展示会の什器・モニターは借りる？持ち込む？基礎小間と申込締切で決める

展示会のブースに置く什器・モニター・照明は、まず出展規程で「基礎小間に何が付いてくるか」を確かめ、足りない物を主催者のレンタル備品で借りるか、施工会社に一式で頼むか、自社で持ち込むかに分けると決めやすくなります。どれで用意するかは、物の種類よりも、電気の申込がいるか、会場の防炎のきまりに合うか、搬入と撤去の時間に運べるかで分かれることが多いです。

基礎小間（出展料に含まれる最低限のブース）に付く物は、展示会ごとにかなり違います。壁だけの展示会もあれば、受付カウンターと椅子、照明、コンセントまで付く展示会もあるので、何を借りるかは付属品を見るまで決められません。

たとえば2026年3月の FOODEX JAPAN の基礎ブースは、壁と小間番号の板だけで、社名板・カーペット・棚は付かない形です。一方、2026年11月の産業交流展の仕様書にある基礎小間には、受付カウンター、折りたたみ椅子、照明2灯、コンセントまで入っています。そして主催者のレンタル備品の申込締切は、今回調べた展示会では会期の約7週間半前（2か月近く前）で、電気の申込より早い例もありました。

なので、出展規程を受け取ったら、置きたい物を1つずつ書き出し、付いてくる物・借りる物・頼む物・持ち込む物に仕分けてから、申込書を書く順番がおすすめです。

この記事では、用意の仕方の4つの分け方、基礎小間の付属品の違い、主催者のレンタル備品でできること、テーブル・展示台・モニター・照明・布と植栽の品目ごとの決め方、申込締切と搬入出の段取り、借りるか買うかの分かれ目を、主催者が公開している出展の手引きや仕様書をもとにまとめました。展示会ブースのデザインと施工をしている会社の目線で書いています。

展示会の什器・備品の用意の仕方は4つに分けて考える

展示会の什器・備品は、「基礎小間に付いてくる物」「主催者のレンタル備品で借りる物」「施工会社にブースと一緒に頼む物」「自社で持ち込む物」の4つに分けると整理しやすくなります。同じテーブルでも、どこで用意するかで、申込先と締切、搬入と撤去の手間が変わるからです。

展示会の搬入日に、白い壁のブースの中に、透明なフィルムで包まれた受付カウンター・テーブル・椅子・展示台が置かれ、通路側に段ボール箱と台車がある様子を、通路の少し高い位置から写した写真。人物は写っていない

用意の仕方	どんな物に向くか	気をつけたいこと
基礎小間に付いてくる	壁・小間番号・社名板・カウンター・椅子・照明など（展示会によって違う）	何が付くかは出展規程を見るまで分からない。付かない物を前提に図面を描かない
主催者のレンタル備品で借りる	テーブル・椅子・カウンター・展示台・棚・カタログスタンド・照明・モニター・植木など	締切が会期の2か月近く前に来る例がある。色や形は決まった中から選ぶ
施工会社にブースと一緒に頼む	社名の看板、造作の展示台やカウンター、照明の計画、LEDビジョン、電気の申請	ブースのデザインと合わせて決めるので、早めに相談するほど選べる幅が広い
自社で持ち込む	製品・サンプル、ノートPC・タブレット、カタログ、社内にあるモニターや小物	電気の申込・防炎のきまり・搬入の時間と、撤去の日の持ち帰りまで自社で見る

迷いやすいのは、主催者のレンタルと施工会社の手配のどちらにするかです。ブースの見た目を作り込まないなら主催者のレンタルで足りることが多く、社名の見せ方や照明、映像を作り込むなら、施工会社にまとめて頼むほうが話が早くなります。施工会社の種類と頼める範囲は、展示会ブースのデザイン・施工の頼み先の記事にまとめています。

基礎小間に付く物は展示会ごとに違うので、出展規程で最初に確かめる

レンタルを考える前に、出展規程や出展の手引きで、基礎小間に何が付いているかを確かめます。同じ「基礎小間」という名前でも、壁だけの展示会と、カウンターや照明まで付く展示会があり、借りる物の量がまるで違ってくるからです。

