イベント受付のやり方｜紙・名刺・QRの選び方と受付表・マニュアルの例

イベントの受付は、来場者の人数と、事前に申込の名簿があるかどうかで方法を選ぶと、迷わずに決められます。名簿があって来場者が数百名になる会ならQRコードなどの受付システム、数十名ほどの会なら紙の名簿、名簿が無い会なら名刺か当日記入の用紙、という分け方が目安になります。

受付で時間がかかるのは、主に来られた方を名簿の中から探す時間と、名前や連絡先を書いていただく時間で、方法によってどちらを短くできるかが違います。

たとえば日本木工機械工業会が主催する日本木工機械展（Mokkiten Japan 2025）は、来場者に1人ずつ事前登録してもらい、印刷した来場者証のQRコードを会場の機械に読み取らせて入場する形にしていました。メールアドレスをお持ちでない方には、会場でスタッフが登録して来場者証を発行する代わりの方法も案内されています。

（出典：日本木工機械展 Mokkiten Japan 2025「来場事前登録について」・2026年10月20日確認）

なので、まず人数と名簿の有無で方法を決め、そのあとに受付表とマニュアルを作るのがおすすめです。

この記事では、受付の方法の選び方、受付表（名簿）に入れる項目、受付マニュアルに書く言葉の例とよくある問い合わせの答え方、受付に必要なもの、並ばない窓口の分け方、受付で預かる名簿と名刺の扱いをまとめました。イベントの企画・制作・施工と、当日の運営スタッフの手配をしている会社の目線で書いています。

受付の方法は、人数と事前の名簿があるかで選ぶ

受付の方法は、紙の名簿で照合する、名刺をいただく、QRコードなどの受付システムで読み取る、当日に用紙へ書いていただく、の4つのどれか、またはその組み合わせで行います。どれにするかは、事前に申込の名簿があるか、来場者が何人か、名簿のデータを後で使いたいかで決まってきます。

受付の方法	向いている会	受付でやること	気をつけたいこと
紙の名簿で照合する	事前の申込があり、数十名ほどのセミナー・式典・社内イベント（人数が増えても、名簿を分けて窓口を増やせば使えます）	お名前を伺い、名簿に印を付けて資料を渡す	名簿を五十音順か会社名順に並べ、人数が多いときは窓口ごとに分ける
名刺をいただく	申込が無く、取引先や業界の方が来られる会（展示会のブース、交流会、内覧会）	名刺を受け取り、名刺受けに入れる	名刺をお持ちでない方のために、名前と所属を書くカードを用意する
QRコード・受付システム	事前登録があり、来場者が数百名になる会、複数日にわたる会、来場の記録を後で使いたい会	来場者のスマートフォンの画面か、印刷したコードを読み取る	通信がつながらないとき、印刷を忘れた方のために紙の名簿を予備に持つ
当日記入の用紙	申込の無い地域の催しや、当日参加の方が多い会	1人1枚の用紙に、お名前と連絡先を書いていただく	書く台を受付の列とは別に置き、書き終えた方から受付に来ていただく

参加費を当日いただく会は、お金のやり取りがある分だけ1人あたりの時間が延びやすい会です。支払いの窓口を照合の窓口と分けておくと、名簿の照合だけで済む方の列が止まりにくくなります。

紙の名簿は古いやり方に見えるかもしれませんが、数十名の会なら一番手軽で、機械の準備も通信も要らないのが利点です。逆に、来場者が数百名になると、名簿の中から名前を探す時間がそのまま列の長さになるので、システムを入れる意味が出てきます。

QRコードや受付システムは、名簿の中から探す作業を機械に任せる方法

QRコードの受付は、事前登録のときに来場者ごとのコードを発行し、当日はそれを読み取るだけで照合が終わる仕組みです。名前を伺って名簿を探す時間がなくなるので、人数が多い会ほど効きます。

北陸地方整備局のサイトに案内が載っている「けんせつフェア北陸 in 新潟 2021」は、来場者と出展者の全員に事前登録を求め、登録の完了後に届くメールから来場者証を印刷して持参する形にしていました。案内には、印刷するときは拡大や縮小をせず100%のサイズで印刷するよう書かれています。来場者証のコードを会場で読み取る受付なら、こうした一言を案内に入れておくと、読み取れない来場者証を減らせます。

（出典：けんせつフェア北陸 in 新潟 2021 実行委員会「来場者事前登録」・2026年10月20日確認）

申込を受けたサイトやフォームに受付の機能があれば、まずそれを使うのが手軽です。Peatixの主催者向けのヘルプでは、チケット画面の「タップで受付」、受付アプリでのQRコードの読み取り、パソコンでの検索、印刷した参加者リストでの照合の4つの受付の方法が案内されています。QRコードやタップで受付をする場合も、パソコンか印刷した参加者リストを予備に用意するよう勧めていて、通信が悪くてコードが表示されない、印刷したチケットがかすれて読み取れない、といった場面が挙げられていました。

