AGS — EVENT PLANNING & OPERATION
運営を外の会社に頼む前に、何を任せて何を社内でやるか、任せても社内に残る仕事を誰が持つかを書き出す紙です。全部が埋まっていなくても、STEP 1 と決める人が書けていれば相談できます。
運営会社が最初に知りたいのは、何のためのイベントで、誰が何人来て、いつ・どこで・いくらまでか、です。決まっていないところは「未定」と書きます。
| イベントの目的1行で。終わったあとに何が残れば成功か | |
| 来られる方と人数例: 社員と来賓で約200名 | |
| 日程と時間設営・撤去の日も分けて書く | |
| 会場決まっている／候補／これから探す | |
| 予算の上限税込みか税抜きかも書く | |
| 社内で当日動ける人数受付・案内に入れる社員の数 |
迷うものは「相談」に印を付けて、打ち合わせで決めます。「当日の運営一式」のようにまとめて書くと、当日に「それは聞いていない」が起きやすくなります。
| 業務 | 自社 | 運営会社 | 相談 | メモ |
|---|---|---|---|---|
| 企画・進行の組み立て内容・式次第・進行表をつくる | ||||
| 会場の手配と下見予約・会場との打ち合わせ | ||||
| 届出・申請会場・警察・消防などへの手続き | ||||
| 告知・案内状・申込の受付案内の文面と、申込・出欠の取りまとめ | ||||
| 制作物看板・装飾・配布物・映像 | ||||
| 設営と撤去机・椅子・ステージ・装飾の組み立てと片付け | ||||
| 音響・照明・映像の操作マイク・スクリーン・配信 | ||||
| 受付・誘導・クローク来られた方の受付と案内 | ||||
| 司会・進行の管理司会と、時間どおりに進める役 | ||||
| 救護・警備警備は警備会社への依頼になる | ||||
| 記録と事後の対応写真・アンケート・報告書・お礼の連絡 |
STEP 2 の印から、近い範囲に1つ印を付けます。
どの範囲で頼んでも、決めること・主催者の名前で出す連絡・当日の判断は社内に残ります。名前で書きます。
| 予算と内容を最終的に決める人見積りと企画にOKを出す人 | |
| 来賓・表彰者・登壇者を決める人人選と順番 | |
| 社内への連絡を出す人参加の案内・当日の集合 | |
| 来賓・来場者への連絡を出す人案内状・変更や中止のお知らせ | |
| 中止・延期を決める人不在のときの代わりの人も | |
| けが・急病のとき社内で連絡を受ける人来場者のご家族・社内の上長への連絡 | |
| 苦情の最終判断をする人返金・お詫びの判断 |
運営を請負で任せたときは、当日の要望は運営会社の現場責任者に伝え、スタッフに直接指示は出しません。人の手配（派遣）だけなら、社内の指示担当がスタッフに指示を出します。
| 社内の窓口当日、運営会社の責任者に話す人 | |
| 運営会社の現場責任者名前と当日の連絡先 | |
| 社員が入る持ち場運営会社の持ち場と分けて書く | |
| 渡す来場者の情報名簿のどの項目を渡すか | |
| 名簿の扱いの取り決め使う目的・保管・終了後の返却か削除 |
埋め終えたら、運営会社に相談する前にここを確認してください。
| イベントの目的を1行で言える | |
| 業務ごとに「自社」「運営会社」「相談」の印が付いている | |
| 予算と内容を最終的に決める人が決まっている | |
| 中止・延期を決める人と、その代わりの人が決まっている | |
| 社員が入る持ち場と、運営会社に任せる持ち場を分けた | |
| 見積りを比べるときは、同じ STEP 2 の分担で各社に頼む |