AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION

催事出店施設への確認・準備シート

百貨店・商業施設の催事に出店するときに、最初の打ち合わせで施設に聞く8項目、持ち込むものと業者に頼むものの分け方、会期から逆算した締切、当日の持ち場を書き込む紙です。埋めた状態で装飾会社や社内の当番に渡すと、確認のやり取りが一度で済みます。

催事名

会場（施設名・階・催事場名）

会期・営業時間

区画番号・記入者

STEP 1施設に確認する8項目

売り場を考える前に、施設の担当者との最初の打ち合わせで聞きます。聞き方の例をそのまま口に出して、答えと確認した相手・日付を書き残してください。

確認すること	確認した内容	確認先・確認日
区画と什器「区画図と、貸していただける什器の寸法をいただけますか」
電源「1区画で使える容量とコンセントの位置を教えてください」
搬入と養生「搬入は何時から何時まで、どの入口から、養生は施設側ですか」
防炎「持ち込みの布やパネルの防炎ラベルは確認されますか」
火気と匂い「この区画で加熱の実演はできますか。換気の条件はありますか」
試食と衛生「試食はどの形なら出せますか。保健所への届出は施設側でまとめますか」
レジと売上報告「会計は施設のレジですか。売上の報告と精算はどの形ですか」
施設の販促と価格「販促物に載せる写真と文言の締切はいつですか。値引き表示に決まりはありますか」

自分たちで用意するのは商品・値札・POP・試食・声かけ、業者に頼むのは施設の承認と防炎が絡むもの（バックパネル・造作の什器・サイン・照明・レイアウト図面）が目安です。施設が貸してくれるものは、STEP 1で聞いた寸法をここに写します。

用意するもの	自社	業者	施設	寸法・数量・頼む先
主役の商品と並べる台正面に置く1品と、高さの山にする箱や台
値札・POP何か・いくら・どう食べるか。離れて読める大きさ
試食台と消耗品紙カップ・爪楊枝・消毒・ゴミ箱。通路側の端に置く
バックパネル・タペストリー布や板は防炎ラベル付きのものにする
造作の什器・棚寸法と電源を図面に落として施設へ出す
サイン・照明店名のサインと、商品を照らすスポットライト
レイアウト図面・提出書類電源安全確認票・図面・保険証書など施設が求めるもの

会期の初日を起点に、後ろから締切を書き込みます。目安の時期は施設と催事によって前後するので、STEP 1で聞いた日付があればそちらを優先してください。

声かけ・説明と試食・レジと包装の3つの持ち場に、時間帯ごとの担当を書きます。会期が長いときは交代の人を最初から入れ、正面に誰もいない時間を作らないようにします。

持ち場	開店〜昼	昼〜夕方	夕方〜閉店	気をつけること
声かけ通路側に立ち、返事のできる問いかけで足を止める
説明と試食主役の商品から勧める。長話で正面をふさがない
レジと包装会計・包装・保冷剤と紙袋。釣り銭の締めの手順

主役の商品が完売したら正面に移す商品空いた平台は「終わったお店」に見えるので先に決めておく		完売の札に書く次回入荷の時刻在庫の補充は施設のストックの場所と搬入の時間で決まる
初日の売れ方を見て決める2日目以降の在庫時間帯ごとの売れ方と、よく聞かれた質問もここにメモ		次回の催事に持ち越すこと品ぞろえ・持ち場の組み方・施設への確認漏れ