イベント運営マニュアルの作り方｜当日スタッフ用の項目とテンプレート

イベントの運営マニュアルは、主催者が全体を把握するための1冊と、当日のスタッフに配る薄い1冊の、2つに分けて作るのがおすすめです。スタッフ用は「集合前に読むこと」「持ち場で見ること」「困ったときに見ること」の順に並べると、当日に開いてもらえる紙にできます。

主催者用のマニュアルには予算や見積り、来賓の名簿、進行の全部が入るので、どうしても厚くなります。一方で、当日のスタッフが現場で開けるのは、自分の持ち場に関係する数ページだけなんですよね。全部を綴じて配ると、必要なページを探しているうちに次の来場者が来てしまうこともあります。

緊急時のページも同じです。消防庁は、119番に通報すると「火事ですか？救急ですか？」と聞かれたあと、まず発生場所（住所・階・近くの目標物）を尋ねられると案内しています（出典：消防庁「消防の動き」2023年11月号「11月9日は『119番の日』」・2026年10月28日確認）。初めて入る会場の住所を、派遣や応援のスタッフは知らないことが多いと思います。なので、会場の住所と階と目印は、スタッフ用の1枚目に書いておきます。

この記事では、主催者用とスタッフ用の分け方、スタッフ用に載せる項目と順番、書かないこと、けが・熱中症・迷子・地震・雷・火事の書き方、配る時期と当日の朝の読み合わせを、環境省・気象庁・消防庁・自治体の資料をもとにまとめ、そのまま書き込めるテンプレートも用意しました。イベントの企画・運営と、当日のスタッフの手配をしている会社の目線で書いています。

イベントの運営マニュアルは、主催者用と当日スタッフ用の2つに分けて作る

運営マニュアルは、主催者が準備から振り返りまでを管理する「主催者用」と、当日のスタッフが現場で使う「スタッフ用」に分けて作ります。スタッフ用は主催者用から抜き出して作るので、手間が2倍になるわけではありません。

2つの違いは、次のようになります。

	主催者用	当日スタッフ用
読む人	主催者・事務局・各持ち場のリーダー	当日の持ち場に立つ全員（社員の応援・派遣スタッフ・ボランティア）
入れるもの	開催の目的、予算と見積り、体制図、準備の日程、進行表の全部、取引先や来賓の連絡先、会場との取り決め、振り返り	集合・服装・持ち物、本部の場所と会場の住所、自分の持ち場の動き、困ったときの連絡先と手順
形	ファイル1冊。準備の途中で何度も書き換える	持ち場ごとに数枚。前日までに内容を固めて配る
使う時期	準備の始まりから終わったあとの振り返りまで	前日までに読んでもらい、当日は持ち場で開く

持ち場ごとに誰を立て、誰に報告を集めるかという体制は、主催者用の側で決めます。決め方はイベント当日の運営体制のつくり方にまとめているので、そちらで体制表を作ってから、スタッフ用に必要な分を写してください。

スタッフ用には、来場者の名簿や、スタッフ一人ひとりの携帯番号の一覧のような個人の情報を入れないでおくと安心です。紙は会場で落としたり、置き忘れたりすることがあります。連絡先は本部と各持ち場のリーダーの番号だけにして、全員の番号は主催者用に置いておきます。

当日スタッフ用は、集合前・持ち場・困ったときの順に並べる

スタッフ用の運営マニュアルは、スタッフがその紙を開く順番に合わせて、「集合前に読む1枚目」「持ち場のページ」「困ったときのページ」の3つで作ります。ネットで配られている運営マニュアルのテンプレートの多くは「開催概要・体制図・スケジュール」の順で、これは主催者が全体をつかむための並びなんですよね。

