STEP 1人数と「その日に持ち帰ってほしいこと」を決める

この2つで、会場の広さ・辞令の渡し方・時間配分・演出が順番に決まります。前年の資料があっても毎年決め直します。

新入社員に持ち帰ってほしいことに、1つか2つだけチェックします。「例」はそれに合う演出です。

持ち帰ってほしいことを一文で書く（社長のあいさつの中身や、呼ぶ人を決める軸になります）

STEP 2人数に合わせて会場と設営を決める

人数の区切りは目安です。会場の天井の高さや座席の並べ方でも、必要な機材は変わります。

決めた内容と、会場の担当者に確かめた答えを書き込みます。

STEP 3式次第と時間配分・司会のきっかけを書く（進行台本）

「目安」は新入社員20名で60分前後に収まる基本の流れです。「時刻」には当日の実際の時刻を書き込みます。演出を1つ足すと、全体で1時間半前後を見込んでおくと予定が立てやすくなります。「きっかけ」の欄には、司会の言葉や登壇者の動きのうち、どれを合図に次へ進むか、音楽や映像を出すかを書きます。

STEP 4音楽と映像を出す合図を一覧にする（音響・映像の担当に渡す）

STEP 3の「きっかけ」のうち、音楽や映像を使う場面だけを抜き出して、素材と合図を書きます。会場で流す音楽や映像を配信にも乗せるときは、権利の扱いが会場の中だけで流す場合と変わることがあるので、配信する範囲と一緒に確認しておきます。

STEP 5辞令交付（または表彰・記念品贈呈）の渡し方と名簿

渡し方を1つ選びます。1人を呼んで前に出てもらい、辞令を渡して礼をして戻るまでを仮に30秒とすると、20名で10分、100名なら50分になります。実際には席から前までの距離や礼の回数で変わるので、1人分の時間はリハーサルで測ります。

名前を呼ぶ順に書きます。読み方は1〜2週間前までに本人に一人ずつ確かめます。配属先からの一言（カード）は、入社式の2〜3週間前までに書いてもらうよう頼んでおきます。21名以上は、この表をコピーして続けます。

STEP 6当日の担当と連絡先を書く（このシートを渡す相手）

司会・音響と映像の担当・会場や設営会社には、STEP 3〜5を同じ版で渡します。直したら、渡した全員に配り直します。

STEP 7準備の締切を書き込む（6か月前〜当日）

4月1日に開く場合は、ほかの会社の入社式と日が重なります。ホテルの宴会場や音響・映像の機材を使うなら、会場と機材の予約は早めに動いた方が選べる幅が広がります。

STEP 8前日のリハーサルで確かめる

全部を通さなくても、はじめの3つを確かめておくと、当日止まりやすいところが分かります。気づいたことは右の欄に書き、STEP 3の台本に反映します。

STEP 9来年の担当へ引き継ぐ

式が終わったら、覚えているうちに書きます。来年の担当はこのシートを前年の資料として使えますが、STEP 1の人数と「持ち帰ってほしいこと」だけは毎年決め直してもらってください。