AGS — EVENT PLANNING & PRODUCTION
竣工式の形と日取り、招く人、式次第、準備の順番と担当、会場の手配までを書き込む紙です。上から順に埋めると、社内で共有する段取り表になります。決まっていない欄は空欄のままで構いません。
神事をするか、来賓を招くか、内覧や祝賀会を付けるかで、式次第も会場も手配する物も変わります。ここを最初に決めてから、次の欄に進みます。
| 式の名前竣工式・落成式・竣工記念式典など | 建物の引き渡し日使い始める日も | ||
| 神事する・しない・別の日にする | 来賓招く・社内と工事関係者だけ | ||
| 内覧する・しない・何分 | 祝賀会する・しない・会場 | ||
| 式の会場建物の中・建物の前のテント | 雨や強風のとき決行・屋内に移す・延期 | ||
| 会場に入れる時刻前日から設営できるか | 撤去を終える時刻 |
人数が分かると、会場の広さ、椅子とテントの大きさ、案内状の数が決まります。祝辞・感謝状・テープカットをお願いする方には、役割の欄に書いておきます。
| 招く人 | 人数 | 案内の方法 | 役割（祝辞・感謝状・テープカットなど） |
|---|---|---|---|
| 来賓（自治体・関係機関など） | |||
| 取引先 | |||
| 設計・施工の会社 | |||
| 近隣の方・地域の代表の方 | |||
| 報道関係の方 | |||
| 社員・主催の側 | |||
| 合計 |
式典の部分は30〜60分ほどが目安です。基本の流れは「開式→式辞→来賓祝辞→来賓紹介→感謝状の贈呈→テープカット→閉式」で、そのあとに内覧や祝賀会を続けます。
| 時刻 | 項目 | 話す人・担当 | 使う物・合図 |
|---|---|---|---|
案内状を送る日から逆算すると、それまでに決めておくことがはっきりします。担当と期限を書き、済んだらチェックを入れます。
| 済 | やること | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 式の形（神事・来賓・内覧・祝賀会）と日取りを決める | |||
| 招く人のリストを作り、会場（建物の中・テント）を決める | |||
| 神社・施工会社・司会者に頼み、受け持ちを決める | |||
| 案内状・返信の様式・案内図を作って送り、出欠を管理する | |||
| 式次第・進行台本・席次表・配る資料を作る | |||
| テント・椅子・演台・音響・看板・駐車場・警備を手配する | |||
| 感謝状・テープカットの道具・胸章リボンを用意する | |||
| 音響テストとリハーサルをする | |||
| 建物を傷付けないよう養生して設営し、終わったら元に戻す |
初穂料（神社へのお礼）などの詳細は神社ごとに違うので、直接問い合わせます。神事は施工会社が段取りをする場合もあるので、分担を先に決めます。
| お願いする神社名前と連絡先 | 神事の日時式典と同じ日・別の日 | ||
| 神社に頼む人施主・施工会社 | 祭壇・幕・椅子用意する人 | ||
| 祭壇を設ける場所 | 初穂料神社に確かめた額 |
| 順番 | 玉串を捧げる方（会社名・お名前） | 順番 | 玉串を捧げる方（会社名・お名前） |
|---|---|---|---|
| 1 | 4 | ||
| 2 | 5 | ||
| 3 | 6 |
屋外のテントで行う場合は、テントの重りと、雨と強風への備え、電気の手配まで書きます。使わない物の行は空欄のままで構いません。
| 品目 | 数 | 手配先・連絡先 | 済 |
|---|---|---|---|
| テント（式典用・受付用）と重り | |||
| 紅白幕・青白幕 | |||
| 祭壇一式（神事） | |||
| 演台・司会台・花台 | |||
| 椅子・長机・白布・椅子カバー | |||
| 音響・マイク・照明・電源 | |||
| テープカットの道具・感謝状 | |||
| 受付・胸章リボン・荷物を預かる棚 | |||
| 案内看板・駐車場・警備 | |||
| 床や壁の養生・写真の記録 |