AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
イベント企画で決める順番（目的→ターゲット→予算→日程・会場→内容→体制）のとおりに項目を並べたテンプレートです。上から順に埋めれば、社内に出せる企画書の骨子ができあがります。決まっていない項目は空欄のままにせず「未定」と正直に書いてください。仮の数字を断定で書くと、後で企画書全体の信用に関わります。
「毎年やっているから」は目的になりません。開催の狙いと、来場者に最終的にしてほしい行動まで言葉にします。
| 開催の目的例: 新製品の認知、採用、地域への感謝 | |
| 来場者にしてほしい行動例: 商談の予約、求人への応募、SNS投稿 | |
| 数字の目標例: 来場300人、商談20件。あれば書く |
「誰でも歓迎」と書くと、後の会場・内容・告知がすべて決められなくなります。主役の1層を決めてください。
| 来てほしい人例: 取引先の設備担当者、子育て世帯 | 想定人数 |
先に総額の枠を決め、内訳はその配分として書きます。決まっていない行は「未定」でかまいません。
| 総額（概算） | 会場費 | ||
| 設営・装飾費ステージ・装飾・機材レンタル | 運営・人件費当日スタッフ・警備・司会 | ||
| 広報・制作物費チラシ・告知・ノベルティ | 予備費目安: 総額の1割 |
会場は「押さえられるか」で決まります。候補が複数あるうちに書き出して、仮押さえの期限も控えます。
| 開催日時（候補） | 会場（候補） | ||
| 開催形式例: 展示会、式典、体験会、オンライン併用 | 仮押さえの期限 |
タイムテーブルの完成版はまだ要りません。「何をやるか」の柱と、時間の流れが分かる程度の粗さで書きます。
名前が入らない役割は、当日誰もやりません。外部に任せる範囲もここで線を引きます。
| 役割 | 担当（名前） | 外部委託 |
|---|---|---|
| 全体責任者決裁と最終判断をする人 | ||
| 会場・設営まわり会場との調整、設営業者との窓口 | ||
| 広報・集客告知物の制作、案内の発送 | ||
| 当日運営受付・誘導・進行。人数もここに |
全工程はまだ書けなくて大丈夫。決裁から当日まで、外せない節目だけ先に置きます。
| 節目 | 期限（記入） | 担当 |
|---|---|---|
| 企画の決裁この企画書の承認 | ||
| 会場の本契約 | ||
| 制作物の入稿チラシ・看板・配布物 | ||
| 最終打ち合わせ関係者全員で当日の動きを確認 | ||
| 設営・リハーサル |
雨天時の対応、集客が想定を下回ったときの判断、中止を決める人と期限。決めてあるだけで、当日の混乱が減ります。