AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
展示会出展 費用内訳・予算配分シート
出展費用は「会場に払うお金」「ブースづくりのお金」「自社で手配するお金」の3つに分かれます。見積りを取る前に、項目ごとの予算配分を書き込んで社内で共有してください。左の「予定額」を先に埋め、見積りが届いたら右の欄に転記すると、どこが想定とずれたかがひと目で分かります。
STEP 1会場・主催者に払うお金
出展申込のときに決まるお金です。金額は主催者の出展案内（出展規程）に書いてあるので、そこから転記します。電気は「使用料」と「工事費」が別料金のことが多い項目です。
| 費用項目 | 予定額 | 見積り・確定額 |
|---|---|---|
| 出展料（小間料）小間数×単価。早期申込の割引も確認 | ||
| 主催者のパッケージ基礎小間・パッケージ装飾を使う場合 | ||
| 電気使用料・幹線工事主催者側に申請して払う分 | ||
| その他の申請費駐車証・保険・通信回線など |
STEP 2ブースづくりのお金（施工会社に頼む範囲）
見積り依頼の前に、どこまで頼み、何を持ち込むかを決める欄です。レンタルで済ませる物・自社の備品を持ち込む物は、予定額の欄に金額の代わりに「持ち込み」と書いてください。
| 費用項目 | 予定額 | 見積り・確定額 |
|---|---|---|
| デザイン・設計費図面・パースの作成費 | ||
| 造作・装飾壁面・カウンター・床（カーペット） | ||
| 照明・ブース内の電気工事スポットライト・コンセントの二次側 | ||
| 什器展示台・椅子・棚。レンタルか持ち込みか | ||
| サイン・グラフィック出力社名板・壁面グラフィック・タペストリー | ||
| 映像・音響機器モニター・LEDビジョンのレンタル | ||
| 設営・撤去・運搬人件費・トラック便。見積りに含むか確認 |
STEP 3自社で手配するお金
ブースの外側で、意外と膨らむのがこの枠です。とくに人の費用（交通・宿泊）は人数×日数で効いてきます。
| 費用項目 | 予定額 | 見積り・確定額 |
|---|---|---|
| 印刷物チラシ・会社案内・名刺の増刷 | ||
| ノベルティ配布物。配布個数×単価で見積もる | ||
| 展示品の輸送自社から会場への発送・返送便 | ||
| スタッフの費用交通・宿泊・応援スタッフの人件費 | ||
| 事前案内・広告招待状の発送・Web告知など | ||
| その他ユニフォーム・備品・通信費など |
STEP 4集計する — 予備費を先に取っておく
3つの枠を合計し、総額の1割を目安に予備費を確保します。会期直前の追加（出力のやり直し・備品の買い足し）は毎回どこかで起きるものです。
| 集計項目 | 予定額 | 見積り・確定額 |
|---|---|---|
| STEP 1〜3 の合計 | ||
| 予備費総額の1割が目安 | ||
| 総額（合計＋予備費）上の「予算の上限」と見比べる |
STEP 5見積りをもらったら確認すること
金額の大小より先に、範囲のずれを確認します。「入っていると思っていた費用が別だった」が、追加費用のいちばん多い原因です。
| 内訳が項目ごとに分かる形の見積りか一式表記だけの場合は内訳を出してもらう | |
| 電気は「主催者へ払う分」と「ブース内の工事」のどちらを含むか確認した幹線工事と二次側工事は別のことが多い | |
| 設営・撤去・運搬の費用が見積りに入っているか確認した撤去費が別枠だと会期後に請求が増える | |
| 持ち込む物・レンタルする物の分担を伝えたSTEP 2で「持ち込み」にした項目を共有する | |
| 追加・変更の締切日を確認した締切後の変更は割増になりやすい |
気づいたこと・確認待ちの質問メモ
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