展示会場のホールで、白いシステムパネルの壁だけが立ち、床にはカーペットも什器もない3m×3mほどの空の小間を、通路の正面から大人の目の高さで写した写真。人物は写っていない

主催者が公開している資料から、2つの例を並べると次のとおりです。

展示会と資料	基礎小間に付く物	付かない物・別の申込
FOODEX JAPAN 2026（東京ビッグサイト・2026年3月10〜13日）の基礎ブース	白いシステムパネルの後ろの壁と横の壁、小間番号の板。電気は交流100Vで1小間300Wまでの幹線工事を事務局が行う	社名板（パラペット）、床のカーペット、棚などは付かない。300Wを超える分の電気工事と、小間の中の配線、電気の使用料は出展者の負担
産業交流展2026（東京ビッグサイト・2026年11月11〜13日）の委託仕様書にある基礎小間（大）	白い壁、パラペット、出展製品のPRボード、突き出しの社名板、LEDの蛍光灯2灯、パンチカーペット約9㎡、受付カウンター、折りたたみ椅子1脚、コンセント（2口1個・100V 10A）	小さいほうの基礎小間（約2m×2m）は、照明1灯・カーペット約4㎡に加え、モニター（30〜40インチほど）・テーブル・テーブルクロスなどから1つを選ぶ形

（出典：FOODEX JAPAN 事務局「FOODEX JAPAN 2026 出展の手引」（和歌山県のサイトに掲載）、東京都産業労働局「産業交流展2026の企画、運営等に係る委託」仕様書と別紙5「標準小間等の詳細」・いずれも2026年10月25日確認。産業交流展の仕様書は、東京都が運営を委託するときの資料です。出展者向けの案内で中身が変わることがあります）

壁だけの FOODEX の基礎ブースなら、カウンター・テーブル・椅子・照明・社名の看板・床のカーペットまで、全部をどこかで用意することになります。産業交流展の基礎小間なら、受付まわりは最初からそろうので、借りるのは商談のテーブルや展示台、照明の追加くらいで済むかもしれません。

基礎小間とは別に、壁の装飾・照明・備品・電気をセットにした有料の装飾プラン（パッケージブース）を主催者が用意している展示会もあります。FOODEX JAPAN 2026 では、このプランを申し込むと、会期の前日の朝に組み上がったブースが引き渡される段取りでした（出典：前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引）。プランの中身と、自社で施工会社を手配する場合との違いは、展示会ブースのデザイン・施工の頼み先の記事で比べています。

付いてくる物が分かったら、それを図面やレイアウトの前提にします。出展規程で見るほかの項目（高さの制限・小間の位置・装飾のきまりなど）は、展示会ブースの作り方の記事に、システムパネルの壁の特徴はシステムパネルの展示会ブースの記事に書いています。

主催者のレンタル備品は、会場で受け取り、会場に置いて帰れるのが一番の利点

主催者のレンタル備品は、主催者が指定した業者が搬入の日に小間まで持ってきて、会期のあとに回収していく形が一般的です。自社で運ばなくてよく、撤去の日に持ち帰る物が減るので、遠くの会場に出るときほど助かります。

展示会場の通路で、紺の無地の作業着の作業員が、台車に載せた白いカウンターテーブルを、白い壁のブースの中へ運び入れている様子を、通路の横から写した写真

主催者が公開している案内からは、次のようなことが分かります。

品目: FOODEX JAPAN 2026 の出展の手引きでは、会期中の応接セット・机・椅子・植木・消火器などのレンタルを、主催者の別冊の案内から申し込む形になっています。CEATEC の出展者マニュアルでも、ブースで使う備品を有料で貸し出し、映像機材や照明器具もそろえていると案内されています
選び方: 色や大きさは、案内に載っている中から選びます。CEATEC のマニュアルでは、種類のある備品は、高さや色などの種別を申込書に書いて申し込む形です
申込先: 申込先は事務局ではなく、主催者が指定した会社になっていることが多いです。FOODEX JAPAN 2026 も CEATEC も、レンタル備品の申込書は指定の会社に出す形でした
別の申込になる物: CEATEC では、パソコンと液晶モニターのレンタルが、ほかのレンタル備品とは別の申込で、締切も別の日でした。FOODEX JAPAN 2026 では、冷凍・冷蔵ケースと厨房機器のレンタルも別の会社への申込です

