AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION

商談会出展準備・商談メモシート

商談会に出る前に、主催者の要項を見ながら区画の条件を写し、商品情報のシートの締切、価格と取引条件、持ち物をそろえる紙です。当日はブースに持って行き、商談ごとにメモを取って、商談会のあとのフォローを期限つきで管理します。

商談会名

日付

会場

担当

STEP 1要項が届いたら、区画とテーブルの条件を写す

同じ「テーブル1台」でも、奥行やクロスの有無は会によって違います。並べる商品の数や持ち込む布の大きさが変わるので、最初に確かめておきます。

確かめること	要項に書いてあること	済
区画の実寸幅×奥行×高さ。幅2〜3m・奥行1.5〜2mほどが多い
テーブルの寸法奥行450mmか600mmかで、並べられる量が変わる
テーブルクロスの有無付かない会なら、床まで届く無地を持ち込む
電源の有無オプションか、事前申請か。使える容量
背面の壁の貼り方の決まり画鋲を使えない会もある。両面テープなどで貼れるか
試食の条件傷みやすい食材は冷蔵庫・給排水が要る場合も。保健所への届出

バイヤーの方が、提出された商品情報のシートを見て話を聞く相手を選ぶ会があります。ブースの準備より先に、締切までにシートを出せるかを確かめます。ケースの入数や発注リードタイムは、社内の製造・出荷の担当者に聞かないと埋まらないことが多いので、早めに聞いておきます。

確かめること	締切・聞く相手	出す先・答え	済
商品情報のシートの提出FCP展示会・商談会シート（食品）など。締切と出す先を書く
指名商談の申し込みバイヤーの方が相手を指名する仕組みがある会。締切を書く
1ケースの入数とケースの大きさシートの欄。製造・出荷の担当者に聞き、答えを書く
発注リードタイムシートの欄。発注から納品までの日数を担当者に聞く

商談で必ず聞かれる価格と取引の条件を、1枚にまとめておくと、その場で答えられます。卸価格がまだ決まっていないときは、いつ提示できるかを書いておきます。

項目	一覧に書いておくこと
価格希望小売価格、卸価格の考え方（未定なら、いつ提示できるか）
発注の単位最低ロット、ケースの入数、1回に出荷できる最大の量
時期と量出荷できる時期、1年に出せるおおよその量、季節で変わるか
届け方常温・冷蔵・冷凍のどれか、発注から届くまでの日数、送料の考え方
取引の形卸業者を通すか直接か、買取か委託か、支払いの条件
表示と品質賞味期限、アレルギー、認証、PL保険（製造物責任保険）の加入

出発の前日までにそろえて、印を付けます。時期の関係で現物を持っていけない商品は、写真付きの資料を用意して、いつならサンプルを出せるかを伝えられるようにしておきます。

持ち物	済	持ち物	済
試食用のサンプル試食の条件（STEP 1）に合う食材か		試食セットスプーン・皿・持ち帰り用のゴミ袋など
パッケージを見てもらうサンプル食品表示に漏れがないか確かめた		写真付きの資料現物を持っていけない商品の分
商品情報のシートの控え提出したものと同じ版		価格と取引条件の一覧STEP 3（価格と取引条件）で作ったもの
規格と条件の札内容量・賞味期限・保存温度帯・入数・価格		カタログ・商品の一覧表テーブルに並べきれない商品を見せる
テーブルクロス付かない会だけ。テーブルの寸法に合わせる		台にする空き箱・木箱と布奥を高く、手前を低くして並べる
背面に貼るポスターと両面テープ貼り方の決まり（STEP 1）に合わせる		社内で並べたときの写真正面と斜めから。会場で見て再現する
保健所への届出の書類試食を出す会で求められた場合		商談メモ（このシート）STEP 5（商談メモ）を当日ブースで使う

最初の5〜10分は商品情報のシートに沿って商品と会社を紹介し、残りの時間で相手の話を聞きます。最後に、次にこちらがやることと期限を決めて書き込みます。枠が足りないときは、このページをコピーして使ってください。

1回の商談で取引が決まることは多くありません。STEP 5（商談メモ）の「次にこちらがやること・期限」を見ながら、約束したサンプル・見積り・資料を早めに返します。

いつ	やること	実施日	済
当日の夜か翌営業日	商談メモから、約束したこと（サンプル・見積り・資料）と期限を一覧にする
約束した期限まで	サンプル・見積り・資料を送る。卸価格を持ち帰った場合は、ここで提示する
送ったあと	見込みが高いと感じたバイヤーの方には、電話かメールで届いたかを確かめ、次の話につなげる
次の商談会の前	商談メモの「聞かれたこと」を見て、商品情報のシートや取引条件の一覧を直す

約束したことの一覧（誰に・何を・いつまでに）

次の商談会に向けて直すところ（「聞かれたこと」から）