イベント企画は何から決める？6つの順番と企画書に書く項目

イベント企画は、目的、ターゲット、予算、日程と会場、内容、体制の6つを、この順番で決めていくと迷いにくくなります。

「何をやるか」を決めるのは5番目です。前に決めたことが後ろの選択肢を絞ってくれるので、順番どおりに進めると、内容を選ぶ段階では候補がかなり少なくなっています。

私たちが企画のご相談を受けるときも、最初の打ち合わせでまだ決まっていないことが多いのは、目的・ターゲット・予算感の3つです。逆にこの3つがある程度固まっていれば、会場や内容の話はかなり早く進みます。

この記事では、6つを決める順番とその理由、目的を数字の目標に置き換える例、会場と一緒に確かめておきたい届出、企画書に書く項目までをまとめました。イベントの企画・制作・施工をしている会社の目線で書いています。

イベント企画で決めることは6つ、順番は目的から体制まで

決めることは、目的、ターゲット、予算、日程と会場、内容、体制の6つです。

順番	決めること	中身
1	目的	何のために開くか。来場者に最終的に何をしてほしいか
2	ターゲット	誰に来てほしいか。人数の規模感
3	予算	いくらまで使えるか（概算でよい）
4	日程・会場	いつ、どこで開くか
5	内容	プログラム・演出・出し物
6	体制	誰が何を担当するか。外部に頼む範囲

5番の「内容」から考え始めると、面白そうな案はたくさん集まります。ところが目的が決まっていないので比べる物差しがなく、決め手がないまま日程だけが近づいてくる、という進み方になりやすいんです。

キャンプにたとえると、川辺に張るか林間に張るかを決める前に道具を選んでいる状態に近いと思います。場所によって持っていく道具が変わるように、目的とターゲットが決まると、選べる内容も自然に決まってきます。

目的・ターゲット・予算の3つが決まると、打ち合わせが早く進む

最初に固めたいのは、目的・ターゲット・予算感の3つです。社内の打ち合わせでも、外部の会社への相談でも、この3つがあれば話の前提がそろいます。

目的があいまいになりやすいのは、長く続いているイベントです。「毎年やっているから」が開催の理由になっていて、何のための開催かを説明できる人がいない、という状態は珍しくありません。

目的と「来場者に最終的に何をしてほしいか」が決まらないと、企画は立てようがありません。逆にそこが一文で言えれば、ターゲットも予算の配分も考えやすくなります。

予算は、最初は上限の目安だけで構いません。会場費・設営費・運営費の内訳は、会場の候補が見えてから詰めていけば大丈夫です。どんな項目にお金がかかるかは、イベント企画の費用の内訳と見積りの比べ方にまとめています。

目的は「来場者にしてほしい行動」と数字の目標に置き換える

目的を決めるときは、「来場者に最終的に何をしてほしいか」を一つ決め、それを数えられる目標に置き換えるのがおすすめです。

「来た人に喜んでもらう」のような目標でも、無いよりはずっといいと思います。ただ、来場者数や商談の件数のような数字の目標があると、企画はぐっと立てやすくなります。演出にお金をかけるのか、告知にかけるのか、予算の配分にも理由が付けられるからです。

置き換えの例を表にしました。数字の目標は、開催後に数えられるものを選んでください。

開催の狙い	来場者にしてほしい行動	数字の目標の例
新商品を知ってほしい	その場で試してもらう	試食・試用した人数
見込みのお客さまを見つけたい	名刺を置く、アンケートに答える	名刺・アンケートの件数、商談の予約数
日頃のお客さまに感謝を伝えたい	後日もう一度来店・購入する	配ったクーポンが使われた枚数
社名やお店を覚えてほしい	写真を撮って投稿する	会場のハッシュタグが付いた投稿の数
社員の一体感を作りたい	全員が何かに参加する	参加率、終了後アンケートの満足度

数字が一つ決まると、後の判断が楽になります。たとえば名刺の件数が目標なら、ステージを豪華にするより、受付で名刺をいただく流れと、話を聞ける席を用意するほうに予算を回す、という判断がしやすくなります。