（出典：前の章の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引、CEATEC 出展者マニュアル「レンタル備品」・2026年10月25日確認）

主催者のレンタルは、ブースの見た目がほかの小間と似やすい点が気になるところでしょう。白いカウンターやテーブルが並ぶだけになりがちなので、見た目を整えたい場合は、社名の見せ方や照明、壁のグラフィックに手をかけるほうが効きます。色数や素材の決め方はおしゃれな展示会ブースの7つの要素の記事に書いています。

品目ごとに、借りる・頼む・持ち込むの向き不向きがある

テーブルや椅子のように会場で借りるのが楽な物もあれば、モニターや照明のように電気の申込とセットで考える物、布や造花のように防炎のきまりで持ち込めないことがある物もあります。品目ごとの目安は次のとおりです。

品目	向いている用意の仕方の例	決める前に確かめたいこと
受付カウンター・テーブル・椅子	基礎小間に付かなければ主催者のレンタル	商談の席は何組か、立って話すか座って話すか
展示台・棚・カタログスタンド	主催者のレンタル。製品に合わせた高さや形がほしいなら施工会社の造作	製品の大きさと重さ、壁に棚を付けられるか
モニター	主催者のレンタル、自社の持ち込み、施工会社やLEDビジョンの会社	電気の申込、置き方（壁・スタンド・台の上）、映像をつなぐ機器
照明	主催者指定の電気工事会社のレンタル、施工会社の照明の計画	会場の天井の明るさ、照らしたい物、電気の容量
テーブルクロス・布・植栽	防炎ラベル付きの物を借りる・買う。植栽は生の植木を借りる	防炎のきまり（布の素材・造花の扱い）
冷蔵庫・厨房の機器	主催者が指定する専門の業者のレンタル	締切がほかの備品と別のことがある

商談の席が多いブースや、製品を高さを変えて見せたいブースほど、決まった形のレンタル品では収まりにくくなります。製品に合わせた什器を作るときの決めごとは、什器製作を頼む前に決める5つの記事にまとめています。催事の売場向けに書いた記事ですが、寸法・搬入・使い回しの決め方は、展示会の什器にも通じるところが多いです。

モニターは、電気の申込と置き方まで決めてから借りる

モニターは、借りるか持ち込むかより先に、電気の申込と、壁に掛けるかスタンドに立てるか台に置くかを決めておくと、あとで困りにくくなります。モニターは電気を使うので、借りる場合も持ち込む場合も、コンセントと電気の容量を申し込んでおく必要があるからです。

展示会のブースの白い壁の前で、黒いスタンドに立てた50インチほどの液晶モニターに、無地の青い画面が映り、スタンドの脚元から電源のコードとHDMIのケーブルが床のカバーの下へ伸びている様子を、斜め前の低い位置から写した写真。人物は写っていない

借りる場合は、申込書と締切がほかの備品と別になっていないかも見ておきます。CEATEC 2025 では、パソコンと液晶モニターのレンタルの締切が9月19日で、ほかのレンタル備品の8月22日より4週間遅い設定でした（出典：前出の CEATEC 出展者マニュアルと提出期限の一覧）。モニターを借りるときは、映像を流すパソコンと、つなぐケーブルをどちらが用意するかも、借り先に確かめておくと当日に慌てずに済みます。

会場によっては、壁のコンセントを会期中に使えないこともあります。熊本のグランメッセ熊本は、壁のコンセントは設営と撤去のときの作業用で、催事の間の電源は床の電気ピットから取ると定めています（出典：グランメッセ熊本「電気工事に関するお願い」・2026年10月25日確認）。「社内のモニターを持って行って、近くのコンセントに差せばいい」とはいかないので、持ち込むモニターも消費電力を調べて、電気の申込に入れておいてください。会場ごとの電気のきまりは、グランメッセ熊本など全国の主な展示会場のページにも載せています。

