AGS — EVENT PLANNING & OPERATION

イベント運営代行任せる範囲と分担の整理シート

運営を外の会社に頼む前に、何を任せて何を社内でやるか、任せても社内に残る仕事を誰が持つかを書き出す紙です。全部が埋まっていなくても、STEP 1 と決める人が書けていれば相談できます。

イベント名

開催日・会場

記入者（社内の主担当）

記入日

STEP 1イベントの枠組みを書く

運営会社が最初に知りたいのは、何のためのイベントで、誰が何人来て、いつ・どこで・いくらまでか、です。決まっていないところは「未定」と書きます。

迷うものは「相談」に印を付けて、打ち合わせで決めます。「当日の運営一式」のようにまとめて書くと、当日に「それは聞いていない」が起きやすくなります。

業務	自社	運営会社	相談	メモ
企画・進行の組み立て内容・式次第・進行表をつくる
会場の手配と下見予約・会場との打ち合わせ
届出・申請会場・警察・消防などへの手続き
告知・案内状・申込の受付案内の文面と、申込・出欠の取りまとめ
制作物看板・装飾・配布物・映像
設営と撤去机・椅子・ステージ・装飾の組み立てと片付け
音響・照明・映像の操作マイク・スクリーン・配信
受付・誘導・クローク来られた方の受付と案内
司会・進行の管理司会と、時間どおりに進める役
救護・警備警備は警備会社への依頼になる
記録と事後の対応写真・アンケート・報告書・お礼の連絡

STEP 2 の印から、近い範囲に1つ印を付けます。

企画から一式中身を決めるところから任せる。例: 担当者が少ない社員総会・周年式典、初めての販促イベント

当日の運営だけ中身は社内で決め、当日を任せる。例: 内容が決まった式典・発表会、毎年続けている催し

人の手配だけ社員が指示を出し、人だけを頼む。例: 社員で回す社内行事の受付の応援、展示会の案内スタッフ

どの範囲で頼んでも、決めること・主催者の名前で出す連絡・当日の判断は社内に残ります。名前で書きます。

予算と内容を最終的に決める人見積りと企画にOKを出す人
来賓・表彰者・登壇者を決める人人選と順番
社内への連絡を出す人参加の案内・当日の集合
来賓・来場者への連絡を出す人案内状・変更や中止のお知らせ
中止・延期を決める人不在のときの代わりの人も
けが・急病のとき社内で連絡を受ける人来場者のご家族・社内の上長への連絡
苦情の最終判断をする人返金・お詫びの判断

運営を請負で任せたときは、当日の要望は運営会社の現場責任者に伝え、スタッフに直接指示は出しません。人の手配（派遣）だけなら、社内の指示担当がスタッフに指示を出します。

社内の窓口当日、運営会社の責任者に話す人
運営会社の現場責任者名前と当日の連絡先
社員が入る持ち場運営会社の持ち場と分けて書く
渡す来場者の情報名簿のどの項目を渡すか
名簿の扱いの取り決め使う目的・保管・終了後の返却か削除

埋め終えたら、運営会社に相談する前にここを確認してください。

	イベントの目的を1行で言える
	業務ごとに「自社」「運営会社」「相談」の印が付いている
	予算と内容を最終的に決める人が決まっている
	中止・延期を決める人と、その代わりの人が決まっている
	社員が入る持ち場と、運営会社に任せる持ち場を分けた
	見積りを比べるときは、同じ STEP 2 の分担で各社に頼む