AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
会場が使える時間から、設営と撤去の段取りを逆算する紙です。会場の条件、時間割、締切、分担を書いて、打ち合わせに持って行きます。
図面を描く前に確かめます。分からない項目は、会場の担当の方に聞く項目として印を付けます。
| 項目 | 答え | 確かめた相手・日 |
|---|---|---|
| 設営に使える時間前夜、当日の朝、区分の中など | ||
| 撤去に使える時間退館の時刻まで | ||
| 時間の扱いと費用区分に含むか、立会いの費用 | ||
| 搬入口の場所と寸法エレベーターの大きさと重さ | ||
| 車の制限と荷下ろし高さ、台数、駐車の料金 | ||
| 床と壁の決まり重さ、テープ、養生の範囲 | ||
| 電気の量と高さの制限 | ||
| 音が出る作業の時間 | ||
| 防炎の決まり幕、パネル、カーペット | ||
| 物を残せるか・ごみの扱い |
分数は設営会社に確かめて書きます。搬入は「台車の1往復の分数 × 往復の回数」で計算します。
| 工程 | 分数 | 開始の時刻 | 担当・メモ |
|---|---|---|---|
| 入館の手続き、車を入れる | |||
| 位置を出す、養生 | |||
| 搬入 | |||
| ステージ・テントを組む | |||
| 電気の配線 | |||
| 照明・音響・映像 | |||
| 装飾・看板 | |||
| 受付・客席 | |||
| 調整、通し確認 | |||
| 清掃、残った養生、車を出す |
| 使える時間の合計 | 工程の合計 | 残りの時間 |
残りの時間が足りないときに打つ手を選びます。
| 倉庫や工場で組んだ状態で運ぶ（搬入口とエレベーターに入る寸法か確かめる） | |
| 軽い作業を本番の朝に回す | |
| 設営の枠を増やせるか会場に相談する | |
| 組むものを小さくする（外してよい物の順番） | |
| 人を増やす（同時に進められる工程か確かめる） |
撤去は本番の直後に進むので、設営とは別に作ります。
| 工程 | 分数 | 開始の時刻 | 担当・メモ |
|---|---|---|---|
| 来場者が出たことを確かめる | |||
| 通路の養生、車を入れる | |||
| 受付・客席・装飾を片付ける | |||
| 機材・ステージを解体する | |||
| 搬出、車に積む | |||
| 清掃、ごみ、原状回復 | |||
| 会場の確認、写真を撮る |
| 自社へ持ち帰る物 | レンタル品の返却 | ||
| 次の会場へ送る物 | ごみの持ち帰り先 |
会場が決まったら、締切と、書くために必要な情報を一緒に書いておきます。届出は会場と地域で変わります。
| 締切の日 | 出すもの | 出す先 | 社内の担当 | 済み |
|---|---|---|---|---|
高い所の作業、重い物、電気、風を受ける物は、設営会社に頼む方向で考えます。当てはまる方に印を付けます。
| 作業 | 社内 | 会社 | 確かめること・メモ |
|---|---|---|---|
| 受付・資料 | |||
| 客席 | |||
| 案内の看板 | |||
| テント | |||
| ステージ | |||
| 電気 | |||
| 音響・照明・映像 | |||
| 撤去・ごみ |
| 当日、現場で判断する方 | 連絡先 | ||
| 時間が足りないときに外す物の順番 | 設営会社の当日の責任者 |
気づいたこと・相談したいことのメモ