並び	載せること	スタッフが開くとき
1枚目（全員共通）	イベント名と日時、集合の時刻と場所、服装と持ち物、本部の場所、会場の住所・階・目印、会場図、休憩の取り方、指示を出す人	前日と、当日の集合前
持ち場のページ（持ち場ごとに1枚）	持ち場の場所と人数、時刻ごとの動き、来場者への言葉の例、自分で決めてよいことと本部に回すこと、交代の相手	持ち場に着いたときと、手が空いたとき
困ったときのページ（全員共通）	けが・急病、熱中症、迷子と落とし物、地震、雷と強い雨、火事のときにすること、本部とリーダーの連絡先	何か起きたとき

1枚目は、集合・服装・本部の場所と、会場の住所

1枚目は、集合する前に家で読む紙です。集合の時刻と場所、服装と持ち物、本部の場所、会場の住所と階と目印（どの建物のどの入口か、近くの目立つ建物）を書きます。会場図には本部・救護所・トイレ・休憩場所・避難口の印を入れておくと、来場者に聞かれたときにもそのまま使えます。

派遣のスタッフは、派遣先（頼んだ側）の指示を受けて働くので、1枚目には「当日、誰の指示で動くか」を、その人の名前で書いておきます。派遣を頼むときの法律上の注意はイベントスタッフ派遣の手配の流れで詳しく書いています。

持ち場のページは、1つの持ち場を1枚にまとめる

持ち場のページは、受付・誘導・クローク・物販のように持ち場ごとに1枚にして、スタッフには自分の持ち場の紙だけを渡します。進行表は全部を写さず、その持ち場が忙しくなる時刻と、持ち場で何かが変わる時刻（開場・休憩・抽選・終了）だけを抜き出すと、紙が1枚に収まります。

来場者への言葉の例も、持ち場ごとに書いておくと、スタッフが迷わずに済みます。受付の言葉の例とよくある問い合わせの答え方はイベント受付のやり方に、司会の台本はイベント司会進行の例文と台本にまとめています。

困ったときのページは、緊急時と連絡先だけにする

困ったときのページには、何か起きたときに最初にすることと、本部とリーダーの連絡先だけを載せます。注意事項やお願いを同じページに混ぜると、慌てているときに目当ての行が見つけにくくなります。書き方は、このあとの「緊急時のページ」の章で出来事ごとに説明します。

運営マニュアルに書かないこと・書き方を変えること

当日スタッフ用の運営マニュアルからは、スタッフが現場で使わない情報を外し、判断をスタッフに預ける書き方を、誰が決めるかが分かる書き方に直します。分量を増やすより、外すほうが読まれる紙になります。

書かないこと・書き方を変えること	理由	代わりにこう書く
「臨機応変に」「適宜」「状況を見て」	何をしてよいかが分からず、スタッフごとに動きが変わる	「列が入口の外まで伸びたら、本部に連絡して2列目を開ける」のように、きっかけと動きを書く
開催の経緯や目的の長い説明	当日の動きに使わない	目的は1行にして、1枚目の上に置く
予算・見積り・取引先とのやり取り	スタッフの仕事に関係がなく、外に出したくない情報	主催者用にだけ置く
全員の携帯番号・来場者の名簿	紙を落とすと、個人の情報が外に出る	本部とリーダーの番号だけ。名簿は受付の担当だけが持つ
社内の略称・専門用語（部署の略称、会場の業界用語）	社外のスタッフに通じない	「北口の受付」のように、場所と役目で書く
「何かあれば本部へ」だけ	本部の場所と連絡の手段が分からない	本部の場所、電話番号、無線のチャンネルを書く

運営マニュアルは、全部を書こうとすると、どの行が大事なのか分からない紙になりがちです。スタッフ用は「その人が当日の自分の持ち場で使うか」で1行ずつ残すかどうかを決めてください。迷った行は主催者用に回しておけば、消えることはありません。

特に「何かあれば本部へ」だけの書き方では、近くにいた何人ものスタッフが、誰かがもう本部に知らせただろうと思って、結局誰も連絡していなかった、ということが起きやすくなります。野球で外野の間に上がったフライを、お互いに相手が捕ると思って見送ってしまうのと同じです。誰が本部に知らせるか（例：見つけた人が知らせる）まで書いておくと防げます。