（出典：Peatix 主催者ヘルプ「参加者の受付をする」・2026年10月20日確認）

申込サイトの選び方と、当日の席と受付を申込人数から決める方法は、イベント集客サイト7選にまとめています。

受付システムを新しく入れるときは、商品の比較より先に、次の5つを自分の会に当てはめて確かめておくと選びやすくなります。

• 来場者にアプリを入れてもらう必要があるか（メールのコードを見せるだけで済むか）
• 受付で使う端末（スマートフォン・タブレット・パソコン）を何台用意し、会場の電波や回線は足りるか
• 当日に申し込む方や、登録を忘れた方をその場で登録できるか
• 名札や来場者証をその場で印刷できるか、印刷するならプリンターをどこに置くか
• 来場の記録を、後でお礼の連絡や次回の案内に使える形で書き出せるか

受付表（名簿）は、受付で照合に使う列だけにする

受付表は、申込の情報を全部並べた表ではなく、受付でその場で確かめることだけを並べた表にすると使いやすくなります。列が多いと、受付の担当者が名前を探す間に目が迷い、1人あたりの時間が延びるからです。

番号、会社名や所属、お名前（ふりがな）、来られた人数、受付の印の5つは、どの会でも入れておきましょう。そこに、会の種類ごとに必要な列を1〜2本足してください。

会の種類	足しておく列	その列を使う場面
セミナー・講演会	申込番号、資料の部数	同じ会社から複数の方が来られたときの照合、資料の渡し漏れの確認
式典・周年の会	来賓・社員などの区分、席の番号、記念品	来賓を控室へ案内する、席をお伝えする、記念品をお渡しする
展示会のブース	名刺の有無、関心のある商品	会期後のお礼の連絡を誰がするかを決める
社内イベント	部署、会費の受け取り	欠席の連絡の確認、会費の受け取り漏れを防ぐ
地域の催し	地区、大人と子どもの人数	記念品や参加賞の数を合わせる

並べ方は、五十音順にするか、会社名の順にするかを先に決めます。取引先が多い会は会社名で、社内や地域の会はお名前で引けるほうが早く見つかります。人数が多い会では、「あ〜さ行」「た〜わ行」のように名簿を分けて窓口ごとに持ち、机の前に区切りの表示を出しておきます。

名簿の最後には、当日参加の方を書き足す空欄を何行か残しておくと安心です。受付が終わったら、印の数を数えて来場者数として記録しておくと、次の会で席や資料の数を決めるときに使えます。

受付マニュアルは、言葉の例と「困ったときに誰へ回すか」を1枚にまとめる

受付マニュアルは、受付の手順、応対の言葉の例、よくある問い合わせの答え、名簿に無い方などの対応を誰が判断するか、の4つが1枚に入っていれば足ります。受付には、会場の場所やトイレの位置のように、受付とは関係のない質問もたくさん来るからです。

手順は、来られた方への声かけから資料をお渡しして会場へ案内するまでを、上から順に5〜6行で書きます。受付の担当者が本番の前に1回読めば流れが分かる長さにしておくと、当日の朝の打ち合わせでそのまま使えます。

受付で使う言葉の例

言葉の例は、場面ごとに1つずつ決めておくと、担当者が替わっても応対がそろいます。

場面	言い方の例
お迎えするとき	「こんにちは。本日はお越しいただき、ありがとうございます。」
お名前を伺うとき	「恐れ入りますが、お名前をお聞かせいただけますか。」
会社名も確かめるとき	「御社名もお願いしてもよろしいでしょうか。」
名刺をいただくとき	「お名刺を1枚頂戴してもよろしいでしょうか。」
名刺をお持ちでない方に	「お手数ですが、こちらのカードにお名前とご所属をご記入いただけますか。」
名簿にお名前が見当たらないとき	「確認いたしますので、こちらで少々お待ちいただけますか。」
資料をお渡しするとき	「こちらが本日の資料です。会場は右手の奥になります。」
担当者に聞いてほしいとき	「詳しいことは、あちらの担当者にお聞きください。」
開始後に来られた方に	「ただいま講演の途中ですので、後ろのお席へご案内します。」
お帰りのとき	「本日はありがとうございました。お気をつけてお帰りください。」

受付で間違えやすいのが、相手の動作に謙譲語を使ってしまうことです。文化審議会の「敬語の指針」は、受付の人が言った「担当者に伺ってください」を例に挙げ、「伺う」は自分の側の動作に使う謙譲語なので、来られた方には「担当者にお聞きください」「担当者にお尋ねください」と言えばよいと説明しています。

