AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
オープニングイベント 招待と当日の段取りシート
呼ぶ相手ごとの日と案内の締切、開業前の検査と届出の予定、当日の役割分担を書き込む紙です。社内の共有と、会場の打ち合わせに使えます。
STEP 1呼ぶ相手ごとに、日と見せる場所を決める
呼ばない相手の行は空けておきます。式の日は、開業日と別の日でも構いません。
| 相手 | 人数 | 日・時間 | 見せる場所と内容 | 案内の方法 | 案内の締切 |
|---|---|---|---|---|---|
| 来賓首長・議員・地元の代表の方 | |||||
| 報道機関新聞・テレビ・ウェブ | |||||
| 取引先施工会社・金融機関も | |||||
| 近隣の方工事でお世話になった方 | |||||
| テナント・スタッフ営業の練習を兼ねる | |||||
| 一般のお客さま招待・抽選・当日先着 |
STEP 2開業前の検査と届出の予定を書き込む
予定日は担当の部署や施工会社に確かめて書きます。内覧会や式の日と前後していないかを見てください。
| 確かめること | 予定日 | 確かめた相手 |
|---|---|---|
| 完了検査と検査済証の交付内覧会や式が先になるなら、仮使用の認定が要らないかを聞く | ||
| 防火対象物使用開始届東京消防庁の案内では使用を始める7日前まで。地域の消防署で確かめる | ||
| 大規模小売店舗立地法の手続き小売の店舗面積の合計が1,000㎡を超える建物。届出は建物の所有者 | ||
| 露店等の開設届出と消火器屋台やキッチンカーで火気器具を使うとき | ||
| 道路や歩道を使う催しの許可管轄の警察署に相談する | ||
| 大勢の来場を見込むときの相談会場の許容人数を把握して管轄の警察署へ |
STEP 3チラシと案内に書くことを決める
| 開業日と催しの日 | |
| 入場の条件事前申込・抽選・当日先着・予約不要 | |
| 申込の期間と人数必着日・1回の申込の人数 | |
| 対象の方市内の方のみなど | |
| 雨の日の扱い屋内への変更・中止を発表する時刻 | |
| 来場の手段駐車場の台数・公共交通機関 | |
| 式の時間帯に入れない場所 |
STEP 4当日の役割と、決める人を書く
普段の営業の担当とは別に、来賓の案内と催しの進行を受け持つ方を決めます。
| 役割 | 受け持つこと | 担当者 | 連絡先 |
|---|---|---|---|
| 全体の責任者 | 開場の前倒し・中止・変更の判断 | ||
| 来賓の受付・案内 | 受付・控室・席への案内・見送り | ||
| 式の進行・司会 | 式次第の進行・テープカットの合図 | ||
| 報道の窓口 | 取材の受付・撮影の位置の案内 | ||
| 入場・列の整理 | 列の位置・開場の案内・最後尾の案内 | ||
| 館内の案内 | トイレ・授乳室・車いすの方の案内 | ||
| テナントとの連絡 | 開場時刻の変更・混雑の共有 |
STEP 5混雑したときの決めごとと、次に来ていただく理由を書く
| 開場を早める条件と決める人 | |
| 入場の上限と、列を作る場所 | |
| 開業のあとの次の催しの日チラシに載せる定期の催し・節目の記念 |
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