緊急時のページは、出来事ごとに「その場でやること」と「誰が決めるか」を書く

緊急時のページは、けが・急病、熱中症、迷子と落とし物、地震、雷と強い雨、火事のように出来事ごとに分けて、持ち場のスタッフがその場でやることと、本部の誰が決めるかを書きます。環境省のイベントの熱中症対策ガイドラインも、傷病者が出たときに現場で見るマニュアルを先に作り、対応の責任者と、誰が通報し誰が運ぶかを具体的に決めておくことを挙げています（出典：環境省「夏季のイベントにおける熱中症対策ガイドライン2020」3章・2026年10月28日確認）。

同じガイドラインは、傷病者が出た場所を伝えやすくするために、会場のエリアに分かりやすい名前を付けて区分することも勧めています。「Aテントの前」「北口の階段」のように、会場図の場所の呼び方をスタッフ用の1枚目とそろえておくと、本部への連絡が早くなります。

けがや急病は、119番で聞かれる順に書いておく

けがや急病では、持ち場のスタッフは本部に連絡し、本部の救護の担当が119番に通報するかを決める、という流れが基本です。宇都宮市の「イベント開催における危機対策の手引き」も、軽いけがは本部で手当てし、重いけがは本部から消防に連絡して医療機関に運ぶ流れを示しています（出典：宇都宮市「イベント開催における危機対策の手引き」平成29年5月・2026年10月28日確認）。

ただ、意識がない、呼びかけに答えないといった場面で、本部の判断を待つと通報が遅れることがあります。環境省のガイドラインも、大きなイベントでは主催者側で連絡の窓口を1つにまとめつつ、通報が遅れないよう十分に気をつけることを挙げています。宇都宮市の手引きも、大きな事故などの有事に負傷者が出たときは、先に消防・警察に通報してから本部に連絡する流れを示しています。近くのスタッフが先に119番に通報してよい場面を主催者が決めて、緊急時のページに書いておいてください。

通報する人が迷わないように、冒頭で触れた消防庁の案内のとおり、「救急です」「場所（住所・階・目標物）」「誰がどうしたか」「通報者の名前と電話番号」の順に書いた欄を作っておきます。AED（自動体外式除細動器）の場所も、同じ欄に並べておくと探さずに済みます。会場と周りのAEDは、日本救急医療財団の全国AEDマップで前もって調べられます（2026年10月28日確認）。

熱中症は、冷やす場所と、水を飲ませてはいけない場合を書く

熱中症が疑われるときは、涼しい場所に移して衣服をゆるめ、首の付け根・わきの下・足の付け根を冷やすことを、手順として書いておきます。環境省の「熱中症環境保健マニュアル2022」は、呼びかけへの反応がおかしい、答えがないときは、水分が気道に入るおそれがあるので口から飲ませてはいけないとしています。吐き気がある、吐いているときも同じです（出典：環境省「熱中症環境保健マニュアル2022」2章3・4・2026年10月28日確認）。

同じマニュアルは、救急車を呼んだときも、着くまでのあいだ体を冷やし続けること、倒れたときの様子が一番分かる人が医療機関まで付き添うことを挙げています。緊急時のページには、救護のテントや冷房のある部屋の場所、氷や冷たい飲み物の置き場所、付き添う人の決め方まで書いておくと、その場で探さずに済みます。

スタッフ自身の熱中症にも備えておきます。環境省のガイドラインは、スタッフは来場者より厳しい暑さの中で、自由に動けず休憩も取れない場合があると書いています。持ち場のページに交代と休憩の時刻を入れておくのは、そのためでもあります。

迷子と落とし物は、本部に連れてくる・届けると決めておく

迷子と落とし物は、持ち場で預からずに本部に集める、と決めておくのが分かりやすいです。宇都宮市の手引きは、迷子を見つけたら本部に案内し、名前・年齢・保護者の名前・連絡先などを確かめてから会場にアナウンスすること、保護者が子どもを探しているときは、すぐにアナウンスとスタッフの巡回をすることを挙げています（出典は前の項と同じ宇都宮市の手引き）。