（出典：文化審議会答申「敬語の指針」37ページ（2007年2月）・2026年10月20日確認）

名簿にお名前が見当たらない方は、その場で探し続けると後ろの列が止まってしまいます。列の横に1人分の待つ場所を作り、そこで確かめてもらう形にしておくと、受付の流れを止めずに済みます。

よくある問い合わせへの答え方を、先に書いておく

受付でよく聞かれることは、どの会でもだいたい同じです。答えを先に書いておけば、担当者が持ち場を離れて聞きに行かずに済みます。

• トイレと喫煙所の場所
• 荷物やコートを預けられるか（クロークの場所）
• 開始と終了の時刻、休憩があるか
• 途中で出て戻ってよいか（再入場）
• 会場のWi-Fiと電源
• 駐車場の場所と、駐車券の扱い
• 写真や動画を撮ってよいか
• 領収書を出せるか、宛名をどうするか

名簿に無い方、代理で来られた方、領収書の宛名を変えたい方、体調の悪い方のように、受付の担当者だけでは決めにくいことは、判断する人を1人決めてマニュアルに名前と連絡先を書いておきます。この人が当日の本部の役目を持つことが多いので、持ち場の決め方はイベント当日の運営体制のつくり方をご覧ください。

英語で受付をするときの言葉

海外からの来場者が来られる会では、受付の言葉を英語でも1枚用意しておくと安心です。短い言い方で十分に通じます。

場面	英語の言い方
お迎えするとき	Welcome. Thank you for coming.
お名前を伺うとき	May I have your name, please?
名刺をいただくとき	Could I have your business card?
確かめる間、待っていただくとき	Please wait a moment while I check.
名札と資料をお渡しするとき	Here are your name badge and the handout.
会場の場所を伝えるとき	The room is on your right.

受付の表と言葉の例、よくある問い合わせの答えの欄は、印刷して使えるシートにまとめておきました。

受付に必要なものは、照合・お渡し・記入・お金・案内の5つに分けてそろえる

受付に必要なものは、照合に使うもの、お渡しするもの、書いていただくもの、お金のやり取りに使うもの、受付の場所を示すもの、の5つに分けて考えると漏れにくくなります。前日に受付の机1台分を箱にまとめておくと、当日の朝は箱を開けるだけで準備が済むので楽です。

分け方	用意するもの
照合に使うもの	受付表（予備を1部）、ペン、マーカー、受付システムの端末と充電器、延長コード
お渡しするもの	資料・配布物、名札とケース、記念品、アンケート用紙
書いていただくもの	当日記入の用紙かカード、ペン（数本多めに）、書く台、名刺受け
お金のやり取り	釣り銭、領収書、金額と宛名の書き方の見本、お金を入れる箱
受付の場所を示すもの	受付の看板、窓口ごとの区切りの表示（事前登録の方・当日の方など）、矢印のサイン

受付の看板は、遠くから「受付はあそこ」と分かることが一番の役目です。入口から受付までのサインや受付台の飾り方は、イベントの入口装飾は何を置く？に書いています。

並ばない受付は、窓口の分け方と受付を始める時刻で作る

受付の列を短くするには、照合だけで済む方と時間がかかる方を別の窓口に分けることと、受付を始める時刻を早めて来られる時間をばらけさせることが効きます。窓口を増やすより先に、この2つを考えると人手を増やさずに済むことがあります。

窓口は、事前に申し込んだ方、当日の方、参加費をお支払いの方、来賓の方のように、1人あたりの時間が違う方どうしで分けます。スーパーのレジに、買う点数の少ない方向けの列を作るのと同じ考え方です。案内の表示は、列に並ぶ前に読める高さと大きさで、窓口の真上か机の前に出しておきます。

受付を始める時刻は、案内状や申込のページに「受付開始は◯時◯分」と書いておくと、来られる時間が少しずつばらけます。早く来た方が待てる場所（席や飲み物）を用意しておくと、受付の前で待つ人も減ります。

待ち時間は「同じ時間帯に来る人数 × 1人あたりの時間 ÷ 窓口の数」でおおよそ見積もれます。人数が100名を超える会の窓口の数と受付の置き場所の考え方は、大人数のイベント企画で計算の例と一緒に紹介しています。

受付で預かる名簿と名刺は、使う目的を伝え、来場者から見えない置き方にする

当日記入の用紙で連絡先を書いていただくときは、その情報を何に使うかを用紙に書いておきましょう。受付表と名刺は、ほかの来場者からのぞかれない向きで置き、受付が終わったら持ち帰って保管する人を決めておきます。

個人情報保護委員会のQ&Aでは、申込書などの書面に本人が記入して直接個人情報を取得する場合は、原則として利用目的の明示が必要だとしています。申込の内容の確認や結果の連絡に使うだけなら、取得の状況から目的が明らかとして明示は要らない場合がありますが、新しいサービスの案内などに使うのは、その例外に当たらない場合があるとも書かれていました。用紙の下に「ご記入いただいた情報は、本日の受付と、資料のお送り・今後のご案内に使います」のように、使う目的を1行書いておくと安心です。

