AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
イベント会社など複数の会社から見積りを取ったときに、各社の金額を同じ内訳の行に並べて比べるシートです。合計額だけを見比べると、ある会社には入っている費用が別の会社では「別途」になっていて、安く見えただけということが起きます。行ごとに金額と範囲を書き写し、金額以外の条件も並べてから、削る所と残す所を決めて社内の稟議に添えてください。
各社に同じ前提を伝えていないと、見積りは比べられません。人数や時間が違えば、会場・機材・人の費用はそれぞれ変わるためです。依頼する前にここを埋め、同じ内容を全社に渡してください。
| 目的何のために開き、終わったら何で判断するか | 来ていただく方と人数社員・お取引先・一般の方など | ||
| 開催日時設営・撤去に使える時間も書く | 会場決まっている／候補／探してほしい | ||
| 内容・形式式典・展示・ステージ・懇親会など | 予算の上限税込か税抜かも書く | ||
| 自社で用意する物備品・印刷物・司会など | 見積りの提出期限決裁日から逆算する |
見積りの日付と有効期限も控えておきます。期限が切れると、同じ内容でも金額が変わることがあります。
| 項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| 会社名・担当者連絡先も控える | |||
| 見積りの日付受け取った日 | |||
| 見積りの有効期限見積書の記載を転記 |
見積書の項目を、下の行のどれかに振り分けて書き写します。「範囲」の欄には、○＝見積りに含む、×＝含まない（自社で用意する）、別＝別途見積り・実費精算、のどれかを書きます。「一式」とだけ書かれた項目は、内訳を出してもらってから振り分けてください。
| 費用項目 | A社 | B社 | C社 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 金額 | 範囲 | 金額 | 範囲 | 金額 | 範囲 | |
| 会場費使用料・控室・準備日・電気や空調 | ||||||
| 設営・装飾ステージ・看板・運搬・組立と撤去 | ||||||
| 機材音響・照明・映像と操作の技術者 | ||||||
| 運営スタッフ・警備受付・誘導・進行の補助・警備員 | ||||||
| 司会・出演司会者・演奏・講演者 | ||||||
| 飲食料理・飲み物・控室のお茶 | ||||||
| 告知・印刷物・記念品案内状・チラシ・配布資料・記念品 | ||||||
| 撮影・記録記録写真・映像の撮影と編集・配信 | ||||||
| 企画・進行管理と諸経費企画・台本・打ち合わせ・交通費 | ||||||
| 保険・届出イベント保険・会場や役所への届出 | ||||||
| その他上の行に入らない項目 | ||||||
| 全社に同じ前提（STEP 1）を伝えて見積りを取った前提が違う見積りは、金額を並べても比べられない | |
| 「一式」とだけ書かれた項目の内訳をもらった内訳が無いと、範囲の○×を書けない | |
| どの行にも入らない項目を「その他」に書き、中身を各社に確かめた名前が違うだけで、ほかの行と同じ費用のことがある | |
| 見積りの有効期限が社内の決裁日より後になっている期限が切れる場合は、取り直しの時期を確かめる |
「×」や「別」の行は、自社で用意する費用や後から請求される費用です。その分を見込んで足してから、各社の総額を比べます。予備費は、当日の延長や追加の手配に充てる分として自社で取っておく額です。
| 集計項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| 見積りの合計税込か税抜かをそろえる | |||
| 「×」「別」の見込み額自社で用意する分・別途の分 | |||
| 予備費自社で取っておく額 | |||
| 総額上の3行の合計 | |||
| 予算の上限との差STEP 1 の上限と見比べる |
総額が近いときは、ここで差が付きます。分からない項目は、各社に聞いて埋めてください。
| 確認項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| 提案が目的に合っているかSTEP 1 の目的と見比べる | |||
| 当日の体制現場の責任者・スタッフの人数 | |||
| 追加費用が出る条件人数・時間・内容が変わったとき | |||
| 支払いの条件前払いの有無・支払いの時期 | |||
| キャンセル・中止の扱い雨天・延期のときも含めて | |||
| 似た内容の実績写真や事例を見せてもらえたか |
予算を超えたときに、どの行を減らすかを決める欄です。その費用を減らしたときに、STEP 1 の目的と来ていただく方の体験、当日の安全がどう変わるかを考えて決めます。目的に直接つながる費用は、ほかの行を減らしてでも残す候補にします。
| 費用項目 | 削る・減らす・残す | 理由（目的・来ていただく方・安全への影響） | 変わる金額 |
|---|---|---|---|
決裁する方が、このシートのほかのページを読まなくても判断できるように書きます。
| 依頼する会社STEP 2 の会社名 | |
| 選んだ理由金額と、金額以外の条件の両方 | |
| 総額STEP 5 の総額。予備費を含む | |
| 減らした所・残した所STEP 7 の結論 | |
| まだ決まっていない費用「別」の行・追加になりうる費用 |
各社に聞くこと・社内で決めること