AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
集客サイトに載せる前に、原稿を1枚に決めておく紙です。埋めたものを見ながら各サイトに写すと、サイトごとに日時や料金が食い違う事故を防げます。下のほうで、申込人数から当日の席と受付も決めます。
下の早見表は目安です。載せる先は2〜3か所で十分です。申込を受けるのは1か所にして、ほかのサイトは告知だけにし、その申込ページへ案内すると人数の管理がばらけません。
| イベントの例 | 最初に載せる | 次に足す |
|---|---|---|
| 店舗の無料体験会（申込なし） | Googleビジネスプロフィール | 地域の新聞・情報サイトの投稿枠 |
| 店舗の体験会（定員あり） | こくちーずプロかPeatix | Googleビジネスプロフィールから案内 |
| 親子向けのイベント | いこーよ | 地域の投稿枠、Googleビジネスプロフィール |
| 地域の祭り・マルシェ | 地域の新聞・情報サイトの投稿枠 | いこーよ（子どもが楽しめる内容なら） |
| 参加費をとる講座 | Peatix | こくちーずプロ |
| 企業のセミナー・説明会 | こくちーずプロかPeatix | EventRegistや自社の申込フォーム |
| 発表会・コンサート（座席指定） | teket | 地域の投稿枠 |
| 決めること | 決めた内容 | 済 |
|---|---|---|
| 来てほしい方近所の方・子ども連れの家族・取引先など | ||
| その方が探している場所地図の検索・親子向けの情報サイト・地域の新聞など | ||
| 最初に載せるサイト無料か有料か。有料なら公式の手数料を書く | ||
| 次に足すサイト余力があれば。告知だけにするか | ||
| 申込を受ける窓口（1つ）ほかのサイトからはここへ案内する |
サイトごとに入力欄の名前は違っても、聞かれることはほとんど同じです。特に効くのは、1つ目の「何ができるかの一文」と、最後の写真です。
| 決める項目 | 原稿 | 済 |
|---|---|---|
| イベント名と一文来た人が何をして、何を持ち帰れるか | ||
| 日時開始と終了、受付開始の時刻。複数回なら各回 | ||
| 会場と行き方住所・最寄り駅や目印・駐車場・入口の場所 | ||
| 対象と定員年齢・子ども連れの可否。各回の定員 | ||
| 参加費と支払い方法事前決済か当日払いか。子どもの料金 | ||
| 申込の方法と締切どのサイトで申込むか。締切の日時。先着か抽選か | ||
| キャンセルと欠席の連絡来られなくなったときの連絡先。有料なら返金の扱い | ||
| 当日の受付方法と持ち物チケット画面を見せる・名前を伝える、など | ||
| 主催者と問い合わせ先会社・団体名、担当者、電話かメール | ||
| 写真中身が伝わる横長の写真を1枚以上。写る方の了解 |
掲載には審査や数日の待ちがあるサイトもあります。載せた日と、実際に表示されたかを残しておくと、内容を直すときに全部のサイトを漏れなく直せます。
| サイト名 | 載せた日 | 申込を受けるか・案内先のページ | 表示 |
|---|---|---|---|
申込人数と当日来る人数は同じになりません。申込人数ぶんの椅子は用意しつつ、並べる数は来場の見込みに合わせ、残りは後ろにまとめておくと、どの時点でも詰まって見えます。
| 書くこと | 記入欄 | 済 |
|---|---|---|
| 申込人数締切の時点の数 | ||
| 参加率の見込み前回の記録があればそれを使う。曜日・時間・無料か有料かで変わる | ||
| 最初に並べる席の数申込人数×参加率の見込み | ||
| 後ろにまとめる椅子人が増えてきたら足す。置き場所 | ||
| 当日参加の見込み申込なしで来る方を受けるか | ||
| 手配する机と椅子借りるなら、申込人数＋当日参加の見込み |
申込済みの方は画面を見せるだけで済みますが、当日の方は記入やお金のやり取りがあって時間がかかります。列を2つに分けると流れが止まりにくくなります。
| 決めること | 担当者 | 決めた内容 | 済 |
|---|---|---|---|
| 受付を始める時刻開始の30分前など。原稿にも書く | |||
| 申込済みの方の列画面を見る・QRを読む・名前で探す | |||
| 当日参加・当日払いの列記入用紙・筆記具・釣り銭 | |||
| 予備の参加者リスト通信が不安定なときのため、紙で1部 | |||
| 受付の机の置き場所入口の内側で、通路をふさがない位置 |
サイトから自動で届く連絡とは別に、主催者から「行く直前に知りたいこと」を送ります。1週間前ごろに1回、3日前から前日のあいだにもう1回がひとつの目安です。
| 入れる内容 | 1週間前ごろ | 3日前〜前日 | メモ |
|---|---|---|---|
| 日時・会場・入口の場所もう一度書く | |||
| 受付の方法と持ち物「チケット画面を開いてお越しください」など | |||
| 駐車場・雨の日の扱い屋外や駐車場の少ない会場では特に | |||
| 来られなくなったときの連絡先空いた席を当日の方に回せる |
申込人数と、受付で数えた人数の2つを残しておけば、次の回から席の数を決めやすくなります。
| 記録すること | 数・メモ |
|---|---|
| 申込人数当日の朝の時点 | |
| 受付で数えた人数申込済みの方と当日参加の方を分けて | |
| 参加率受付で数えた申込済みの方÷申込人数 | |
| 曜日・開始時刻・天気参加率が変わる条件を一緒に残す | |
| 申込が多かったサイト次の回に載せる先を決める材料 |