システムパネルの壁にモニターを掛けたい場合は、壁にビスが打てるか、重さに耐える下地を入れられるかで、できることが変わります。壁掛けにするならブースのデザインの初めのうちに決めておくのがおすすめです。遠くの通路から映像を見せたい、壁一面を映像にしたい、という場合は液晶のモニターではなくLEDビジョンを使うことも考えられます。液晶とLEDの違いはLEDサイネージと液晶の違いの記事に、借りるか買うかはLEDビジョンのレンタルと購入の記事に書いています。

照明は、主催者のレンタルなら取り付けとコンセントが込みのことがある

ブースの照明は、主催者が指定する電気工事会社から借りると、取り付けと撤去、照明用のコンセントの手配まで込みになっている展示会があります。持ち込みの照明を使うと、そのぶんのコンセントの申込や、小間の中の配線を別に考える必要が出てきます。

白いシステムパネルの壁の上のパラペットに、黒いアーム付きのLEDスポットライトが3つ並んで取り付けられ、下の展示台の製品の模型を照らしている様子を、斜め下から近い距離で写した写真。人物は写っていない

FOODEX JAPAN 2026 の出展の手引きのよくある質問では、スポットライトを申し込んだ場合、個数分のコンセントの申込はいらず、取り付けと撤去の工事も含まれるとしています。一方で、出展者が持ち込んだスポットライトは、コンセントの申込が必要という扱いです。照明の数の目安は、1小間で蛍光灯1〜2灯、スポットライト4〜6灯くらいで、会場の受付で実際の明るさを見てから追加もできると案内されています（出典：前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引）。

同じ手引きには、ホールの天井の照明の明るさ（平均照度）が、東展示棟の4〜6ホールで400ルクス、7〜8ホールで600ルクス、西と南の展示棟で約600ルクス以上と書かれています。同じ会場でもホールで明るさが違うので、製品を照らしたい場合は、どのホールかも見ておくと決めやすいです。照明の選び方の全体は、イベントの照明の記事にも書いています。

テーブルクロス・布・造花は、防炎のきまりで持ち込めないことがある

社内にあるテーブルクロスや布、造花をそのまま持って行くと、会場で使えないことがあります。展示会場では、燃えやすい装飾の材料に防炎のきまりがあり、防炎ラベルの付いた物しか使えないのが一般的だからです。

展示会のブースの受付カウンターの上に、紺の無地のテーブルクロスがたたんで置かれ、その横に鉢植えの観葉植物がある様子を、カウンターの斜め上から近くで写した写真。人物は写っていない

FOODEX JAPAN 2026 の出展の手引きでは、カーテンや幕、クロスなど燃えやすい装飾の材料は、すべて防炎処理済みのラベルの付いた物を使うこととし、ラベルは日本防炎協会が発行したものに限るとしています。布は薬液をしみ込ませる防炎処理をした物が前提で、その処理ができないアクリルやポリエステルを20%以上含む布製品は会場の中で使えないこと、造花（ホンコンフラワー）などの燃えやすい化学繊維の物も使えないこと、海外の製品も日本で防炎の認定を受けた物以外は使えないことも書かれています（出典：前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引）。

なので、テーブルクロスは防炎ラベルの付いた物を借りるか買い、ブースに緑を置きたいときは、造花ではなく主催者のレンタルの植木を使うのが無難です。防炎のきまりの細かいところは展示会と会場で違うので、出展の手引きの防炎の章を確かめてください。

レンタル備品の申込締切は会期の2か月近く前で、電気の申込より早いこともある

主催者のレンタル備品の申込締切は、今回調べた2つの展示会ではどちらも会期の約7週間半前で、電気の申込より早い展示会もありました。締切を過ぎると受け付けてもらえないことがあるので、出展規程を受け取ったら、まず締切の一覧を書き出しておくと安心です。

事務所の机の上で、出展の手引きの冊子を開き、横の卓上カレンダーの日付に付箋を貼っている担当者の手元を、斜め上から近くで写した写真。冊子とカレンダーの文字は写っていない

