AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
社内イベント 企画シート
上から順に書き込むと、社内で共有・相談できる企画の骨子ができあがります。STEP 1 から順に埋めてください。
STEP 1目的を1つ選ぶ
今回いちばん果たしたいものに1つだけチェック。2つ選びたくなったら、プログラムを前半・後半で分ける前提で主のほうを選びます。
つなぐ部署や世代を越えて、社員同士を知り合わせる
伝える会社の方針・理念を共有し、同じ方向を向いてもらう
ねぎらうこれまでの働きに報い、家族も含めて楽しんでもらう
目的を一文で書く（「◯◯に、△△してもらう会」の形で）
STEP 2形式を決める
目的に合う形式を書きます（例：社員総会＋懇親会の二部構成／表彰式／懇親会／社内運動会／ファミリーデー）。
| 今回の形式 |
STEP 3対象と規模を決める
| 参加してほしい人 | |
| 想定人数 | |
| 家族・来賓の参加 | |
| 参加区分 |
STEP 4日程と会場の候補を出す
| 候補 | 日程 | 会場 | 空き確認 |
|---|---|---|---|
| 第1 | |||
| 第2 | |||
| 第3 |
会場の下見で確認すること（当日「無かった」で困りやすい項目です）
| 収容人数と座席の形スクール形式・円卓・立食で入る人数が変わる | マイクの本数とワイヤレスの有無 | ||
| プロジェクター・スクリーンの大きさ後方の席から文字が読めるか | 室内を暗くできるか（窓・調光） | ||
| 電源の位置と容量 | 機材の持ち込み可否と搬入経路 | ||
| 控室・荷物置き場 | 飲食の可否（持ち込み・提供） |
STEP 5予算を一人あたりで見る
総額だけでは判断できません。人数で割って、参加者1人にいくら使うかを出します。
| 予算の総額 | 想定人数 | ||
| 一人あたり | 決裁の期限 |
| 内訳 | 概算 | 内訳 | 概算 |
|---|---|---|---|
| 会場費 | 設営・装飾 | ||
| 飲食費 | 音響・照明・映像 | ||
| 記念品・印刷物 | 運営スタッフ・司会 | ||
| 撮影（写真・映像） | 予備費 |
STEP 6体制と役割を決める
担当者1人に集めないための欄。空欄が残る役割は、社内で埋めるか外部に頼むかを先に決めます。
| 役割 | 担当（社内 / 外部） | 役割 | 担当（社内 / 外部） |
|---|---|---|---|
| 全体の進行 | 受付・名簿 | ||
| 司会 | 会場誘導 | ||
| 音響・映像操作 | 撮影 | ||
| 設営・片付け | 備品・買い出し |
STEP 7当日の進行を書き出す
「転換」の行を最初から入れてあります。式典から懇親会への切り替えなど、椅子を並べ替える時間は必ず見込んでください。
| 時刻 | 内容 | 担当 | 必要なもの |
|---|---|---|---|
| 搬入・設営 | |||
| リハーサル（音・映像・登壇の動線） | |||
| 受付開始 | |||
| 開会・挨拶 | |||
| 転換（席の並べ替え・料理のセット） | |||
| 閉会・見送り | |||
| 撤去・原状回復 |
STEP 8外部に頼むかを判断する（1つでも当てはまるなら早めに相談を）
| 参加人数が100人を超える（会場設営と動線の設計が必要になる） | |
| ステージ・音響・照明・映像を使う | |
| 来賓や経営層が登壇する／配信・記録撮影がある（進行を止められない） | |
| 自社の会議室・体育館など、設備が何もない場所で開く | |
| 担当者が本業と兼務で、準備に割ける時間が限られている |
Contact
まずはお気軽に
ご相談ください
お見積り・ご相談は無料です。「こんなことできる？」からで構いません。