AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
イベント当日 体制表・役割分担シート
埋めれば、当日の朝にそのまま全員へ配れる体制表になります。人数からではなく「誰が何が得意か」から割り当てるのがコツです。
STEP 1本部と指示系統を決める
報告は本部に一本化します。ゴールは「迷ったら誰に聞くか」を全員が言える状態です。責任者は接客や来賓対応と兼任させません。
| 本部責任者 | 連絡先 | ||
| 責任者の代理責任者が動けないときに判断する人 | 連絡先 | ||
| 本部の場所「必ずここにいる」と言える場所 | 連絡手段例：口頭／携帯／インカム |
STEP 2持ち場ごとに人を割り当てる
前に立つのが得意な人は接客・声かけへ、細かいことに気づいて動ける人はバックヤードへ。名前の前に、その人の得意から考えます。「交代・応援」の欄は、休憩の交代要員や急な欠員の代わりに入る人です。
| 持ち場 | リーダー | 担当者 | 交代・応援 |
|---|---|---|---|
| 本部（責任者）他の持ち場と兼任させない | |||
| 受付開場直後がピーク。開始1時間は厚めに | |||
| 会場誘導・案内駐車場・エレベーター前など迷う場所に | |||
| 接客・ブース対応前に立って話すのが得意な人を | |||
| バックヤード補充・備品。気づいて動ける人を | |||
| 救護・トラブル対応兼任でもよい。段取りはSTEP 4で |
上の6つ以外の持ち場（クローク・撮影・物販・駐車場係など）があれば書き足します。
| 追加の持ち場 | リーダー | 担当者 | 交代・応援 |
|---|---|---|---|
STEP 3当日の流れと「動く持ち場」を書く
時間ごとに「そのとき忙しくなる持ち場」を書いておくと、応援を出す判断が早くなります。
| 時刻 | 内容 | 忙しくなる持ち場・応援の動き |
|---|---|---|
| 集合・朝の共有（開場前に10〜15分） | ||
| 設営・持ち場の最終確認 | ||
| 開場（受付のピーク） | ||
| 開始・プログラム進行 | ||
| 混雑が読める時間帯（休憩・転換・抽選など） | ||
| 終了・見送り | ||
| 撤収・忘れ物確認 |
STEP 4救護・緊急時の段取りを決める
専任を置けなくても、「誰が判断し、どこへ運び、どこに連絡するか」だけは先に決めておきます。
| 救護の判断者 | 連絡先 | ||
| 会場内のAEDの場所 | 最寄りの救急病院 | ||
| 会場の緊急連絡先管理事務所・警備室など | 遺失物の保管場所 |
STEP 5当日朝の共有チェック（開場前10〜15分）
体制表は、全員に伝わってはじめて機能します。朝の共有で次の5つを伝えたか確認してください。
| イベントの目的と、来場者に最後どうなってほしいかを伝えた | |
| この体制表を全員に配った（持ち場・リーダー・連絡先） | |
| タイムテーブルと、混雑しそうな時間帯を共有した | |
| トラブル・体調不良が起きたときの報告先を伝えた | |
| 休憩の回し方と集合場所を決めて伝えた |
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