来場者数を目標にする場合は、イベントの集客方法で、告知と当日の会場作りの組み立て方を書いています。

予算と日程・会場は、内容より先に押さえる

目的とターゲットが決まったら、次は予算の上限と日程・会場です。内容を固めてから会場を探すのではなく、会場を先に押さえてください。

理由は2つあります。1つは、人気の会場や時期から先に埋まっていくことです。土日や年度の節目は予約が集中しやすく、内容を練っている間に候補が減っていきます。

もう1つ、会場の条件によっても内容の幅が変わります。広さ、天井の高さ、電源の容量、搬入口の大きさによって、ステージや大型の装飾を組めるかどうかが変わってきます。

下見のときは、雰囲気だけでなく「何が持ち込めて、何が借りられるか」まで聞いておくと、後の工程で慌てずに済みます。搬入口のサイズと搬入できる時間帯は、聞き忘れの多い項目です。

火を使う出店や大人数の催しは、届出も会場と一緒に確かめる

会場を決める段階で、届出が必要かどうかも確かめておくと安心です。届出には期限があるので、内容が固まってから気づくと日程が苦しくなります。

たとえば福岡市消防局では、祭礼・縁日・展示会など多くの人が集まる催しで、ガスコンロやバーベキューコンロなどの火気器具を使う露店を開く場合、開設する日の3日前までに所轄の消防署へ届け出る決まりになっています（福岡市消防局「多数の者の集合する催しにおける火災予防・指定催しの公示」、2026年10月5日確認）。

届出の名称や条件は自治体ごとに違うので、開催地の消防署と会場の担当者に確認してください。人数の多いイベントで必要になる届出と安全の準備は、大人数のイベント企画にまとめています。

内容は目的に効く2〜3本に絞り、体制は「誰に聞けば決まるか」から決める

ここまで決まると、ようやく「何をやるか」を選ぶ段階です。「誰に何をしてほしいか」が決まっていれば、候補は自然と数個に絞られます。

候補を出すときは、予算と準備期間で選べる企画例を集めた面白いイベント企画のアイデアも参考にしてみてください。その中から、予算と会場の条件に合うものを選べば、内容の議論は長引きにくくなります。

気をつけたいのは、詰め込みすぎです。あれもこれもと入れると、来場者は何のイベントだったかを思い出しにくくなります。目的に効く企画を2〜3本に絞ったほうが、記憶に残りやすいと思います。

内容が決まったら体制です。全体の責任者、会場・進行・受付などの持ち場、外部に頼む範囲を決めます。準備中も当日も、誰に聞けば決まるのかがはっきりしているだけで、現場の混乱はかなり減ります。当日の持ち場の分け方と指示の流し方は、イベント当日の運営体制の作り方で詳しく書いています。

イベントの種類によって、先に決めることが増える

6つの順番はどのイベントでも大きくは変わりませんが、種類によっては早めに決めておきたいことが加わります。主な種類と、詳しく書いた記事を並べました。

イベントの種類	早めに決めたいこと	詳しい記事
周年記念	時期ごとに誰が何を決めるか、招待の範囲	周年イベントの企画
社員総会・懇親会などの社内行事	社内向けの目的の決め方	社内イベントの企画
100人を超えるイベント	会場の収容、受付の動線、進行、体制	大人数のイベント企画
商業施設での催し	施設の担当者が決めること、営業中の制約	商業施設のイベント企画
会場とオンライン配信を両方行う	カメラ・背景・音・照明・回線	会場＋配信のイベント企画
屋外のスポーツイベント	暑さ・雷のときの中止基準	スポーツイベントの企画

当てはまる種類があれば、6つの順番に沿って進めながら、その記事の項目を書き足していくと抜けが減ります。

企画書に入れる項目

企画書は、立派な書類である必要はありません。ここまで決めてきた順番を、そのまま項目に並べれば形になります。

項目	書くこと
イベント名（仮）	内容が伝わる仮の名前でよい
目的・ゴール	開催の狙いと、来場者にしてほしい行動。数字の目標があれば書く
ターゲット	誰に来てほしいか、想定人数
開催概要	日時、会場、開催形式
内容	プログラムの概要とタイムテーブル案
予算	概算の総額と、会場費・設営費・運営費などの内訳
体制	主催・運営メンバー・外部委託の範囲
準備スケジュール	決裁、会場確定、届出、制作物の入稿など、節目の日付
リスクと代替案	雨天時の対応、集客が想定を下回った場合の判断など