AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
ピアノ・バレエ・ダンス教室や園の発表会で、ホールを借りて装飾を頼む前に埋める紙です。会場の決まりと時間、飾る場所ごとの内容、撮影の情報が1枚にまとまっていると、装飾会社への見積り依頼とホール側との確認がそのまま進みます。
ホールの利用案内・利用規程に載っている数字は、そのまま書き写してください。時刻は開場・開演だけでなく、搬入を始められる時刻と撤収を終える期限まで揃えると、装飾会社が作業の段取りを組めます。
| ホールの種類例: 市民ホール・民間ホール・学校の体育館・ホテル宴会場 | 座席数利用案内の記載を転記 | ||
| ステージの間口・奥行・高さ例: 間口12m×奥行8m・高さ6m。舞台図面があれば添付 | 控室の数出演者用・保護者の方用の分け方も | ||
| 搬入口の場所例: 建物裏の搬入口から舞台へ直通 | エレベーターの有無と寸法台車が入るか。無ければ階段の段数 |
| 搬入開始できる時刻ホールに入って作業を始められる時刻 | リハーサル開始この時刻までにステージ側の飾りを終える | ||
| 開場受付・ロビーの飾りはこの前に完成 | 開演プログラムの開始時刻 | ||
| 終演最後の演目・挨拶が終わる時刻 | 撤収完了の期限退館の時刻。片付け・原状回復を含む |
火気や釘の扱いは、ホールごとに決まりが違います。「一般にはこう」で進めず、利用規程を読むか、ホールの担当者に聞いて印を付けてください。条件付きで可の場合は、その条件と確認した相手の名前を残しておくと、当日の行き違いが起きにくくなります。
| 確認する項目 | 可 | 不可 | 条件あり | 条件・確認した相手の名前 |
|---|---|---|---|---|
| 火気の使用キャンドル・スモーク・花火の演出。不可のホールが多い | ||||
| 防炎ラベルの要否幕・布・造花に防炎の表示が要るか | ||||
| 舞台の床への釘・ビス・テープ床に直接打つ・貼る。テープの種類に指定があることも | ||||
| 壁・幕・バトンへの取り付け既設の幕や吊りバトンに飾りを付けられるか | ||||
| 吊り物天井・バトンから吊る。舞台スタッフの立ち会いが条件のことも | ||||
| 床の養生バルーンのスタンド・花器の下に敷くものの指定 | ||||
| ヘリウムバルーンの持ち込み天井に上がったときの回収方法まで確認 | ||||
| 生花・水の持ち込み花器の水・こぼれたときの扱い | ||||
| 電源の使用照明・電飾に使うコンセントの位置と容量 | ||||
| ゴミの持ち帰り装飾の残材・梱包材を置いて帰れるか | ||||
| 原状回復の範囲どこまで元に戻すか。テープ跡・清掃の扱い | ||||
| 看板・のぼりを外に出せる範囲建物の外・入口・共用部のどこまで置けるか |
場所ごとに「何を・どのくらい・誰が用意するか」を分けて書きます。教室で用意するもの、ホールの備品を借りるもの、装飾会社に頼むものが分かれていると、見積りの範囲がはっきりします。決まっていない欄は「相談したい」で構いません。
| 場所 | 内容（何を） | サイズ・数 | 教室 | 装飾会社 | ホール備品 |
|---|---|---|---|---|---|
| ステージ背景例: タイトルの看板・幕・バルーンアーチ・花 | |||||
| ステージ前・袖例: 花のスタンド・グリーン・小さなアーチ | |||||
| 受付例: テーブルクロス・案内板・花 | |||||
| ロビー・フォトスポット例: 撮影用の背景パネル・バルーン・立て看板 | |||||
| 入口の案内・看板例: 建物外の立て看板・のぼり・矢印の案内 | |||||
| 客席通路・階段例: 座席の予約札・足元の案内・手すりの飾り |
装飾は、写真と映像に残る前提で決まります。撮影する人がどこに立つか、出演者が最大で何人並ぶかで、背景の大きさとステージ前に置けるものが変わります。
| 演目数プログラムの本数。転換の回数の目安になる | 出演人数（最大同時人数）フィナーレなど、いちばん多くステージに並ぶ人数 | ||
| 撮影業者の有無と立ち位置例: 有。客席の中央後方に三脚、ステージ前に1名 | 保護者の方の撮影可否と位置例: 座席から可・通路は不可 | ||
| 色のテーマ・避けたい色例: 白とピンク中心。衣装と同じ色は背景に使わない | プログラム（式次第）の確定予定日タイトル看板の文字はこれが決まってから |
埋め終えたら、見積り依頼の前にここを確認してください。
| ステージ図面（平面図）を用意したホールの利用案内にあることが多い。無ければ間口・奥行の数字だけでも | |
| ホールの利用規程を装飾会社に渡したSTEP 2 の可・不可の根拠になる資料 | |
| 過去の発表会の写真があれば渡した前回の飾りの写真1枚で、イメージの共有が早くなる | |
| 予算の上限を決めた上限が分かると、その中での提案が出せる | |
| 搬入・撤収の時刻をホールと装飾会社の両方に伝えた片方にしか伝わっていない、が起きやすいところ | |
| 当日の連絡先（教室側の責任者）を決めた当日つながる携帯番号を装飾会社に伝える | |
| 雨天時の搬入経路を確認した屋根のない搬入口では、布・紙の飾りが濡れやすい |