名刺については、同じQ&Aで、会社の従業者であることを明らかにして名刺を交換した場合は、その連絡先に自社の広告宣伝の冊子やメールを送ることが、取得の状況から利用目的が明らかな場合に当たると説明されています。ただ、これは名刺を交換する場面の説明です。受付で来場者から名刺をいただくだけの場面や、外部のスタッフが受付に立つ場面にそのまま当てはまるとは限らないので、名刺受けの横にも「お名刺は本日の受付と、今後のご案内に使わせていただきます」と1行出しておくと安心です。

また、広告宣伝のメールには特定電子メール法など、ほかの法律の決まりもかかるとの注意も書かれています。

紙の受付表でも、五十音順などの決まりで並べて見出しを付け、ほかの人でも特定の方を探せる状態にしたものは、個人情報保護委員会のガイドラインで「個人情報データベース等」に当たるとされていて、扱いに気をつけたい名簿の1つです。受付の机に名簿を置いたまま全員が離れない、休憩のときは裏返すか持って行く、終わったら印の付いた原本を1か所にまとめる、と決めておくと、置き忘れや紛失を防ぎやすくなります。

（出典：個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」Q4-16・Q4-17、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」2-4 個人情報データベース等・いずれも2026年10月20日確認）

受付の人手や受付まわりの設営を頼むなら

受付の担当者を社内で出せる会なら、この記事の受付表とマニュアルを用意すれば、社内だけで回せることも多いと思います。一方で、来場者が多くて窓口を3つ以上に分けたい、受付と誘導とクロークを同時に回したい、社員は来賓や取引先の応対に回りたい、海外の方が来られる、といった場合は、受付だけ外部のスタッフに頼む方法もあります。

AGSは、来場者の受付・名簿の照合・資料のお渡しを担当する受付スタッフの手配をお受けしています。来場者の誘導・案内、クローク、列の整理、英語などの語学に対応できるスタッフの手配もでき、「設営から受付まで」のように分野をまたいだ組み合わせでのご依頼も可能です。テントや椅子・テーブル、来場者の動線に合わせた受付ブースの設営はステージ・会場設営で承っています。受付ブースの施工では、小倉競馬場「UMAJO SPOT」様の受付ブース施工・設置を手がけました。

スタッフを頼むときに伝える項目と手配の流れはイベントスタッフ派遣の手配の流れに、頼む会社の比べ方はイベントスタッフ派遣会社の選び方にまとめています。拠点は福岡・博多で、現場は全国です。見積りは無料なので、日時と会場、来場者の人数の見込みが分かった段階でご相談ください。

よくある質問

Q. 受付は開始の何分前から始めればいいですか？

セミナーや式典の案内では、開始の30分前に受付を始める形がよく見られ、まずはそのあたりが目安になります。100名を超える会や、名刺の受け取りや当日の支払いがある会は、もう少し早めに始めておくと、開始の直前に受付が詰まるのを防げます。始める時刻は案内状や申込のページにも書いておき、早く来られた方が待てる席を用意しておいてください。

Q. 受付は何人いればいいですか？

同じ時間帯に来られる人数と、1人あたりにかかる時間で決まります。照合だけなら1人あたりの時間は短く、名刺の受け取りや当日の記入、支払いがあると長くなるので、時間がかかる窓口に人を多めに置きます。計算のしかたは大人数のイベント企画を参考にしてください。

Q. 無料でQRコードの受付はできますか？

申込を受けたサイトやフォームに受付の機能があれば、追加の費用をかけずに使えることがあります。ただ、無料で使える範囲や、有料チケットの手数料はサービスごとに違うので、各サービスの公式の案内で確かめてから決めてください。どの方法でも、通信がつながらないときのために紙の名簿を1部用意しておくと安心です。

Q. 受付表は紙とExcelのどちらで作ればいいですか？

作るのはExcelなどの表計算ソフトにして、当日は印刷した紙で受付をする形が使いやすいと思います。表計算ソフトなら五十音順や会社名の順にすぐ並べ替えられ、窓口ごとに分けて印刷するのも簡単です。受付システムを使う会でも、印刷した名簿を予備に持っておくと、機械が止まったときにそのまま続けられます。

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イベントの受付は、来場者が最初に主催者と顔を合わせる場所です。人数と名簿の有無で方法を決め、照合に使う列だけの受付表と、言葉の例を書いたマニュアルを用意しておけば、初めて受付に立つ方でも落ち着いて応対できます！

まずは自分の会の人数と、事前に名簿があるかを確かめて、受付の方法を1つ決めるところから始めてみてください。