AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION

ハロウィン会案内文・準備と当日の分担シート

子ども会・自治会・園や学童・会社などでハロウィン会を開くときに、会の形を決め、参加する方に配る案内文と申込票を作り、開催の3週間前からの準備と当日の係を書き込む紙です。埋めたら、役員・係の方・お菓子を配ってくださる家やお店に渡します。

会の名前

開催日・時間

会場・集合場所

幹事・連絡先

STEP 1会の形と人数を決める

会場に集まるか、地域のお宅やお店を回るかで、準備と係の数が大きく変わります。1つに印を付けます。

会場に集まる例: 公民館・集会所・園や学童・会議室で、仮装・ゲーム・お菓子・写真

地域のお宅・お店を回る例: グループに分かれて協力してくださる家や店を回り、お菓子をもらう

職場で開く例: 仮装したまま仕事をする日・終業後の社内パーティー・家族を招く会

参加する人数の見込み子ども・保護者・社員など、分けて書く
対象の年齢5歳以下の子がいるかどうか（お菓子の選び方が変わる）
申込の締切お菓子と係の人数を決めるために、締切を置く

仮装とお菓子の決まりは、当日ではなく案内の段階で伝えておくと、当日の対応が減ります。使わない行は消して使います。

項目	案内文の雛形
ごあいさつ	今年も（会の名前）を開きます。仮装をして、ゲームやお菓子を一緒に楽しみましょう。
日時・場所	日時：　月　日（　）　：　〜　：　／集合：　　　　　　　／対象：
申込	参加される方は、下の申込票を　月　日（　）までに（　　　　　）へお出しください。
仮装について	仮装は自由です（仮装しなくても参加できます）。着替える場所は（　　　　）に用意します。裾や袖が大きく広がる服、前が見えにくいお面は、転びやすく危ないので避けてください。フェイスペイントやタトゥーシールは、前もって腕の内側で試してからお使いください。
お菓子について	お菓子は（主催者が用意します・各家庭で持ち寄ります）。包装に原材料の表示があるものにします。食物アレルギーのあるお子さんは、申込票にお書きください。お菓子は座ってから食べるようにしてください。
持ち物・雨の日	持ち物：　　　　　　　　　　／雨の日は：
写真	当日は係が写真を撮り、（会報・掲示・SNS）に載せることがあります。載せてほしくない方は申込票にお書きください。

回る会は、事前の申込で人数をつかみ、グループに分けて大人が付き添う形にします。お菓子を配ってくださる家やお店には、玄関や入口に目印を貼っていただき、目印のない家には行かないことを子どもにも伝えます。

	グループの数と、各グループに付き添う大人を決めた子どもだけで回らない。付き添う人の連絡先を幹事がまとめておく
	回る道順を決め、渡る交差点に見守りの大人を置いた日の入りの前後は車から歩行者が見えにくい。明るい色の服や反射材を案内に書く
	回る範囲のお宅に、日時と「目印のある家だけを回る」ことを知らせた参加しない家にも事前に知らせておくと、当日戸惑わせずに済む
	お菓子を誰が用意し、費用を誰が負担するかを決めた主催者が用意して配る方に渡す・お店の負担・参加者の持ち寄りなど

開催日から逆算して日付を書き込みます。会場の予約と案内の配布を先に済ませると、残りの準備は人数が分かってから進められます。

時期	やること	日付	済
3週間前	会の形と日時を決める・会場を押さえる・回る会なら協力してくださる家やお店に声をかける
2週間前	案内文と申込票を配る・係を頼む・装飾や景品で買う物と借りる物を分ける
1週間前	申込を締め切る・お菓子と景品の数を決めて買う・アレルギーのある子を係で共有する
前日	会場の飾り付け・着替える場所と荷物置き場の準備・雨の日の判断と連絡
当日	受付で名簿と照らし合わせる・お菓子は座って食べてもらう・終わったら片付けと忘れ物の確認

進行は、全員が一緒に参加できる企画を1つ、写真を撮る時間を1つ入れて、お菓子の時間で締めると組みやすくなります。ろうそくは使わず、電池式のライトにします。

来年の幹事に渡すつもりで書きます。お菓子の数と係の人数は、次の回でそのまま使えます。