AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
市町村の担当課・観光協会・実行委員会の事務局が、地域の祭りや観光イベントの企画の初めに書き込む紙です。目的と見る数字から、委託、手続き、当日の体制まで決め、終わったあとの記録を書き足せば、翌年の担当者への引き継ぎ資料になります。
目的に印を付け、前の回の実績と今回の目標を並べて書きます。「にぎわいの創出」のままだと、「人がたくさん来た」でしか測れません。
| 目的と、見る数字の例 | 前の回の実績 | 今回の目標 | |
|---|---|---|---|
| 地域の外から人を呼ぶ来場者数、市外・県外から来た人の割合 | |||
| 泊まってもらう宿泊した人の割合、市内に泊まった人の数 | |||
| 地域でお金を使ってもらう出店者の売上、1人あたりの使った金額 | |||
| 住民や地元の団体に参加してもらう出演・出店した地元の団体の数、ボランティアの人数 |
開催日から逆算して予定日を書き、済んだら印を付けます。時期は8月開催の祭りの例で、期限は地域の窓口で確かめます。
| 時期の目安 | 決めること・出すもの | 予定日 | 済 |
|---|---|---|---|
| 前の年度のうち | 翌年度の予算（委託料・使用料・保険）の見積り | ||
| 約4か月前 | 企画運営の委託先の公募 | ||
| 約3か月前 | 委託先の決定と契約 | ||
| 約2か月前 | ポスター・パンフレット・のぼり旗の納品 | ||
| 1か月前まで | 公園の許可の申請、警察署への道路使用の事前相談 | ||
| 数週間前 | ボランティアスタッフへの説明会 | ||
| 14日前 | 運営マニュアルと、指定催しの防火の計画の提出 | ||
| 3日前 | 火を使う露店の届出（消防署） | ||
| 開催後1か月半ほど | 実績報告書と、次の年に向けた提案 |
来場者の規模と、動ける職員・実行委員の数で運営の形を選びます。人数の区切りは目安で、警察・消防の実際の基準は都道府県警察や消防本部ごとに異なります。
業務ごとに直営か委託かに印を付け、担当者か委託先を書きます。一括で委託しても、目的と予算を決めること、地元への説明、委託先の仕事の確認、報告の評価は自治体側に残ります。
| 業務 | 直営 | 委託 | 担当者・委託先 |
|---|---|---|---|
| 企画と出演者の手配 | |||
| ステージ・テント・音響・照明の設営と撤去 | |||
| 会場の装飾・案内の看板・のぼり旗 | |||
| 告知物（ポスター・パンフレット・Web・SNS） | |||
| 出店者の募集・選考・負担金・出店説明会 | |||
| 協賛金の募集 | |||
| 警察・消防・公園の管理者・保健所への協議と申請 | |||
| 警備計画と警備員の手配（認定を受けた警備業者） | |||
| 救護所・看護師・熱中症の対策 | |||
| ボランティアの募集と説明会 | |||
| 駐車場・シャトルバス・交通の案内 | |||
| 保険の加入（ボランティア・来場者・借りた施設） | |||
| 来場者数の計測と、来場者・出店者のアンケート | |||
| 実績報告書と、次の年に向けた提案の作成 |
仕様書に書いたら印を付けます。目標の数字、分担、安全と保険、終わったあとの報告まで書いておくと、提案も比べやすくなり、当日の抜けも減ります。
| 目的とコンセプト何のために開くか、どんな雰囲気の祭りにするか | |
| 目標の数字目標来場者数。企画ごとの見込みの来場者数も書いてもらう | |
| 会場・時間・設営と撤去の日会場ごとの開催時間、設営日と撤去日、施設管理者の連絡先 | |
| 業務の範囲装飾・集客企画・出店者の募集・告知物の部数と納期・設営と撤去・清掃とごみ | |
| 関係機関との協議と申請書類の作成警察署・消防署・公園の管理者・保健所。誰が窓口になるか | |
| 委託料に含める費用会場の使用料、電気・水道料など | |