展示会	会期	レンタル備品の申込締切	ほかの締切
CEATEC 2025（幕張メッセ）	2025年10月14〜17日	8月22日（会期の約7週間半前）	装飾会社の登録 8月29日、電気の供給 9月12日、パソコン・液晶モニターのレンタル 9月19日
FOODEX JAPAN 2026（東京ビッグサイト）	2026年3月10〜13日	1月16日（会期の約7週間半前）	装飾会社の登録と電灯・電力の供給申込も1月16日。冷凍・冷蔵ケースと厨房機器のレンタルは2月6日

（出典：前出の CEATEC 出展者マニュアル「レンタル備品」と出展者マニュアルの提出期限の一覧、JEITA「CEATEC 2025」開催のお知らせ、前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引・いずれも2026年10月25日確認。CEATEC の締切は、確認した時点で出展者マニュアルに載っていた2025年の開催のものです。締切は年によって変わるので、出展する回の手引きで確かめてください）

CEATEC 2025 では、レンタル備品の締切が電気の供給の締切より3週間早くなっていました。電気の申込に合わせて動いていると、レンタル備品の締切だけ過ぎてしまうことがあるので、締切は品目ごとに確かめておきたいところです。

電気の申込は、締切のあとの変更がしにくい点にも気をつけます。FOODEX JAPAN 2026 の手引きでは、申し込んだ容量しか電気は送られず、それを超える器具をつなぐとブレーカーが落ちること、会場での増量はとても難しいことが書かれていて、締切後の変更は会期の2週間前くらいまでなら受け付ける場合がある、としています（出典：前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引）。モニター・照明・パソコン・冷蔵庫など、電気を使う物を借りる物も持ち込む物も全部書き出し、消費電力を足してから申し込むのがおすすめです。

持ち込む物は、搬入の時間と、最終日の撤去の時間から逆算する

自社で持ち込む物は、搬入できる日と時間、最終日に搬出を始められる時刻を先に確かめ、その中で運べる量と運び方を決めます。主催者のレンタル品は業者が回収してくれますが、持ち込んだ物は撤去の日に自社で片付けて持ち帰ることになるからです。

展示会の最終日の閉場後、照明の少し落ちたホールの通路に、段ボール箱を積んだ台車が何台か並び、ブースの中で紺の無地の作業着の人が展示台の製品を箱に詰めている様子を、通路の奥から広く写した写真

FOODEX JAPAN 2026 の最終日（3月13日）は、16時30分に閉場して手運びや台車での搬出が始まり、装飾の解体は17時から、搬出の車両がホールに入れるのは18時から、ほとんどのホールで22時までにすべての作業を終える段取りでした。16時30分より前の搬出は禁止で、会場に残した出展物や装飾の材料は事務局が処分し、その費用は出展者に請求するとされています。搬入のほうも、装飾の材料は会期の前々日までに搬入を済ませるよう書かれていて、小口の荷物は宅配便で送ることを勧めています（出典：前出の FOODEX JAPAN 2026 出展の手引）。

閉場から車両が入るまでの時間に、持ち込んだ物を箱に詰め終えておけると、搬出がかなり楽になります。持ち込む物が多いときは、空き箱をどこに置いておくか、宅配便で送り返す物と車で持ち帰る物をどう分けるかも、搬入の前に決めておきましょう。

主催者のレンタル品と、施工会社の什器と、自社の持ち込み品が1つの小間に混ざると、撤去の日にどれを返し、どれを持ち帰るかが分かりにくくなります。手配表にどの物をどこから用意したかを書いておき、撤去の担当の人と共有しておくと、取り違えを防げます。

ここまでの仕分けと締切、搬入出の時刻を書き込める手配表を用意しました。置きたい物を1行ずつ書き、用意の仕方と申込先、締切、電気の容量、防炎の確認を埋めていく形です。社内での相談や、施工会社との打ち合わせにも使えます。