同じ手引きでは、落とし物は見つけたら本部に連絡し、拾った時刻と場所を確かめてから会場にアナウンスして、イベント中に持ち主が現れなければ後日警察に届ける、という流れになっています。持ち場のスタッフには「迷子の子どもからは離れずに本部へ連れて行く」「落とし物は時刻と場所をメモして本部へ」の2行を書いておけば足ります。子ども連れの多い催しの迷子の備えは、ファミリー向けイベントの企画で詳しく書いています。

地震のときは、スタッフが「施設の係員」として声をかける

地震のときは、持ち場のスタッフが来場者に身を守るよう声をかけ、出口に殺到しないように落ち着かせる役目を持ちます。気象庁は、緊急地震速報を見聞きしたときの行動として、人がおおぜいいる施設では「施設の係員の指示に従ってください」「落ち着いて行動し、あわてて出口には走り出さないでください」と案内しています（出典：気象庁「緊急地震速報を見聞きしたときは」・2026年10月28日確認）。

来場者から見ると、その「施設の係員」はイベントのスタッフです。緊急時のページには、揺れているあいだに来場者にかける言葉（「頭を守って、その場で低くしてください」「あわてて出口に向かわないでください」）と、揺れが収まったあとは本部からの指示を待って避難の誘導をすることを書いておきます。

避難口や避難する経路は、会場の決まりがあるので、会場との打ち合わせで確かめてから書いてください。気象庁の同じページは、エレベーターでは最寄りの階で止めてすぐに降りるよう案内しているので、エレベーターの前に立つ持ち場があれば、そのことも1行入れておきます。

雷と強い雨は、止める判断をする人を決めておく

屋外の催しでは、雷が近づいたときや強い雨や風になったときに、誰がプログラムを止めて来場者を避難させるかを決め、その人の名前を緊急時のページに書いておきます。気象庁は、雷鳴が聞こえるなど雷雲が近づく様子があるときは落雷が差し迫っているとして、鉄筋コンクリートの建物や自動車、バス、列車の中は比較的安全な空間だと案内しています（出典：気象庁「雷から身を守るには」・2026年10月28日確認）。

この比較的安全な空間の中に、テントは挙げられていません。来場者をどの建物に避難させるか、そこまでの道順を、前もって決めて会場図に書いておくと、当日に慌てずに済みます。中止を決める基準を暑さ指数（WBGT）や雷の情報からどう決めるかは、スポーツイベントの企画の暑さと雷の中止基準の章で詳しく書いています。

火事は、周りに知らせて、危ないときは先に逃げると書く

火事のときは、見つけたスタッフが大きな声で周りに知らせ、本部に連絡する、と書いておきます。消防庁は、煙や火が通報している場所まで広がるなど危険が迫っているときは、すぐに避難し、安全な場所から119番に通報するよう案内しています（出典は冒頭と同じ消防庁「消防の動き」2023年11月号）。

消火器や消火栓の場所、避難の経路、会場の管理事務所への連絡のしかたは会場ごとに決まりがあるので、会場との打ち合わせで確かめてから書き込んでください。

緊急時のページの中身を、出来事ごとにまとめると次のとおりです。

出来事	持ち場のスタッフがその場でやること	本部が決めること
けが・急病	本部に連絡する。意識がないなどの場面の動き方は主催者が決めておく	119番に通報するか、救護の担当を向かわせるか
熱中症	涼しい場所に移し、衣服をゆるめて冷やす。反応がおかしいときは飲ませない	救急車を呼ぶか、付き添う人
迷子・落とし物	子どもから離れずに本部へ。落とし物は時刻と場所をメモして本部へ	会場のアナウンス、巡回、持ち主が現れない落とし物を警察に届けること
地震	頭を守ってその場で低く、と声をかける。出口に走らないよう落ち着かせる	揺れが収まったあとの避難と、続けるか止めるか
雷・強い雨や風	本部に知らせる。避難の指示が出たら、決めておいた建物へ誘導する	プログラムを止めるか、避難させるか、再開するか
火事	大きな声で周りに知らせ、本部に連絡する。危険が迫っているときは先に避難し、安全な場所から119番に通報する	会場の管理事務所への連絡、避難の誘導、続けるか止めるか

