社内イベントの企画の進め方｜目的の決め方と企画アイデア

社内イベントの企画は、「目的 → 形式 → 規模と予算 → 体制」の順に決めていきます。

やりがちなのが、ネタ探しから始めること。「何か面白い企画はないか」で検索を始めると、候補は集まるのに決め手がないまま日程だけが迫ってきます。

この記事では、社内イベントを任された総務・人事の方に向けて、他社が実際に何をやっているかのデータ、目的の決め方と企画アイデア、規模ごとの準備の目安を、イベントの制作・運営を手がける立場からまとめます。

社内イベントでは何が行われている？

まず全体像です。産労総合研究所の「2020年 社内イベント・社員旅行等に関する調査」によると、業務の一環として行う「業務関連行事」を何らかの形で実施している企業は99.4%、レクリエーション目的の「余暇・レク行事」を実施している企業は64.0%でした。

主な行事の実施率は次のとおりです。

業務関連行事	実施率	余暇・レク行事	実施率
入社式・新入社員歓迎会	90.5%	社員旅行（宿泊を伴うもの）	27.8%
内定式	71.6%	花見・BBQなど	21.9%
永年勤続表彰式	68.6%	夏祭り・地域行事	21.3%
忘年会・仕事納め・納会	63.9%	各種スポーツ大会	19.5%
歓送迎会	50.3%	日帰り旅行	16.0%
新年会・仕事始め	44.4%	社内運動会	10.1%
業務関連イベント	21.3%
社員総会	18.9%
ファミリーデー	10.1%

（出典：産労総合研究所「2020年 社内イベント・社員旅行等に関する調査」。個別の実施率は同調査の報道発表資料（PDF）の図表1による。2021年1月7日公表・有効回答169社・2019年または2019年度の実績・2026年8月21日確認）

この表から読み取れることが1つあります。奇抜な企画をやっている会社は、思ったほど多くありません。上位に並ぶのは入社式、表彰式、納会といった定番ばかり。

つまり企画の勝負どころは、珍しいネタを見つけることではなく、定番をどう仕立てるかにあります。

企画は「何をやるか」から始めない

最初に決めるのは目的です。同じ調査では、業務関連行事の実施目的として「コミュニケーション促進」「企業理念の浸透」「エンゲージメント向上」が、余暇・レク行事では「コミュニケーション促進」「家族・社員の慰労」が多く挙げられています。

社内イベントの目的は、大きく次の3つに整理できます。

• つなぐ：部署や世代を越えて社員同士を知り合わせる（懇親会・スポーツ大会・グループワーク）
• 伝える：会社の方針や理念を共有し、同じ方向を向いてもらう（社員総会・キックオフ・表彰式）
• ねぎらう：これまでの働きに報い、家族も含めて楽しんでもらう（社員旅行・ファミリーデー・納会）

バレーボールで、レシーブを飛ばしていきなりスパイクは打てません。目的を飛ばして形式から入ると、同じことが起こります。「とりあえずボウリング大会」で集まったものの、部署ごとに固まって終わった。よくある話です。

目的が決まれば、形式は自然に絞れます。逆に、目的が2つ以上あるなら、無理に1回のイベントへ詰め込まず、プログラムを前半・後半で分ける方が伝わります。

目的別・社内イベントの企画アイデア

目的と規模から形式を選べるように整理しました。

目的	企画の例	向いている規模
つなぐ	懇親会・立食パーティー、社内運動会、スポーツ大会、チーム対抗のゲーム大会、バーベキュー	20〜300人
伝える	社員総会、期初のキックオフ、方針発表会、事業部横断の成果共有会	50人〜
ねぎらう	永年勤続表彰式、納会・忘年会、ファミリーデー、社員旅行	規模を問わない
つなぐ＋伝える	社員総会＋懇親会の二部構成、表彰式＋交流会	100人〜

いちばん多い組み合わせが、最後の二部構成です。前半で会社の方針や表彰といった「伝える」を済ませ、後半の懇親会で「つなぐ」に移る。参加者にとっても、堅い時間と楽しい時間の切り替えが分かりやすい形です。

節目の年に開く記念行事として企画する場合は、周年イベントの企画の進め方に、招待範囲や記念品まで含めた進め方をまとめています。

誰が運営する？担当者が最初に決めること

運営主体は行事によって違い、総務部門が担うものが多くを占めます。先ほどの調査で社員総会（実施32社）の運営主体を見ると、総務部門が56.3%、有志のプロジェクトチームが31.3%。一方、内定式や入社式は人事部門が主体という結果でした。

どの部署が持つにせよ、本業と兼務で動かすことになる会社は少なくないはずです。だからこそ、企画に入る前に体制の線引きをしておくと後が楽になります。

• 決裁のルート：予算と内容を誰が承認するか。経営層の意向は先に聞いておく
• 実行メンバー：何人で回すか。有志を募るなら、募集の時期と役割
• 当日の役割：進行、受付、撮影、片付け。誰が何を持つか

