AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
集めたい額からプランを決めて、依頼の文面と申込書を作る紙です。空欄を埋めたら、自社や実行委員会の書式に写してお使いください。
印刷物の締切から逆算します。プランを作り始めるのは開催の5〜6か月前、声をかけ始めるのは3か月半〜5か月前が目安です。
| 開催の費用の合計 | 協賛金で集めたい額 | ||
| プランを決める日 | 声をかけ始める日 | ||
| 申込と原稿の締切 | 印刷物の入稿の日 |
社数は、声をかけられる会社の名前を挙げて数えます。3つのEを足した額を、STEP 1 の集めたい額と比べます。
| 項目 | プラン 1 | プラン 2 | プラン 3 |
|---|---|---|---|
| プランの名前入口、中の段、上の段など | |||
| A 金額1口または1社あたり | |||
| B 社数の見込みSTEP 3 の名簿で数える | |||
| C 合計A×B | |||
| D 特典にかかる費用看板・印刷・席・ブースなど | |||
| E 開催の費用に回せる額C−D |
前回の協賛企業と、取引のある会社から書き出します。この名前の数が、STEP 2 のBの根拠になります。
| 会社の名前 | 担当の方 | 頼むプラン | 声をかける日 |
|---|---|---|---|
付ける特典の欄に、大きさや数を書きます。席やブースのように売れるものは、売った場合の収入と見比べます。
| 特典 | プラン 1 | プラン 2 | プラン 3 |
|---|---|---|---|
| ホームページに社名・ロゴ | |||
| パンフレットに社名 | |||
| 会場の看板・ボード・のぼり旗に社名 | |||
| パンフレットの広告 | |||
| 場内アナウンス | |||
| 映像・ビジョン | |||
| 観覧席・招待券・駐車場 | |||
| 出展ブース |
ここで決めたことを、STEP 6 の文面に書きます。
| 掲載の順番申込順、金額順、五十音順など | |
| 掲載の場所と大きさ誰が決めるか | |
| 同じ業種の会社複数社を受けるか | |
| 中止のときの協賛金返すか、いつまでなら返すか | |
| 物品の協賛欲しい物、数、受け取れる日、評価額の決め方 | |
| お断りする場合政治活動や宗教活動が目的の場合など |
上から順につなげると、依頼書の文面になります。（ ）を埋めて、合わない文は書き換えてください。
| 表題 | （催しの名前）へのご協賛のお願い |
| あいさつ | 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 |
| 開催のお知らせ | このたび、（主催の名前）は、（開催の日）に（会場）で、（催しの名前）を開催いたします。 |
| 趣旨2〜3文で | この催しは、（誰に、何のために開くのか）を目的としています。前回は（来場者数や部数などの実績）となりました。 |
| お願い使い道と額を書く | 開催には（総額）の費用を見込んでおり、（使い道）に充てるため、皆さまにご協賛をお願いしております。趣旨にご賛同いただけましたら、ご検討くださいますようお願い申し上げます。 |
| 協賛の内容 | 別紙の協賛プランをご覧ください。パンフレットは（部数）を作り、（配る場所）でお配りいたします。 |
| お申込み | （締切の日）までに、同封の申込書を（メールやFAXなど）でお送りください。協賛金は（振込の期限）までに、下記の口座へお振込みをお願いいたします。振込手数料は（どちらの負担か）です。 |
| 原稿 | ロゴや広告の原稿は、（ファイルの形式）で（原稿の締切）までにお送りください。掲載の順番と場所は（申込順、実行委員会で決定など）とさせていただきます。 |
| 中止のとき | 荒天などで中止となった場合の協賛金は、（返金の有無と条件）といたします。あらかじめご了承ください。 |
| お断りする場合 | （政治活動や宗教活動を目的とする場合など）は、ご協賛をお断りすることがございます。 |
| インボイスどちらかを残す | 当会は適格請求書発行事業者です（登録番号 ）。／当会は適格請求書発行事業者ではありません。 |
| 問い合わせ先 | （担当者の名前） 電話（ ） メール（ ） |
| 振込先 | （金融機関、支店、種別、口座番号、口座名義） |
経理の扱いは、特典の中身で変わります。「広告宣伝費として処理できます」と書くなら、税理士などに確かめてから載せてください。
掲載する社名は、この欄のとおりに印刷します。「株式会社」の位置まで分かるように書いていただきます。
| 申込日・振込の予定日受付の順番と入金の確認に使う | |
| 企業名・団体名振込や請求書の宛名 | |
| 掲載する名前上と違うときだけ。ふりがなも | |
| 所在地請求書や招待券の送り先。違うときは書き添える | |
| 担当者の部署・名前確認のご連絡をする方 | |
| 電話・メール校正やロゴのご連絡に使う | |
| 申し込むプラン口数制なら口数と合計額 | |
| 請求書・領収書それぞれ要・不要 | |
| ロゴ・原稿今回送る・前回と同じ・なし |
| 協賛企業の一覧を作り、金額、入金、原稿の受け取りを1枚で見られるようにした | |
| 社名の表記と並び順、アナウンスの読み方を、校正の段階で協賛企業に確かめてもらった | |
| 看板やボードの大きさを最終の社数で確かめ、立てる場所の許可も確かめた | |
| 招待券や駐車券の送付と、当日の受け取り方を決めた | |
| 出展ブースの区画、テント、電気、販売の条件を伝えた | |
| 開催のあとに、写真や来場者数を添えたお礼と報告を送る日を決めた |