AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION

海外展示会出展前の確認シート

海外の展示会に出展するときに、国内と違う6つの点（会場の決まり・電源・輸送と通関・現地の手配・日程・費用）を、主催者の出展者マニュアルを読みながら書き込む紙です。埋めた状態で輸送会社・施工会社に渡すと、確認のやり取りが一度で済みます。

展示会名

会期（現地時間）

開催都市・会場名

記入者（社内の主担当）

STEP 1展示会と会場の基本を書き出す

出展者マニュアル（Exhibitor Manual）の数字を書き写します。主催者指定の業者の有無を先に押さえると、項目が埋めやすくなります。

小間番号・小間サイズ例: Hall 12 / A-23・3m×3m（米国は10ft×10ft）		マニュアルの入手日主催者のサイトか出展者ページから
主催者指定の輸送会社指定あり／なし。ありなら社名		主催者指定の施工会社指定なしで自社手配の場合の追加料金の有無も
会場の電気業者会場専属か、主催者指定か		日本側の窓口（1人）現地とのやり取りをまとめる担当

海外の会場では「社員が自分でできる作業」と「会場側の作業員に発注する作業」が規則で分かれています。国や会場によって線の引き方が違うので、「一般にはこう」で進めず、マニュアルの労働規則・技術規程の項を読んで印を付け、確認した相手と条件を残してください。

確認する項目	可	不可	条件あり	条件・確認先
社員による設営・撤去（手工具・はしご）例: 米国は6ヶ月以上のフルタイム社員なら可、という会場がある
台車・フォークリフトの使用4輪台車も不可、動力機器は会場側だけ、など
電気の接続・建物からの吊り物一定電圧以上の接続や建物からの吊りは電気工に発注、という会場がある
ブースの高さ制限例: 吊り物を含めて6.5mまで、隣接ブースとの境界の扱い
標準ブースへの釘・ねじ・接着パネルへの加工が禁止のことがある

設営できる日時例: 会期2日前 7:00〜19:00		撤去の開始と期限例: 最終日 15:00開始・翌々日 18:00まで
1日の作業時間の上限法律や会場の規則で決まっていることがある		作業員の料金区分通常・割増・2倍になる時間帯と曜日

現地の電圧・周波数・プラグを先に書き、100V前提の機材を1台ずつ照らし合わせます。申請する容量は起動時の負荷ぶんの余裕を見ます。

現地の電圧・周波数例: 120V・60Hz／230V・50Hz		プラグの形状マニュアルか会場の技術規程で確認
電気申請の締切日締切後は割増か受付不可のことがある		申請する容量合計の消費電力＋余裕。終夜電源が要るかも書く

送るものを「持ち帰るもの」と「配る・売る・処分するもの」に分けて書きます。持ち帰るものは免税の一時輸入（保税展示場・ATAカルネ）、持ち帰らないものは輸入税・付加価値税の対象で、国によって扱いが違います。輸送会社に確認した内容を残します。

輸送会社見本市の輸送の経験があるか		輸送方法船便／航空便／国際宅配便
輸送会社へ引き渡す日例: 欧州向けは船便が会期2ヶ月前、航空便が3週間前が目安		会場に届く日・受け取りの立会者数量と破損を確認する人の名前
一時輸入の手続き保税扱い／ATAカルネ／Customs Bond など。米国は見本市にカルネ不可		木箱の燻蒸処理の要否EU・中国などで要ることがある
輸送保険の範囲会期中も補償されるか		会期後の扱い持ち帰る／売却／寄贈・廃棄。それぞれの通関

頼む相手を「主催者指定」と「自社で選ぶ」に分けて、担当と連絡先を書きます。通訳は契約の範囲が通訳だけのことが多いので、接客や配布まで頼むなら別に決めます。時差があるので、返事は翌営業日になる前提で早めにまとめて送ってください。

現地の施工会社主催者指定か、自社手配か。担当者名と連絡先		現地のレンタル業者什器・映像機器などを現地で借りる場合
通訳の手配先と契約の範囲通訳のみ／接客・配布も含む。休憩・残業の条件		通訳へ資料を送る日商品資料と想定問答。会期前に余裕を持って
出張者の人数と現地入りの日貨物の受け取りに間に合う日。2人以上が目安		ホテルの予約日会期中は料金が上がりやすい。スペース確定後すぐ
時差と連絡の時間帯例: 現地との時差 −8時間。日本の午前が現地の前日夕方		図面・数字の単位ミリかインチか、kWかAか、を最初に合わせる

会期の日付を起点に、締切を後ろから書き込みます。目安の時期は軽い出品物を想定したもので、重い機械や長尺の出品物は輸送と据え付けに時間を足してください。