この記事の項目をそのまま書き込める、当日スタッフ用の運営マニュアルのテンプレートを用意しました。1枚目の集合と会場の情報、持ち場のページ、緊急時のページ、配るときと回収のチェックまで、印刷して埋めれば配れる形になっています。

配るのは数日前、読み合わせは当日の朝に持ち場ごとに

当日スタッフ用の運営マニュアルは、遅くとも前日までに配って読んでおいてもらい、当日の朝は持ち場ごとに短く読み合わせをして、口頭で確かめるのがおすすめです。紙を配っただけでは、全員が読んでいるとは限りません。

配る時期は、派遣や応援のスタッフが集合の場所と服装を準備できるよう、1枚目だけでも数日前に届くようにします。持ち場のページと緊急時のページは、内容が固まる前日にまとめて送る形でも構いません。紙のほかに、スマートフォンで開けるPDFも送っておくと、当日に紙を忘れた人も見られます。

当日の朝に全員で共有することは、イベント当日の運営体制のつくり方の「当日朝の共有」で5つに絞って書きました。運営マニュアルの読み合わせでは、そのうえで持ち場ごとに、指示を出す人の顔と名前、本部の場所、緊急時のページのどこを開くかを、実際に指さして確かめておくと安心です。

終わったあとは、スタッフ用の運営マニュアルを回収します。会場図や連絡先の入った紙なので、配った部数を数えておき、撤収のときに持ち場ごとに集めると、置き忘れも防げます。スタッフから「ここが分かりにくかった」という声を聞いておくと、次の回の主催者用とスタッフ用をそのまま直せます。

運営マニュアルの作成と当日のスタッフをまとめて頼むなら

運営マニュアルは社内で作り、受付や誘導の人手だけを外部に頼むこともできますし、運営マニュアルの元になる進行表の作成から当日の運営までをまとめて頼むこともできます。社員の皆さんが来賓やお客さまの応対に回りたい会では、当日の持ち場を外部のスタッフに任せる形が取りやすいと思います。

AGSはイベントスタッフ派遣で、受付・来場者の誘導・クローク・駐車場の誘導・列の整理から、会場の設営と撤去までのスタッフを、必要な人数だけ手配しています。事前に集合の時間・服装・当日の指示系統をすり合わせ、当日は現場のご担当者様の指示のもとで動きます。

イベント企画・運営では、進行台本とキューシート（きっかけを時刻順に書いた表）の作成から、設営・受付・進行・撤去までの当日運営をお受けしています。当日の運営だけ、スタッフの手配だけといった一部のご依頼も可能です。

運営マニュアルの中身がまだ決まっていない段階でも、ご相談いただけます。お見積りは無料で、拠点は福岡・博多、現場は全国にお伺いします。

よくある質問

Q. 運営マニュアルのテンプレートは無料で使えますか？

この記事のテンプレートは、印刷やPDFへの保存を含めて無料でお使いいただけます。項目を書き換えたり、持ち場のページを持ち場の数だけコピーしたりして、イベントに合わせて使ってください。

Q. スタッフ用の運営マニュアルは何ページくらいがよいですか？

1人が受け取る紙は、1枚目と自分の持ち場のページと緊急時のページで、A4の3〜4枚ほどに収まると持ち歩きやすいと思います。持ち場が多い催しでも、1人が全部の持ち場のページを持つ必要はありません。

Q. 運営マニュアルは紙とスマートフォンのどちらで配ればよいですか？

両方用意しておくと安心です。屋外では画面が見にくい、電池が切れる、手袋やクリップボードで操作しにくいといったことがあるので、当日は紙を持ち場に置き、スマートフォンのPDFは予備にしておくと使いやすいと思います。