AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
スタッフ手配 依頼前に決める項目シート
展示会・イベントのスタッフを外部に頼む前に、このシートを埋めてから見積りを依頼してください。項目が決まっているほど、見積りが速く・正確になります。
STEP 1いつ・どこで・何人を決める
まず枠組みです。時間は「開場から閉場まで」ではなく、集合から解散までで書きます。設営日・撤去日が別にあるなら分けて書きます。
| 依頼する日にち例: 会期3日間＋前日設営 | 集合〜解散の時間開場の30分〜1時間前集合が多い | ||
| 集合場所例: 会場◯◯ホール 自社ブース前 | 人数（1日あたり）業務ごとの内訳はSTEP 2へ |
STEP 2頼む業務の範囲を書き出す
「接客まわり全部」のような頼み方だと、当日に「それは聞いていない」が起きます。業務ごとに人数と時間帯を分けて書きます。
| 業務 | 人数 | 時間帯 | お願いする内容のメモ |
|---|---|---|---|
| 受付・案内来場者を迎える、名刺・アンケートの受け取り | |||
| 呼び込み・配布通路への声かけ、チラシ・ノベルティ配り | |||
| 設営・撤去荷ほどき、什器の組み立て、梱包・搬出 | |||
| バックヤード・その他在庫補充、荷物番、飲み物の管理など |
STEP 3当日の受け入れ方を決める
外部スタッフは、指示する人が決まっているほどよく動けます。「誰の指示で動くか」を1人に決めるのがいちばん大事です。
| 当日の指示担当自社の誰がスタッフに指示を出すか。1人に決める | 指示担当の連絡先当日つながる携帯番号 | ||
| 服装の指定例: 黒スーツ／自社で貸すユニフォーム | 持ち物の指定例: 黒パンプス、筆記用具 | ||
| 休憩の取り方例: 交代で60分。休憩場所も書く | 昼食の扱い支給する／各自で用意 |
STEP 4事前に渡す情報をそろえる
呼び込みや受付でも、「何の会社の、何のブースか」を一言で言えるかどうかで働きが変わります。渡す資料を先に決めておきます。
| 会社・製品の一言説明スタッフがそのまま口にできる長さで | 声かけの決まり文句例: 「◯◯の実演、いまからです」 | ||
| よく聞かれる質問と答え詳しい質問は社員につなぐ、まで決める | やらないこと・NG事項例: 価格の話はしない、写真対応は社員へ |
STEP 5依頼前の最終チェック
埋め終えたら、見積り依頼の前にここを確認してください。
| 設営日・撤去日の人数を会期中と分けて伝えられる | |
| 業務ごとの人数・時間帯が埋まっている「全部で◯人」だけの依頼にしない | |
| 当日の指示担当を1人に決めた | |
| 服装・持ち物・休憩の条件を書いた当日の行き違いでいちばん多いところ | |
| 事前に渡す資料（一言説明・想定問答）の用意を決めた | |
| 依頼の時期に余裕がある会期直前は手配が難しくなりやすい。決まった時点で相談を |
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