展示会のスタッフ派遣では、受付・案内・呼び込み・チラシ配布・設営撤去といったブース運営まわりの仕事を一通り頼めます。一方で、製品の説明と商談は、自社の社員が受け持つのが基本の分担です。
外部のスタッフが得意なのは、来場者を迎えて人の流れを作る仕事です。自社の製品やサービスを一番深く語れるのは、やはり社員なんですよね。なので「呼び込みで足を止めてもらい、興味のある方を社員につなぐ」という組み合わせにすると、少ない社員でもブースが回ります。
この記事では、展示会で外部スタッフに頼める仕事の中身、1小間・2小間での人数の目安、依頼前に決めておく5つの項目と依頼の流れをまとめました。スタッフ派遣という仕組みそのものの説明はイベントスタッフ派遣とはで書いたので、この記事は展示会の場面に絞ります。イベントの企画・制作・施工とスタッフ派遣をしている会社の目線で書いています。
展示会のスタッフ派遣で頼める仕事
ブースの運営まわりは、おおむね外部に頼めます。依頼が多いのは、受付・案内、呼び込み・チラシ配布、設営・撤去、荷物やバックヤードの管理です。
受付・案内
名刺やアンケートの受け取り、ノベルティの手渡し、「資料はこちらです」といった一次案内をしてもらえます。ブースの入り口に立って来場者を迎える、いわばブースの顔になる役割です。
社員が商談で手いっぱいのときも、ブースを空にしないで済みます。ここが受付を頼む一番の利点です。
呼び込み・チラシ配布
通路を歩く来場者に声をかけて、足を止めてもらう役割です。チラシやサンプルを配りながら、「◯◯でお困りの企業さま向けの展示です」のような一言で、興味の有無を確かめてもらいます。
展示会の通路は人が流れ続けるので、声をかける人がいるかどうかで立ち寄りの数が変わりやすいです。声かけの内容やノベルティも含めた、ブースに人を集める動き全体は展示会ブースの集客で詳しく書いています。
AGSでも、モーターショーのような大型展示会に、来場者への声かけや案内を担当するコンパニオンを派遣しています。1回の依頼で2〜3人という規模が多いです。
設営・撤去
会期前日の搬入・設営と、最終日の撤去も人手として頼めます。荷ほどき、什器の組み立てやパネルの取り付けの手元、閉場後の梱包と搬出までが範囲です。
撤去は閉場と同時に全ブースが一斉に始まるので、時間との勝負になりやすいんです。設営日と撤去日は、会期中より人手が効く日だと考えておいてください。
ブースの造作を施工会社に頼んでいる場合、造作の組み立てはその会社が行うので、頼むのは展示品や配布物まわりの人手が中心になります。ブース全体の準備の進め方は展示会ブースの作り方にまとめています。
荷物・バックヤードの管理
パンフレットの補充、ノベルティの在庫管理、バックヤードの整理といった裏方の仕事です。地味に見えますが、「配る物を切らさない」を守ってくれる大事な持ち場です。
外部スタッフに任せる仕事と、自社社員がやる仕事の線引き
線引きの目安は、「誰がやっても同じ品質にできる仕事」は外部へ、「自社の人間にしか答えられない仕事」は社員が持つ、です。製品の仕様への質問、価格や納期の相談、その場の商談は社員の仕事になります。
外部のスタッフに製品知識を短期間で入れるのは難しく、答えに詰まる場面を来場者に見せるほうが損だからです。
現場で見ていて足りないと感じるのは、人数そのものより「最初の声かけ」がうまい人です。来場者には、声をかけられるのが苦手で避けている方も多いんですよね。そこをうまく引き込めるスタッフがいないと、その先の説明までつながりません。
初めて出展する会社の担当者は、この声かけに慣れていないことが多いです。なので声かけと引き込みは慣れた外部スタッフに任せて、興味を持った方への深い説明を社員が受け持つ形をおすすめしています。
おすすめはリレー形式の分担です。呼び込みのスタッフが足を止めてもらい、興味のありそうな方を「詳しい者がご説明します」と社員へつなぎます。ハイキュー!!でいうと、守備の名手・西谷がレシーブでボールをつなぎ、スパイクはエースが打つ分担ですね。
つなぎ方は、判断の要らない形で決めておくとうまく回ります。「名刺をいただいたら社員に渡す」「アンケートのこの欄に◯が付いたら案内する」のような合図です。ここまで決めてあれば、スタッフは迷わず動けますし、社員は商談に集中できます。
ブース規模別の人数の目安｜1小間・2小間の体制例
1小間（3m×3m前後）なら常時2〜3人、2小間なら4〜5人の体制が目安です。そのうち説明・商談役の社員が1〜2人、残りを外部スタッフで組む形が多いです。
1小間の例を挙げると、社員1人（説明・商談）＋外部スタッフ1〜2人（受付と呼び込み）です。ブースが小さいぶん、全員が中に入るとかえって入りにくい雰囲気になるので、1人は通路側に出て呼び込みに回ります。
2小間になると、社員2人＋外部スタッフ2〜3人あたりが組みやすいです。受付・呼び込み・説明の持ち場をきちんと分けられるようになります。
もうひとつ、忘れやすいのが休憩の分です。会期は朝から夕方までほぼ立ちっぱなしなので、常時立っていてほしい人数に交代要員を1人足しておくと、昼休憩で持ち場が空きません。休憩は全員一緒ではなく、1人ずつ順番に回します。
