AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
周年イベント 準備チェックリスト
1年前から当日までの「やること」を時系列で管理する進行表です。担当と期限を書き込んでお使いください。
PHASE 11年前〜半年前 — 土台を固める
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 目的を一文で決める誰に・何を伝える会か。ここが決まらないと以降が決まらない | |||
| 経営層の承認を取る目的・予算の枠・日程候補をセットで | |||
| 実行体制を決める主担当・実行委員・決裁の流れ | |||
| 開催日の候補を出す週末/平日・自社と取引先の繁忙期を確認 | |||
| 会場を比較して仮押さえ収容人数・控室・搬入条件（経路/時間帯）まで確認 | |||
| 招待範囲とおおまかな人数を決める社員のみ／来賓あり | |||
| 予算の上限を決める | |||
| 形式を決める式典／パーティー／二部構成 など |
PHASE 2半年前〜3ヶ月前 — 内容と制作物を決める
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 式次第の骨子を作る席替え・機材転換の時間も見込む | |||
| 司会・出演者・撮影（写真/映像）を手配する | |||
| 記念映像の制作を始める昔の写真・映像・インタビューの素材集めに時間がかかる | |||
| 記念品を決める品目・数量・名入れ・納期を必ず確認 | |||
| 招待者リストを作る社内の承認まで済ませる | |||
| 案内状を手配する文面・デザイン・印刷・発送方法 | |||
| 会場と打ち合わせる料理・飲物・進行・持込み機材の可否 | |||
| 設営・演出・機材の業者を決めて見積りを取る |
PHASE 33ヶ月前〜1ヶ月前 — 案内と当日の体制
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 案内状を発送し、出欠を集計する | |||
| 席次と受付名簿を作る | |||
| 進行台本を作る分単位・転換時間入り | |||
| 挨拶・祝辞・乾杯を依頼する登壇順まで確定 | |||
| 音響・照明・映像の内容を確定する投影データの形式・持込み方法を確認 | |||
| 会場の搬入条件を最終確認する経路・エレベーター・搬入時間帯・電源 | |||
| 当日の運営体制表を作る受付／クローク／誘導／マイク係 | |||
| 想定外に備える登壇者欠席時の代役・雨天時の動線 |
PHASE 4直前〜当日 — 仕上げ
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| リハーサルに立ち会うマイク・映像のタイミング・登壇者の立ち位置 | |||
| 映像・音源・スライドの最終データを会場に渡す | |||
| 進行台本を関係者全員に配る | |||
| 受付名簿・名札・席次表の最終版を印刷する | |||
| 記念品・配布物の数量を確認して搬入する | |||
| 緊急連絡先リストを共有する会場・業者・社内キーパーソン |
AFTER翌日以降 — 締めくくり
| やること | 期限 | 担当 | |
|---|---|---|---|
| 御礼状・御礼メールを送る | |||
| 写真・映像を関係者に共有する | |||
| 請求・支払いを確認する | |||
| 記録を残す反省点と費用の実績。次の節目の財産になる |
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