借りるか買うかは、出展の回数と、置き場所・運ぶ手段で決める

什器やモニターを毎回借りるか、自社で買って使い回すかは、年に何回出展するかと、会期のあいだ以外に置いておく場所、会場まで運ぶ手段で決まってきます。買えば使うたびの費用はかかりませんが、保管と運搬と、傷んだときの手入れを自社で持つことになるからです。

倉庫の棚に、たたんだ展示会用の白いカウンター、梱包材で包んだ展示台、ケースに入ったモニターが整然と保管されている様子を、棚の正面から少し離れて写した写真。人物は写っていない

考えること	借りるほうが向いている	買うほうが向いている
出展の回数	年に1〜2回、または初めての出展	毎年いくつもの展示会に出る
置き場所	社内に大きな物を置く場所がない	倉庫や広い保管場所がある
運ぶ手段	遠くの会場が多い、運ぶ車と人を出しにくい	近くの会場が多く、自社の車で運べる
見た目	決まった形・色で足りる	毎回同じ見た目で、自社らしいブースにしたい

年に何度も出るなら、造作の什器を保管して使い回す前提で作ると、2回目以降の費用が変わります。出展の費用の全体の中で、什器や機材にどれくらい回すかは、展示会ブースの費用の記事に書いています。補助金を使って出展する場合は、レンタルの費用や装飾の費用が対象になるかが制度ごとに違うので、展示会の出展補助金の記事も見ておいてください。

什器・照明・モニターをブースとまとめて頼むなら

社名の見せ方や照明、映像まで作り込むブースでは、什器と照明、モニターやLEDビジョンを、ブースのデザインと一緒に頼むと、電気の容量や置き場所を最初からまとめて決められます。電気の申請などの手続きをまとめて任せられるのも、まとめて頼む利点です。

展示会の設営の日に、紺の無地の作業着の作業員2人が、白い壁のブースに木の展示台を据え、もう1人が脚立に乗って壁の上のスポットライトの向きを合わせている様子を、ブースの斜め前から写した写真

AGSでは、展示会ブースのデザイン・施工として、レイアウトと3Dパースのご提案から、木工造作やシステムパネルの壁、展示台やカウンターなどの什器、展示物を引き立てる照明の計画、電気工事の申請などの手続きの代行、会場の搬入出の時間に合わせた設営と撤去までを行っています。「デザインは決まっているので施工だけ」といった一部のみのご依頼も可能です。

グループのアディザネージでは、LEDビジョンの販売・レンタルと設置も手がけています。マリンメッセ福岡のものづくりワールド九州でブースを設計から施工まで手がけ、LEDビジョンとLEDキューブサイネージを組み合わせた例はこちらの制作実績で、グランメッセ熊本の展示会で大型LEDビジョン2台とLEDキューブサイネージを使ったブースは先進建設・防災・減災技術フェアの制作実績でご覧いただけます。

出展の規程を受け取ったばかりの段階でも、どうぞご相談ください。お見積りは無料で、拠点は福岡・博多、現場は全国にお伺いします。

よくある質問

Q. 主催者のレンタル備品と、レンタル会社に直接頼むのでは、何が違いますか？

主催者のレンタル備品は、主催者が指定した業者が搬入の日に小間まで届け、会期のあとに回収していく形が一般的で、申込も出展の手続きの中でできます。レンタル会社に直接頼む場合は、会場への搬入の段取りや、搬入車両の登録などを確かめることになります。どちらにしても、電気を使う物は主催者への電気の申込が必要です。

Q. 社内にあるモニターを持ち込んでもいいですか？

持ち込める展示会でも、電気の申込にそのモニターの消費電力を入れておく必要があります。壁のコンセントを会期中に使えない会場もあるので、電源をどこから取るかを確かめてください。運ぶときの梱包と、撤去の日に持ち帰る手段も考えておくと安心です。

Q. レンタル備品の締切を過ぎてしまったら、もう借りられませんか？

展示会によって違います。期日に遅れた申込は受け付けないと出展の手引きに書いている展示会もあれば、照明のように、会場にある電気工事会社の受付で明るさを見てから追加できると案内している展示会もあります。まずは出展の手引きにあるレンタル備品の問い合わせ先に、借りられる物が残っているかを聞いてみてください。