STEP 1当日動ける役員の人数と、準備にかけられる期間から、行事の大きさを決める

人数と期間が決まると、選べる行事と会場の候補が絞れます。3つのうち近いものに印を付けてください（人数と期間は大まかな目安で、行事の中身によって変わります）。

STEP 2使う手続きに印を付け、自分の自治体の窓口と締切を書く

窓口と締切は自治体によって違います。左の欄の例は福岡市・福岡県の資料（2026年9月確認）によるもので、ほかの地域で開くときは、同じ種類の窓口を自分の自治体で調べて右の欄に書き込みます。

無料で配る食べ物の扱いも、自治体と出し方によって変わります。流しそうめん・芋煮・餅つき・ぜんざいのように会場で作るなら、献立が決まった段階で保健所に聞いておきましょう。

STEP 3火を使う器具と、道路を止める時間を書き出す

消防署への届出には、使う器具を一覧で入れます。福岡市消防局の案内では、カセットコンロやバーベキューコンロのほか、ホットプレート、電気で動く綿菓子機・ポップコーン機、発電機も対象です。消火器は器具ごとに1本が要り、1つのテント内で支障がなければ共同で置くこともできます。

道路を通行止めにすると、近くに住む方の車の出入りにも影響します。止める時間と迂回の方法を決めて、回覧やポスティングで早めに知らせます（道路を使わない行事は飛ばしてください）。

STEP 4開催日から逆算して、やることの期日と担当を入れる

公園の許可と保健所への相談が1か月前なので、そこから逆算して動き始めるとあわてずに済みます。左の時期の目安をもとに、実際の日付を書き込んでください。

STEP 5係を分けて、担当と手伝いの人を決める

1人に2つ以上の係が重ならないようにしておくと、当日が回りやすくなります。役員でなくても、行事の日だけなら手伝える人はいるので、右の欄にはその方の名前を入れます。持ち場ごとの細かい担当と報告の流れは、別のシート「イベント当日 体制表・役割分担シート」（ags-web.net/tool/event-day-roster/）に書き込めます。

STEP 6雨の日の判断を、判断する人・時刻・連絡方法まで決める

2週間前までに決めて、案内にも「雨のときはどうなるか」を書いておきます。屋外の行事は、始まってから雨や雷が来て中断することもあるので、その場で止める人も決めておきます。

風への備えも、雨の日と一緒に確かめます。福岡市の市民活動保険では、のぼり旗や看板が風で飛んだり落ちたりして起きた事故は、設置作業中を除いて対象外とされています。

STEP 7配った相手を控え、来年の役員に残す

係の分担表と進行表を毎年残しておくと、それがそのまま次の年の引継ぎの資料になります。

来年への申し送り（やってよかったこと・やめてよい仕事・次は早めに動くこと）