ここを曖昧にしたまま企画を進めると、決裁の段階で内容がひっくり返ったり、当日に担当者1人が走り回ることになります。

準備スケジュールの目安

必要な準備期間は、人数と会場で大きく変わります。目安はこのくらいです。

規模	主な会場	準備期間の目安
〜50人	自社の会議室、飲食店	1〜2ヶ月
50〜150人	貸会議室、ホテルの宴会場	2〜3ヶ月
150〜500人	ホール、大宴会場、体育館	3〜6ヶ月

決め手になるのは会場の空き状況です。ホテルの宴会場やホールは、年度末・年度初め・年末といった集中する時期から先に埋まっていきます。日程が動かせないなら、会場だけでも早めに押さえておく。逆に会場に合わせて日程を動かせるなら、選択肢はぐっと広がります。

正直に言います。準備期間が短いこと自体は、そこまで問題になりません。困るのは、日程と会場が決まらないまま、内容の議論だけが続いている状態です。

目的から当日の進行まで、決めることを順に書き込めるシートにしました。ここから先の章で触れる内容も入っています。

現場から見た、社内イベントでつまずく3つのポイント

設営や運営で入る立場から、直前に発覚すると打つ手が限られるものを挙げます。

1つ目は、会場の備品です。 貸会議室やホールの音響・映像設備は、思っているより控えめなことがあります。マイクが2本しかない、スクリーンが後方から見えないサイズ、窓が暗くできず投影が薄い。下見のときは「何が借りられて、何を持ち込む必要があるか」まで確認しておくと安心です。

大きな会場で全員に見せる必要があるなら、LEDビジョンのように明るい場所でもはっきり映る機材を持ち込む選択肢もあります。

2つ目は、転換の時間です。 表彰式から懇親会へ、といった切り替えには、椅子の並べ替えや料理のセットが入ります。ここを5分で見積もっていると、進行がまるごと押します。プログラムを作る段階で、転換の時間も1つの項目として書き込んでおいてください。

3つ目は、当日の人手です。 社内イベントの担当者は、当日「参加者」でもあります。受付に立ち、写真を撮り、司会と打ち合わせ、そのうえで自分も楽しむ。これは無理があります。

受付や誘導といった手を外部に頼めば、担当者が本来やるべき全体の見守りに集中できます。頼み方はイベントスタッフ派遣の記事にまとめました。記録用の撮影まで頼みたい場合は、イベントスタッフ派遣のサービス内容をご覧ください。

自社で回す？外部に頼む？

小規模な懇親会や部署単位のレクリエーションなら、社内で回した方が早く、費用も抑えられます。外部に相談する価値が出るのは、次のような場合です。

• 参加人数が100人を超え、会場設営や座席の設計が必要になる
• ステージ・音響・照明・映像を使う（社員総会、表彰式、方針発表会）
• 当日の進行を止められない（来賓や経営層が登壇する、配信や記録撮影がある）
• 担当者が本業と兼務で、準備に割ける時間が限られている

全部を任せる必要もありません。設営と機材だけ、司会だけ、当日の運営スタッフだけ、という部分的な依頼もできます。企画は社内で考えて、形にする部分だけ外に出す。この分け方が、いちばん現実的でしょう。

費用はどう考えればいい？

社内イベントの費用は、「会場費・飲食費・設営と機材・制作物（記念品や印刷物）・運営人件費」で構成されます。総額を左右するのは、やはり人数と会場です。

予算を組むときは、総額ではなく一人あたりで見ると判断しやすくなります。同じ200万円でも、100人なら一人2万円、300人なら一人約6,700円。参加者の体験の濃さが変わってきます。

AGSはイベント企画・運営として、企画の相談から会場の設営、当日の運営までを手がけています。ステージ設営や会場装飾の実例は制作実績でご覧いただけます。見積りは無料で、「この予算で何ができるか」という段階のご相談も歓迎です。

よくある質問

Q. 何人くらいから外部に頼むのが一般的ですか？

人数だけで線を引くのは難しいのですが、ステージや音響・映像を使うかどうかが1つの目安です。100人を超えると会場設営や動線の設計が必要になり、社内だけで抱えるには負担が大きくなりがちです。

Q. 準備期間はどれくらい必要ですか？

会場が押さえられていれば、50人規模で1〜2ヶ月、150人規模で2〜3ヶ月が目安です。ただし記念品の名入れや映像制作が入る場合は、その納期から逆算してください。

Q. 自社の会議室やホールでも設営を頼めますか？

対応しています。自社の施設は「元から何もない」ことが多いので、ステージ・音響・照明・装飾を持ち込んで会場らしく仕立てる形になります。図面か写真があれば、できることをご提案しやすいでしょう。

Q. 福岡以外での開催でも対応できますか？

対応しています。拠点は福岡・博多ですが、現場は全国です。

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社内イベントの企画は、面白いネタを思いつくかどうかの勝負ではありません。目的をはっきりさせ、形式を選び、体制と日程を先に固める。この順番さえ守れば、定番の行事でも十分に伝わる会になります。

まずは「今回は、つなぐ・伝える・ねぎらうのどれか」。ここから決めてみてください。