AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION

賀詞交歓会段取り・式次第シート

今年の会の形、案内と出欠、年末年始を挟む準備の日程、式次第と挨拶の持ち時間、受付と当日の役割分担、会場の手配までを書き込む紙です。決まっていない欄は空欄のままで構いません。

会の名前

開く日時

主催・責任者

記入日・記入者

STEP 1今年の会の形を決める

最初に「誰に、何を伝えるための会か」を1行で書いてから、続け方を選びます。人数・飲食・会費・会場が決まると、式次第の組み方や案内する相手と数が決めやすくなります。

出席の見込みは、去年の名簿と出欠の記録から出します。挨拶や乾杯をお願いする方は、役割の欄に書き、案内状とは別に早めにお願いします。

年末年始は印刷や製作の会社も休みになります。文字の入る物（看板・式次第・名札）は年内に確定するつもりで、期限を書き込みます。

済	時期の目安	やること	担当	期限
	10月中	今年の形（人数・飲食・会費・会場）を決め、社内の了承を取る
	10〜11月	会場を押さえ、キャンセルの期限を確かめる
	11月中	来賓に挨拶・乾杯をお願いし、案内状を送る（返信の締切・名簿の掲載の了承も書く）
	12月中旬	出欠を締め、人数・飲食の数・席を固める
	年内	式次第・看板・名札・名簿の文字を確定して入稿する
	年内	演台・音響・受付台・装飾など、会場に持ち込む物を手配する
	年明け	司会の台本・受付の名簿・当日の役割分担を仕上げる
	当日の朝	設営・音響の確認・司会と挨拶の方との打ち合わせ

基本は「開会→主催者の年頭の挨拶→来賓の祝辞→乾杯→歓談→中締め」です。立食では乾杯までを15分ほどに収めるつもりで、1人ずつの持ち時間を決めてからお願いします。

受付は開会の前に人が集中しやすいので、名札の並べ方と窓口の数を先に決めます。当日の役割は、1人に1つの持ち場を割り当てます。

ホテルなら一式で付いてくる物も、公民館・体育館・自社の会議室では外から手配します。会場に備え付けがある物は「会場」と書き、使わない物の行は空欄のままで構いません。