AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
展示会 事前集客・案内の逆算シート
ブースの来場者は、会期前の案内でほぼ決まります。開催日から逆算して「誰に・何で・いつまでに」案内するかを書き込み、営業チームと共有してください。
STEP 1目標を数字で決める
「にぎわえば成功」では、終わってから評価も反省もできません。数字で書ける目標を先に決めます。
| 名刺・リードの目標例: 3日間で150件 | 商談アポの目標例: 会期後の商談10件 | ||
| 今回いちばん見せるもの製品・サービスを1つに絞る | 来てほしい客層例: 製造業の設備担当者 |
STEP 2案内する相手を洗い出す
新規の来場者だけを待たず、すでに知っている相手を呼ぶのが事前集客の基本です。3つの層ごとに、声をかける件数と担当を決めます。
| 案内する層 | おおよその件数 | 担当 |
|---|---|---|
| 取引中のお客さま例: 既存の取引先、商談が進行中の相手 | ||
| 休眠客・過去の名刺例: 以前の展示会で交換した名刺、止まっている商談相手 | ||
| これから知り合う相手例: 主催者の告知・自社サイト・SNSを見て来る新規来場者 |
STEP 3案内の手段と締切を逆算する
目安の時期はあくまで一般的な例です。開催日を起点に、自社の実際の締切と担当を書き込んでください。
| やること | 締切（記入） | 担当 |
|---|---|---|
| 主催者の出展社ページ・Webガイドへの情報登録主催者側の締切が先に来ます。案内が届いたらまず確認 | ||
| 営業からの個別の声かけ・アポ打診目安: 1か月前から動き始める。「◯日の◯時にブースで」まで決める | ||
| 招待状・招待券の発送目安: 3〜4週間前に発送し、2〜3週間前に届くように | ||
| 案内メール（1回目）目安: 3週間前。小間番号と「何が見られるか」を1つに絞って書く | ||
| 自社サイト・SNSでの出展告知目安: 2週間前。小間番号・会期・見どころを載せる | ||
| リマインドの案内（メール・SNS）目安: 3日前〜前日。アポのある相手には個別に一報 |
STEP 4当日、人を迎える準備を決める
案内で呼んだ人を、当日のブースで受け止める準備です。決めたらチェックを付けます。
| 最初の声かけの一言を決めた売り込みではなく、相手の状況を聞く質問形にする | |
| デモ・実演をやる時間帯を決めた常時やらない場合は「次回◯時」の掲示を用意 | |
| 配布物・ノベルティの数量を決めた1日あたりの想定来場×日数で見積もる | |
| 名刺・リード情報の取り方を決めた名刺への手書きメモ・ヒアリング項目をそろえておく | |
| 持ち場と休憩のシフトを組んだアポ対応で人が取られても通路側が空にならないように |
STEP 5会期後のフォローを先に決めておく
フォローの段取りは会期前に決めるものです。終わってから考えると、お礼が遅れて熱が冷めます。
| お礼の連絡を送る日目安: 会期終了から3営業日以内 | 送る担当 | ||
| リードの仕分け基準例: 今すぐ商談／時期が来たら／情報収集のみ | 営業への引き渡し日 |
振り返りメモ（次回の出展に引き継ぐこと）
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