AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
展示会出展 準備チェックリスト
出展決定から撤去・会期後まで、ブースまわりの「やること」を時系列で管理する進行表です。担当と期限を書き込んでお使いください。
PHASE 1会期3ヶ月前まで — 土台を固める
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 出展の目的を1つに絞る名刺集め／新製品披露／商談。ブースの形はここで決まる | |||
| 予算の枠を決める出展料（主催者へ）と施工・装飾費は別立てで考える | |||
| ブースの施工会社を決める早いほどデザインの選択肢が広がる | |||
| 出展規程と小間図面を施工会社に渡す高さ制限・装飾ルール・小間位置。正確な提案の前提 | |||
| 小間位置の条件を確認する角小間か中小間かで見せ方が変わる | |||
| 当日の説明員の人数を仮決めする |
PHASE 23ヶ月前〜2ヶ月前 — 中身とデザインを決める
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| ブースのデザインを確定する通路からの見え方（3秒で何のブースか）を最優先 | |||
| 壁面のキャッチコピーを決める社名ではなく「誰の・何を解決するか」で書く | |||
| 展示物・デモ機材を決めて手配する | |||
| カタログ・ノベルティなど配布物を発注する納期と数量を必ず確認 | |||
| 装飾に使う布・木材の防炎対応を確認する幕・じゅうたん・展示用合板は防炎物品（防炎ラベル）が義務 | |||
| 使う機材の消費電力を洗い出す電気申請の容量・コンセント位置の根拠になる |
PHASE 32ヶ月前〜1ヶ月前 — 申請を出し切る
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 主催者への申請の締切一覧を作る装飾・電気・火気・重量物など。会期1ヶ月前前後に集中しがち | |||
| 装飾・電気工事の申請を出す施工会社の代行範囲を確認して分担する | |||
| 電気の容量とコンセント位置を図面で確定する締切後の変更・当日の増設は難しい | |||
| 搬入車両の登録と搬入時間を確認する | |||
| 名刺・見込み客情報の集め方を決める主催者のリードスキャン／名刺回収の方法 | |||
| 説明員のシフトと役割分担を決める呼び込み／説明／商談。休憩の回し方まで | |||
| 接客の想定問答を共有するよく聞かれる質問と答え・パンフの渡し方 |
PHASE 4直前〜会期中 — 仕上げと運用
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 設営に立ち会う照明の当たり方・展示位置・配布物の置き場所を自分の目で確認 | |||
| 展示物・配布物の数量を確認して搬入する | |||
| 開場前に通路からブースを見て最終チェックする来場者の目線で「3秒で伝わるか」 | |||
| 名刺・見込み客情報を毎日集計する | |||
| 配布物の残量を毎日確認し、補充を手配する |
AFTER撤去・会期後 — 成果につなげる
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 撤去の段取りを決めておく廃棄と持ち帰りの仕分け・車両と人員。撤去は短時間勝負 | |||
| 獲得した名刺・見込み客に連絡する展示会の記憶が薄れる前に。1週間以内が目安 | |||
| 費用の実績と反省点を記録する次回出展の判断材料になる |
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