| 人と保険警備員・看護師・ボランティアの手配、ボランティア保険、委託者名義の賠償責任保険 | |
| 運営の準備無線の台数と配分、運営マニュアルの提出日、ボランティア説明会 | |
| 測ること来場者数の数え方、来場者・出店者のアンケートの人数と集計 | |
| 報告と翌年実績報告書（資料・写真・電子データ）と、次の年に向けた提案 | |
| 成果品の扱いデザインやデータの権利、のぼり旗など翌年も使う物の素材 |
| 選び方と提案の上限額公募型プロポーザル・入札など | |
| 配点技術点と価格点の割合 | |
| 公告日・提案の締切・審査日 | |
| 参加資格地域の要件、類似の業務の実績 | |
| 公募資料に付けるもの前の回の会場図・アンケートの集計 | |
| 契約の担当課に相談した日 |
窓口と締切を書き、出したら提出日を書きます。福岡の例を参考に、自分の地域の窓口で確かめます。
| 手続き | 窓口・担当者 | 締切 | 提出日 | |
|---|---|---|---|---|
| 道路使用許可祭礼行事・パレード（4号）、露店（3号）、アーチや広告板（2号）。警察署に余裕をもって事前相談 | ||||
| 火を使う露店の届出コンロ・発電機・ホットプレートなど。福岡市は3日前まで、消火器は原則として器具ごとに1本 | ||||
| 指定催しの防火の計画福岡市は1日10万人以上かつ露店100店超が対象。指定されたら14日前までに消防署へ | ||||
| 公園の行為許可・占用許可催しで公園を使う・テントなどを置く。福岡市の行為許可は原則1か月前まで | ||||
| 食べ物の出店会場で調理して出す場合。献立が決まった段階で保健所に相談 | ||||
| 雑踏警備の相談人出が多い行事は、早めに警察署へ。下の準備をそろえて持って行く |
相談の前にそろえるもの。どの窓口でも同じ会場図を使うと、図面を作り直す手間が減ります。
| 会場図ステージ・テント・火を使う露店・本部・救護所・トイレ・ごみの集積場所・避難の通路・道路を止める範囲 | |
| 来場者の層と、最も混む時刻の人出の予想 | |
| 輸送の計画電車・バス・シャトルバスの有無、駐車場の台数と予想の台数 | |
| 連絡責任者と現場責任者、自主警備の体制 | |
| 保険の加入と、前の回の状況前の回の人出・トラブル・指導された点 |
人が詰まる場所と時刻は、会場図とプログラムから読めます。図面の段階で確かめたら印を付けます。
| ステージの前の観る場所と、出店の列が重なっていない | |
| 花火やメインの出演の時刻に、人がどこへ動くかを確かめた | |
| 階段・橋・駅への道のような細い場所に、人が集中しない | |
| 出店の注文と受け取りの列が、通る人の往来をふさがない |
現場で何か起きたときに、誰に連絡するかで迷わないように書いておきます。
| 本部の場所と責任者 | |
| 無線・連絡の手段台数と配る先（会場・駐車場・警察署など） | |
| 警備と救護警備業者の名前・人数・配置、救護所・看護師・AED | |
| 中止を決める人・時刻・伝え方雨・雷・暑さで何を見て決め、誰にどう伝えるか | |
| 保険ボランティア・来場者・借りた施設 |
STEP 1の目標と並べて書きます。数え方も書いておくと、担当が替わっても前の年と比べられます。
| 来場者数と数え方入口で数える・駐車台数×乗車人数・最も混む時の人数×回転数など | |
| 市外・県外の人と宿泊した人の割合来場者アンケートの居住地と宿泊の有無から | |
| 出店者の売上と、出店場所の声出店者アンケートの集計と自由記述から | |
| 目標に対する結果 | |
| 次の年に変えたいことと理由 |
引き継ぎの資料として残したら印を付けます。
| 仕様書と、選ばれた提案書、評価の結果 | |
| 関係機関に出した申請の控えと、使った会場図 | |
| いつ、誰に、何を相談し、何を指導されたかの記録 | |
| 出店者と協賛者の一覧、負担金と協賛金の額 | |
| 当日の写真と、トラブルやヒヤリとした場面の記録 |