AGS — EVENT PLANNING & MANAGEMENT

PRイベント企画と分担の整理シート

PRイベントを企画するときに、目的・今回のニュース・当日の写真・場所・分担・成果の測り方を順に書き込む紙です。社内やPR会社、イベント会社との最初の打ち合わせにお使いください。分からない欄は空欄のままで構いません。

会社名・部署

イベント名（仮）

開催日・発表日の候補

記入日・記入者

STEP 1目的と、一番の成果を決める

売上と露出の両方を狙う会でも、一番の成果を1つに決めておくと、会場の配置や当日の人の配り方で迷いにくくなります。

知ってもらいたいこと商品・サービス・地域・会社
届けたい相手例: 子育て中の家族・首都圏の方

1行にしやすい材料は、初めての取り組み・珍しい組み合わせ・具体的な数・季節や記念日・地域とのつながりです。その1行が、見ただけで伝わる場面を考えます。

形に1つ、場所の候補に印を付けます。場所は、届けたい相手が普段通る所と、撮影しやすい所の両方で選びます。

メディア向け記者発表会・メディア向けの体験会。
→ 記者が来る理由（初めて・新しい・数字）を先に。

一般向け商業施設や駅前での体験・試食・展示。
→ 場所の決まりと、混んだときの誘導を先に。

同じ日に両方午前はメディア、午後から一般の方、など。
→ メディアの時間にも楽しむ場面をつくる。

候補	場所	先に確かめること
	商業施設・アウトレットの広場	音の大きさ、火や電気の使い方、撮影と取材の受け入れ、搬入の時間
	駅前・公園・道路	警察・管理者への届けと締切、雨のときの代わり
	神社・寺・観光地	撮影してよい範囲、参拝の方や観光の方の動線
	ホテルの宴会場・ホール	記者席と撮影場所の取り方、電源と回線
	自社の店舗・ショールーム・工場	来場者を入れてよい範囲、駐車場と受付の場所

場所の名前と、聞いた答え

メディアに届ける仕事と、会場で起こす仕事に分けて考えます。受け持つ所に印を付けてください。両方に印が付いた行は、境目を打ち合わせで決めます。

施設や警察への届けに必要な日数は場所ごとに違うので、場所の候補が決まったら最初に確かめます。案内を出す前に、当日撮れる写真のイメージを決めておきます。

済	時期の目安	やること	締切の日付
	3か月前まで	目的と一番の成果、ニュースの1行、場所の候補と空きの確認
	2か月前まで	場所の決定と届け、会場の配置、装飾・背景のパネルのデザイン、分担の決定
	1か月前まで	写真のイメージを入れた案内とリリースの原稿、告知、配布物の発注
	2週間前まで	進行の台本、スタッフの持ち場、記者の受付と撮影場所、雨のときの代わり
	前日〜当日	設営、リハーサル、記者の受付、写真と動画の記録
	翌日以降	記事・投稿の収集、来場者数と体験した人数のまとめ

目標は開催の前に書き、結果は終わってから書き込みます。伝えたかった1行が記事にそのまま書かれていたかも、あわせて見ておきます。

次の企画に生かしたいことのメモ