AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
今年の会の形、案内と出欠、年末年始を挟む準備の日程、式次第と挨拶の持ち時間、受付と当日の役割分担、会場の手配までを書き込む紙です。決まっていない欄は空欄のままで構いません。
最初に「誰に、何を伝えるための会か」を1行で書いてから、続け方を選びます。人数・飲食・会費・会場が決まると、式次第の組み方や案内する相手と数が決めやすくなります。
| 誰に、何を伝える会か方針を伝える・名刺交換の場など | |||
| 今年の続け方例年どおり・小さくする・形を変える・やめる | 去年の出席者数案内した数も | ||
| 今年の人数の見込み | 飲食立食・着席・軽食・なし | ||
| 会費金額・税込か税別か | 会費の受け取り当日・事前の振込 | ||
| 会場ホテル・自社・公民館・体育館 | 会場に入れる時刻撤去を終える時刻も | ||
| 中止の判断決める人・期限 | 会場・業者のキャンセルの期限 | ||
出席の見込みは、去年の名簿と出欠の記録から出します。挨拶や乾杯をお願いする方は、役割の欄に書き、案内状とは別に早めにお願いします。
| 案内する先 | 案内数 | 出席見込み | 役割（挨拶・祝辞・乾杯・中締めなど） |
|---|---|---|---|
| 来賓（議員・自治体・関係機関） | |||
| 取引先・会員 | |||
| 地域・関係団体 | |||
| 報道関係の方 | |||
| 社内・主催の側 | |||
| 合計 |
年末年始は印刷や製作の会社も休みになります。文字の入る物（看板・式次第・名札）は年内に確定するつもりで、期限を書き込みます。
| 済 | 時期の目安 | やること | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|---|
| 10月中 | 今年の形（人数・飲食・会費・会場）を決め、社内の了承を取る | |||
| 10〜11月 | 会場を押さえ、キャンセルの期限を確かめる | |||
| 11月中 | 来賓に挨拶・乾杯をお願いし、案内状を送る（返信の締切・名簿の掲載の了承も書く） | |||
| 12月中旬 | 出欠を締め、人数・飲食の数・席を固める | |||
| 年内 | 式次第・看板・名札・名簿の文字を確定して入稿する | |||
| 年内 | 演台・音響・受付台・装飾など、会場に持ち込む物を手配する | |||
| 年明け | 司会の台本・受付の名簿・当日の役割分担を仕上げる | |||
| 当日の朝 | 設営・音響の確認・司会と挨拶の方との打ち合わせ |
基本は「開会→主催者の年頭の挨拶→来賓の祝辞→乾杯→歓談→中締め」です。立食では乾杯までを15分ほどに収めるつもりで、1人ずつの持ち時間を決めてからお願いします。
| 時刻 | 項目 | 話す人・担当 | 持ち時間 | 依頼 |
|---|---|---|---|---|
| 開会 | ||||
| 主催者の年頭の挨拶 | ||||
| 来賓の祝辞・来賓紹介 | ||||
| 乾杯 | ||||
| 歓談 | ||||
| 鏡開き・手締めなど | ||||
| 中締め・閉会 | ||||
受付は開会の前に人が集中しやすいので、名札の並べ方と窓口の数を先に決めます。当日の役割は、1人に1つの持ち場を割り当てます。
| 名札に入れる項目会社名・お名前・肩書き | 来賓の見分け方名札の色・リボン | ||
| 受付の窓口来賓・会員・一般など | 名札の並べ方五十音順・会社別 | ||
| 会費・名刺の受け取り | クロークの場所 |
| 持ち場 | 担当 | 当日にすること・連絡先 |
|---|---|---|
| 全体の責任者・本部 | ||
| 来賓の出迎え・控室 | ||
| 受付・名札・会費 | ||
| クローク・案内・誘導 | ||
| 司会・進行の合図 | ||
| マイク渡し・音響 | ||
| 写真の記録 |
ホテルなら一式で付いてくる物も、公民館・体育館・自社の会議室では外から手配します。会場に備え付けがある物は「会場」と書き、使わない物の行は空欄のままで構いません。
| 品目 | 数 | 手配先・連絡先 | 済 |
|---|---|---|---|
| 演台・司会台・花台 | |||
| マイク・スピーカー・音響の担当 | |||
| ステージ・背面の看板・紅白幕 | |||
| 受付台・白布・名札・名簿 | |||
| 立食のテーブル・椅子（来賓・ご年配の方用） | |||
| 飲食・グラス・乾杯の飲み物 | |||
| 鏡開きの酒樽・木槌・台・養生 | |||
| クローク・案内看板・駐車場 |