AGS — EVENT PLANNING & MANAGEMENT
PRイベントを企画するときに、目的・今回のニュース・当日の写真・場所・分担・成果の測り方を順に書き込む紙です。社内やPR会社、イベント会社との最初の打ち合わせにお使いください。分からない欄は空欄のままで構いません。
売上と露出の両方を狙う会でも、一番の成果を1つに決めておくと、会場の配置や当日の人の配り方で迷いにくくなります。
| 知ってもらいたいこと商品・サービス・地域・会社 | |
| 届けたい相手例: 子育て中の家族・首都圏の方 |
| 一番 | 成果 | 見る数字 |
|---|---|---|
| 取り上げられること | 記事・番組・Webの件数と媒体、SNSの投稿の数 | |
| 来て体験してもらうこと | 来場者数、体験・試食をした人数 | |
| 売る・申し込んでもらうこと | 売上、申込数、問い合わせの数 |
1行にしやすい材料は、初めての取り組み・珍しい組み合わせ・具体的な数・季節や記念日・地域とのつながりです。その1行が、見ただけで伝わる場面を考えます。
| 今回のニュースの1行例: ◯店舗の郷土の味が1か所に集まる | |
| 1行の材料初めて・組み合わせ・数・季節・地域 | |
| 当日撮ってほしい写真1枚誰が・何をしている場面か | |
| 写真に入れたい名前社名・商品名・ロゴ | |
| 来場者が撮りたくなる場所フォトスポット・体験の場面 |
形に1つ、場所の候補に印を付けます。場所は、届けたい相手が普段通る所と、撮影しやすい所の両方で選びます。
| 候補 | 場所 | 先に確かめること |
|---|---|---|
| 商業施設・アウトレットの広場 | 音の大きさ、火や電気の使い方、撮影と取材の受け入れ、搬入の時間 | |
| 駅前・公園・道路 | 警察・管理者への届けと締切、雨のときの代わり | |
| 神社・寺・観光地 | 撮影してよい範囲、参拝の方や観光の方の動線 | |
| ホテルの宴会場・ホール | 記者席と撮影場所の取り方、電源と回線 | |
| 自社の店舗・ショールーム・工場 | 来場者を入れてよい範囲、駐車場と受付の場所 |
| 場所の名前と、聞いた答え |
メディアに届ける仕事と、会場で起こす仕事に分けて考えます。受け持つ所に印を付けてください。両方に印が付いた行は、境目を打ち合わせで決めます。
| 仕事 | 自社 | PR会社 | イベント会社 | 担当者・締切 |
|---|---|---|---|---|
| 伝える中身とニュースの1行を決める | ||||
| リリースの作成と配信、記者への案内と取材の調整 | ||||
| 場所の手配と、施設・警察・管理者への届け | ||||
| 会場の配置、ステージ・装飾・背景のパネル・映像 | ||||
| 体験・試食のコーナーと、配布物 | ||||
| 進行の台本、司会、受付と誘導、スタッフ | ||||
| 記者の受付と撮影場所の確保 | ||||
| 告知のWeb・SNS・チラシ | ||||
| 当日の写真と動画の記録 | ||||
| 取り上げられた記事・番組・投稿の収集とまとめ |
施設や警察への届けに必要な日数は場所ごとに違うので、場所の候補が決まったら最初に確かめます。案内を出す前に、当日撮れる写真のイメージを決めておきます。
| 済 | 時期の目安 | やること | 締切の日付 |
|---|---|---|---|
| 3か月前まで | 目的と一番の成果、ニュースの1行、場所の候補と空きの確認 | ||
| 2か月前まで | 場所の決定と届け、会場の配置、装飾・背景のパネルのデザイン、分担の決定 | ||
| 1か月前まで | 写真のイメージを入れた案内とリリースの原稿、告知、配布物の発注 | ||
| 2週間前まで | 進行の台本、スタッフの持ち場、記者の受付と撮影場所、雨のときの代わり | ||
| 前日〜当日 | 設営、リハーサル、記者の受付、写真と動画の記録 | ||
| 翌日以降 | 記事・投稿の収集、来場者数と体験した人数のまとめ |
目標は開催の前に書き、結果は終わってから書き込みます。伝えたかった1行が記事にそのまま書かれていたかも、あわせて見ておきます。
| 見る数字 | 目標 | 結果 |
|---|---|---|
| 当日の来場者数と、体験・試食をした人数 | ||
| 取り上げられた記事・番組・Webの件数と媒体 | ||
| 来場者のSNSの投稿の数（ハッシュタグなど） | ||
| 開催の前後の問い合わせ・Webサイトへのアクセス | ||
| ニュースの1行が、記事にそのまま書かれていたか |
次の企画に生かしたいことのメモ