AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
会社の忘年会 企画書・段取りシート
企画書の骨子、10月からの準備の日程、入れる企画と2時間の進行、案内メールに書く項目、お酒と帰り道の決めごとまでを書き込む紙です。決まっていない欄は空欄のままで構いません。
STEP 1企画書の骨子を書く
決裁する人が最初に見るのは、目的と予算です。一番の目的を1行で書き、費用は会場と飲食のほかに、景品・機材・予備の行まで埋めます。
| 一番の目的ねぎらい・交流・1年の振り返り | |||
| 日時の候補2〜3つ | 会場の候補着席・立食・オフィス | ||
| 対象社員・アルバイト・派遣の方など | 人数の見込み | ||
| 会社の負担と会費会費の有無と金額 | 二次会の扱い会社として開くか | ||
| 中止・延期の判断決める人・期限 | 会場のキャンセル料かかり始める日 | ||
| 費用の項目 | 予定額 | 見積り額 | メモ（手配先・含まれる物） |
|---|---|---|---|
| 会場・飲食 | |||
| 景品・表彰の副賞 | |||
| マイク・スクリーン・音響の追加 | |||
| 装飾・印刷物 | |||
| 外に頼むもの司会・出演・設営 | |||
| 予備 | |||
| 合計 |
STEP 210月からの準備の日程を組む
12月中旬に開く場合の目安です。人数が多い会や、表彰・動画を社員に頼む会は、時期を前に寄せて期限を書き込みます。
| 済 | 時期の目安 | やること | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|---|
| 9月下旬〜10月上旬 | 目的・形・人数と予算の見込みを上司と決め、日程の候補を出す | |||
| 10月中 | 会場を押さえ、キャンセルの期限とマイク・スクリーンを確かめる。企画書の決裁を取る | |||
| 11月上旬 | 案内メールを出す。表彰の投票、出し物・動画・クイズの題材を頼む | |||
| 11月下旬 | 出欠を締める。景品を手配し、進行表と役割分担を作る | |||
| 12月上旬 | 動画・スライドを集めて会場で映して確かめる。司会の台本を仕上げる | |||
| 前日〜当日 | 景品・音源・名簿の最終確認。会場の方と進行の流れをすり合わせる |
STEP 3入れる企画と、2時間の進行を書く
2時間の会なら、全員で参加できる企画は2つ前後から考えます。表彰を入れるなら、そのぶん企画を1つ減らすことも考えて時刻を組みます。
| 企画 | 担当 | 持ち時間 | 用意する物・頼む相手と締切 |
|---|---|---|---|
| 時刻 | 項目 | 話す人・担当 | 合図・映す物・音 |
|---|---|---|---|
| 受付・開場 | |||
| 開会・挨拶 | |||
| 乾杯 | |||
| 歓談 | |||
| 企画1 | |||
| 表彰・MVPの発表 | |||
| 企画2・ビンゴなど | |||
| 中締め・閉会 |
STEP 4案内メールに書く項目を確かめる
全体の案内は1回で必要なことが伝わる形にします。出し物・動画・クイズの題材を頼む社員には、持ち時間と締切を書いた案内を別に送ります。
| 済 | 項目 | 書いた内容・メモ |
|---|---|---|
| 件名（出欠の締切を入れる） | ||
| 日時と受付の時刻 | ||
| 会場名・住所・地図 | ||
| 会費（会社負担か、金額） | ||
| 出欠の返し方と締切 | ||
| ソフトドリンクを用意すること | ||
| 車・バイクで来ないお願い | ||
| 問い合わせ先（幹事の名前・内線） |
STEP 5お酒と帰り道の決めごと、当日の役割を決める
罰ゲームにお酒を使わない、酔った方を一人にしない、を企画の段階で決めておきます。当日の役割は、1人に1つの持ち場を割り当てます。
| 乾杯の飲み物ソフトドリンクの種類 | 罰ゲームの中身お酒以外にする | ||
| 体調の悪い方への対応付き添う人・休む場所 | 帰り道の案内最寄り駅・終電・タクシー |
| 持ち場 | 担当 | 当日にすること・連絡先 |
|---|---|---|
| 全体の責任者 | ||
| 司会 | ||
| 受付・名簿・会費 | ||
| 景品・表彰の準備 | ||
| 音響・映像の合図 | ||
| 会場の方との連絡・会計 | ||
| 写真の記録 |
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