりません。

• 図面と違う置き方になるときに、変えてよいかを決める
• 来場者の通路と避難の通路が確保できているかを見る（東京交通会館の規約にも避難導線の確保があります）
• 通し確認で、見え方と聞こえ方を見て、直すかどうかを決める
• 本番の時刻に間に合わないとき、何を諦めるかを決める

最後の判断は、あらかじめ決めておくと楽です。「時間が足りなければ、この装飾から外す」という順番を社内で話しておくと、当日に誰かの返事を待たなくて済みます。

出典：厚生労働省「労働安全衛生規則（抄）」第518条、東京交通会館 会場利用規約、トークネットホール仙台 ホールの利用案内、いずれも2026年11月4日確認

設営会社に頼む前に決めることは6つで、見積りでは「含まれていない費用」を見る

相談の前に6つの情報をそろえておくと、会社ごとの見積りを比べやすくなります。見積りでは、合計の金額より先に、何が含まれていて何が別なのかを確かめてください。

まとめておきたいのは次の6つで、全部決まっていなくても、分かる範囲で大丈夫です。

1. 会場名と日程、設営と撤去に使える時間（規約があれば一緒に渡す）
2. 来場者の人数と、本番の進行のおおまかな流れ
3. 組みたいもの（ステージ、テント、音響、映像、装飾など）と、平面図やイメージ写真
4. 自社でやる作業と、任せたい作業
5. 予算の幅
6. 雨天のときの扱い（屋外の場合）

同じ条件で見積りをもらったら、次の項目が含まれているかを見比べます。

• 機材のレンタル費と、設営・撤去の人件費は分かれているか
• 運搬費、車両費、駐車料金、荷下ろしの待ち時間
• 夜間や早朝の作業の割増
• 養生の材料と作業
• 会場の立会いの費用（渋谷スクランブルスクエアのように、会場に払う費用が別に出ることがあります）
• ごみの処分と原状回復
• 雨天や中止のときの費用と、判断の期限
• 事故があったときの保険

イベント全体の費用の見方はイベント企画の費用の記事に、会社の種類による違いはイベント会社の種類の記事に書いています。

設営会社を比べるときに聞くとよいこと

会社を選ぶときは、規模の大きさよりも、自分たちの会場と内容に合っているかを聞くと判断しやすいです。

• この会場か、同じ種類の会場（夜間だけの施設、ホール、公園など）で組んだことがあるか
• 規約を読んだうえで、時間割の案を出してもらえるか
• 打ち合わせに出る方が、当日の現場にも来るか。来ないなら、当日の責任者は誰か
• 撤去まで同じ体制か、撤去の時間に人が足りるか
• 音響や映像など、自社で持っていない部分はどこに頼むのか

時間割の案を出してもらうと、その会社が会場の条件をどこまで読んでいるかが分かります。金額が近い2社で迷ったときの比べ方としても使いやすいです。

会場の設営・ステージ・機材・スタッフは、撤去までまとめてご相談いただけます

AGSでは、イベント会場やステージの設営から撤去まで、機材のレンタルも含めてお受けしています。会場の規約をお持ちいただければ、時間に収まる組み方から一緒に検討します。

お手伝いできるのは、次のような範囲です。

• ステージ・機材: ステージの設営と撤去、音響・照明・映像の機材（ステージ設営・レンタルのページ）
• 装飾: 会場の装飾、看板、幕（会場装飾のページ）
• スタッフ: 設営撤去、受付、MCなどの人材の派遣（イベントスタッフ派遣のページ。労働者派遣事業 派 40-300537）
• 企画と運営: 企画から当日の運営まで（イベント企画・運営のページ）

制作実績には、ステージの設営（KIDS EXPO 2017様）、百貨店でのバックパネルの制作と会場の設営（博多阪急様 浅田真央さんイベント会場）、催事の会場の施工（第2回 全国有名駅弁とうまいもん大会）、人通りのある地下街での舞台の施工（博多どんたく演舞舞台）があります。

必要な部分だけのご依頼でも大丈夫です。お見積りは無料です。拠点は福岡・博多で、全国の現場にお伺いします。

よくある質問

Q. イベント設営の費用は何で変わりますか？

主に変わるのは、組む物の量、機材の種類、作業の人数と時間帯、搬入の条件です。同じステージでも、搬入口が遠い会場や夜間だけの会場では、人件費が変わります。会場の条件を伝えたうえで見積りを取ると、後から金額が動きにくいです。

Q. どのくらい前に設営会社へ相談すればいいですか？

ステージを組むイベントなら、ステージ設営の記事のとおり、本番の1か月半〜3か月前を見ておくと選択肢が残ります。会場の書類の締切が1か月前のこともあるので、会場が決まった時点で一度相談するのがおすすめです。

Q. 前日に設営できない会場では、当日の朝だけで間に合いますか？

組む量と使える時間によります。札幌市教育文化会館の例では、講演会や式典の基本的な舞台の準備の目安を40分としていますが、照明やマイクの多い演出ではさらに時間がかかるとしています。リハーサルも含めて本番から逆算し、足りなければ区分を増やすか、組む量を減らすことを考えてください。

Q. 設営と撤去だけを頼むことはできますか？

相談できる会社が多いです。AGSでも「ステージだけ」「機材だけ」といったご依頼をお受けしています。他社で作った物を組むときは、図面や部材の情報を先に共有してください。