人数は来場者の多さや小間の位置でも変わるため、最終的には出展の規模と目的を伝えて相談するのが確実です。持ち場・時間帯・指示役を1枚にまとめる体制表の作り方はイベント当日の運営体制のつくり方で書きました。
依頼前に決める項目と依頼の流れ
依頼前に決めておくのは、日時、業務の範囲、服装、当日の指示役、集合の5つです。ここが固まっていると、見積りも人選も速く進みます。
- 日時：会期だけでなく、設営日・撤去日を含めるか。それぞれ何時から何時までか
- 業務の範囲：受付だけか、呼び込みや配布も頼むか。配布物の種類と量
- 服装：スーツ指定か、自社で用意するユニフォームか。貸与するならサイズの確認も
- 当日の指示役：スタッフが誰の指示で動くか。困ったときに誰へ聞くか
- 集合：集合時間と場所、入館証の受け渡し、搬入口の案内
この中でも特に固めておいてほしいのが、業務の範囲です。実際にあった行き違いの例は、スタッフが「聞いていた範囲にない仕事まで頼まれた」というものでした。当日その場で頼まれると断りにくく、本来の持ち場が手薄になります。派遣スタッフが何をやり、社員が何をやるかを、依頼の時点で書き出しておいてください。
もうひとつ決め忘れやすいのが指示役です。労働者派遣は、派遣会社に雇用されたスタッフが、依頼側（派遣先）の指揮命令を受けて働く仕組みと定められています（出典：厚生労働省「労働者派遣事業」・2026年9月8日確認）。当日の指示を出すのは依頼側なので、指示役を1人決めて、朝の顔合わせで紹介しておいてください。
依頼の流れは、次の4段階です。
- 展示会名・会期・小間数・頼みたい業務と人数を伝える
- 見積りと人員の提案を受ける
- 事前打ち合わせで、服装・集合・指示役・社員へのつなぎ方を確定する
- 当日、朝礼で顔合わせをしてスタート
展示会は会期が重なりやすく、同じ時期に各社の手配が集中します。依頼は早ければ早いほどよく、遅くとも会期の1か月前までにあると安心して人選できます。出展が決まった時点で早めに相談しておくと確実です。
上の5項目を書き込んで、そのまま見積り依頼に使える記入式シートを用意しました。印刷して打ち合わせ前に埋めてみてください。
展示会スタッフの料金は何で変わるか
料金は「時間単価 × 人数 × 拘束時間」が土台で、単価は頼む業務の中身によって変わります。具体的な金額は条件の組み合わせ次第で幅があるので、条件を固めて見積りで確かめるのが確実です。
金額を動かす主な要素は、次のとおりです。
- 業務内容：受付・配布のような業務より、語学対応など技能を指定する手配のほうが高くなりやすい
- 拘束時間：開場前の朝礼から閉場後の片付けまでが拘束時間。設営日・撤去日を足すとその分増える
- 人数と日数：会期3日×4人なら、延べ12人分の稼働になる
- 時期：展示会が集中する時期は手配が埋まりやすく、直前の依頼ほど選択肢が減る
- 事前研修の有無：一次案内まで頼むなら、研修の時間も見込む
同じ「4人お願いします」でも、設営日を含むかどうか、研修をするかどうかで金額は変わります。見積りを比べるときは、金額の大小より先に「どこまでの範囲が入っているか」を揃えて見てください。料金構成の基本の考え方はイベントスタッフ派遣とはでも書いています。
AGSも労働者派遣事業の許可（派 40-300537）を受けて、展示会をはじめとするイベントの人材を手配しています。ブースの制作・施工も本業なので、スタッフ派遣と設営をまとめてご依頼いただくことも可能です。手配元が同じだと、設営から当日までの連携で迷いが減ります。見積りは無料です。
よくある質問
Q. 設営・撤去だけを頼むこともできますか？
頼めます。会期中の運営は社員で回し、人手が集中して要る設営日と撤去日だけ外部に頼む形は、よくある依頼のひとつです。
Q. 製品説明までお願いできますか？
詳しい説明と商談は、自社の社員が持つ設計をおすすめします。「パンフレットにある3つの特長を伝える」程度の一次案内であれば、事前研修とトークの台本があれば対応できることが多いです。
Q. どれくらい前に依頼すればいいですか？
早ければ早いほどよく、遅くとも会期の1か月前までの依頼をおすすめします。展示会シーズンは同じ会期に手配が集中して、埋まりやすいためです。直前でも空きがあれば対応できることはあるので、まずは問い合わせてみてください。
Q. 急な欠員が出たらどうなりますか？
派遣会社側で代わりのスタッフを調整するのが基本です。ただ、当日朝の欠員は調整が間に合わない場合もあるので、大事な持ち場ほど「空いたら誰がカバーするか」の順番を決めておくと安心です。
展示会の成果は、ブースの見た目と同じくらい、当日に人が回っているかで決まりやすいです。運営まわりを外部に任せて、社員は説明と商談に集中する形が組めると、来場者と話せる時間がぐっと増えます！
まずは小間数と会期を手元に置いて、頼みたい仕事の範囲から書き出してみてください。
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